E -maily sú rýchly a ľahký spôsob, ako sa dostať do kontaktu so spolupracovníkmi a inými obchodnými partnermi, a predstavujú účinný nástroj na plánovanie všetkých druhov stretnutí. Či už sa pokúšate dohodnúť si stretnutie s kolegom, nadriadeným alebo úplne neznámym človekom, najskôr musíte naformátovať e -mail s jasným predmetom a textom. Keď sa odhlásite z e-mailu a odošlete správu, počkajte 3-5 dní, kým odošlete následnú odpoveď.
Kroky
Metóda 1 z 2: Formátovanie e -mailu
Krok 1. V riadku predmetu uveďte, s ktorým by ste sa chceli stretnúť
Do predmetu e -mailu jasne uveďte svoj účel, aby príjemca ihneď vedel, že by ste sa s ním chceli stretnúť. Vyhnite sa používaniu nejasných výrazov, ako napríklad „Stretnutie“alebo „Možný čas schôdze“. Namiesto toho použite v predmete konkrétne dátumy a časové rámce, aby váš príjemca hneď vedel, čo môže očakávať.
Zadajte napríklad toto: „Žiadosť o stretnutie 17/5 o 11:00.“
Krok 2. Na začiatku svojho e -mailu použite vhodný pozdrav
Na začiatku správy skúste použiť štandardný, formálny pozdrav. Ak oslovíte verejného činiteľa alebo inú významnú osobu, s ktorou ste sa nikdy nestretli, použite v nadpise ich úplný názov. Ak kontaktujete spolupracovníka alebo nadriadeného, použite honorific ako „pán“, „pani“, „Mx.“Alebo „slečna“. Ako všeobecné pravidlo skúste na začiatku e -mailu použiť pozdravy ako „vážený“, „Ahoj“a „ahoj“.
- Ak namiesto jednotlivca oslovujete obecný úrad alebo skupinu, použite namiesto toho „Komu sa to môže týkať“.
-
Ak ste napríklad oslovili svojho nadriadeného, skúste napísať pozdrav takto:
Vážený pán Jackson, Dúfam, že vás tento e -mail nájde dobre! Chcel by som vás kontaktovať v súvislosti s možným stretnutím. “
Krok 3. Predstavte sa, ak sa stretnete s úplne neznámym človekom
Venujte svoj prvý odsek krátkemu úvodu, ak píšete verejnému činiteľovi alebo inej osobe, s ktorou ste sa nikdy predtým nestretli. Zamerajte sa na svoje meno, pozíciu a profesionálne spojenie, aby príjemca vedel, kto ste a prečo sa s ním stretávate. Ak kontaktujete niekoho, koho už poznáte, napríklad šéfa alebo spolupracovníka, nebuďte povinní vložiť úvodný odsek.
- Váš úvod by nemal trvať dlho.
-
Skúste napísať niečo také:
Vážená pani Atkinsová, Moje meno je Sarah Clement a pracujem pre útulok zvierat v Jones County.
Krok 4. Popíšte dôvod stretnutia a jeho celkový význam
Na začiatku e -mailu (po jeho úvode, ak ste sa ho rozhodli zahrnúť) uveďte typ schôdze, ktorú by ste chceli s príjemcom absolvovať, a či pôjde o formálnu alebo príležitostnú záležitosť. Keď vysvetlíte, na čo je stretnutie určené, rozviňte, prečo je stretnutie dôležité pre úlohu, ktorú sa pokúšate splniť. Pokúste sa stručne vysvetliť, pretože váš príjemca nemusí mať dostatok času na to, aby prešiel vašim e -mailom.
Skúste napríklad napísať niečo takéto: „Môžete sa so mnou stretnúť budúci týždeň a prediskutovať nadchádzajúcu adopciu? Keďže ste súčasným finančným poradcom útulku pre zvieratá, verím, že by ste mohli poskytnúť veľa informácií o pracovnom rozpočte organizácie na túto akciu. “
Krok 5. Navrhnite možné miesto a čas vášho stretnutia
Skúste premýšľať o mieste, ktoré je dobre známe a ktoré je príjemcovi ľahko prístupné. Ak pracujete v rovnakej budove alebo vo všeobecnom mieste ako osoba, s ktorou si posielate e -maily, zistite, či sa môžete stretnúť cez obednú prestávku. Ak vy a príjemca nežijete ani nepracujete v blízkom okolí, skúste navrhnúť reštauráciu alebo iné verejné priestory, kde by ste sa mohli stretnúť. Okrem toho uveďte niekoľko časov, ktoré vám vyhovujú, aby vám príjemca mohol jednoduchšie povedať o svojej dostupnosti.
- Ak máte obaja zaneprázdnené plány, zvážte naplánovanie schôdze cez telefón alebo videokonferenciu.
- Navrhnite napríklad niečo také: „Mohli by ste sa tento týždeň nejaký čas hojdať v útulku pre zvieratá? Budem na recepcii každý deň od 9 do 5. “
Krok 6. Požiadajte príjemcu, aby odpovedal na vašu správu
Pretože technicky plánujete udalosť, zdvorilo požiadajte, aby príjemca odpovedal svojou dostupnosťou. Ak kontaktujete obzvlášť zaneprázdneného jednotlivca, nezabudnite, že odpoveď môže trvať jeden alebo dva dni. späť.
Povedzte napríklad niečo podobné: „Ak by ste mi mohli oznámiť svoju dostupnosť na budúci týždeň, veľmi by som to ocenil!“
Krok 7. Pri ukončení e -mailu používajte srdečný záverečný jazyk
Vytvorte záverečnú vetu, ktorá upraví účel vášho e -mailu, aby príjemca jasne porozumel účelu stretnutia. Odhláste svoj e -mail priateľským tónom pomocou fráz ako „S pozdravom“, „Ďakujem“alebo „Všetko najlepšie“. Po odpísaní zanechajte pod svojim menom podpis, ktorý potvrdzuje vašu pozíciu alebo súčasnú kariéru.
- Poskytnite príjemcovi svoj jazyk. Ak hovoríte so spolupracovníkom, odhlásenie ako „Uvidíme sa čoskoro“bude mať väčší zmysel ako „S úctou váš“. Ak kontaktujete nadriadeného, bolo by „s pozdravom“alebo „najlepšie prianie“vhodnejšie ako príležitostné odhlásenie ako „Uvidíme sa“.
-
Napíšte napríklad niečo také:
Teším sa na skoré stretnutie s vami, pretože chcem, aby táto adopčná cesta bola čo najúspešnejšia.
S pozdravom
Sarah Clementová
Koordinátor aktivít, Útulok pre zvieratá Jones County
Krok 8. Zahrňte všetky relevantné prílohy, ktoré sa týkajú schôdze
Pripojte všetky dokumenty, tabuľky alebo iné relevantné súbory, ktoré by mohli pomôcť pripraviť príjemcu na schôdzu. Ak sa s niekým stretávate v súvislosti s komplexnou témou, priložte akékoľvek brožúry alebo dátové listy, ktoré pomôžu príjemcovi porozumieť téme stretnutia.
Ak napríklad diskutujete o zmenách rozpočtu na nadchádzajúcu udalosť, možno budete chcieť zahrnúť tabuľku rozpočtu na predchádzajúci rok
Krok 9. V celom e -maile používajte profesionálny jazyk a správnu gramatiku
Korektúrujte svoju správu, či neobsahuje zjavné gramatické chyby a pravopisné chyby, aby váš konečný návrh vyzeral čo najleštenejšie a najčistejšie. Okrem toho odstráňte všetky skratky alebo slang, kvôli ktorým bude správa pôsobiť neformálnejšie alebo ťažšie zrozumiteľne. Ak váš konečný návrh nevyzerá a nevyzerá profesionálne, príjemca nemusí vašu žiadosť brať vážne.
Aj keď používanie emodži môže byť zábavné v správach a príležitostných e -mailoch, nemali by ste ich používať na požiadanie o stretnutie
Metóda 2 z 2: Nasledovanie s príjemcom
Krok 1. Ak sa vám príjemca neozve do 3 až 5 dní, vytvorte si ďalší e-mail
Poskytnite príjemcovi niekoľko dní na prečítanie a odpovedanie na vašu žiadosť. Ak sa vám do pracovného týždňa neozve, pošlite danej osobe rýchly e -mail s pripomenutím, že čakáte na odpoveď. Zdôraznite, že ste vďační za príležitosť stretnúť sa s nimi a že ste vďační za ich čas.
- Následné hovory sú tiež efektívnym spôsobom, ako sa registrovať s osobou, s ktorou sa pokúšate stretnúť.
- Navrhnite napríklad niečo podobné: „Chcel som sa s vami spojiť v súvislosti s mojou žiadosťou o schôdzu. Keď budete mať chvíľu voľna, môžete mi povedať svoju voľnosť na stretnutie niekedy budúci týždeň? “
Krok 2. Vyžehlite podrobnosti schôdze v dodatočnom e -maile
Hneď ako odpovie, vyjednajte s plánom inej osoby. Berte na vedomie dostupnosť druhej osoby a potvrďte čas schôdzky v deň, keď budete obaja k dispozícii. Skúste potvrdiť dátum a čas v rámci 1-2 e-mailov, aby ste sa vyhli akýmkoľvek zmätkom a neporiadku vo vašej doručenej pošte.
- Snažte sa byť čo najflexibilnejší. Ak oslovíte zaneprázdnenú osobu, možno sa s vami nebude môcť hneď stretnúť.
- Nenaplánujte si stretnutie na poslednú chvíľu. Ak je príjemca zaneprázdnený, možno sa nebudete môcť dohodnúť na dátume stretnutia.
Krok 3. Pošlite pripomenutie alebo potvrdenie niekoľko dní pred stretnutím
Ak chcete byť pred plánovanou schôdzou mimoriadne pripravení, skúste príjemcovi odoslať potvrdzovací e -mail ako pripomenutie. Neotvárajte tento e-mail príliš dlho-namiesto toho zadajte deň, čas a miesto, kde sa chystáte na stretnutie, aby ste si znova overili, či je schôdza stále naplánovaná.
-
Napíšte napríklad niečo také:
Len som chcel potvrdiť, že sa stále stretávame 17. mája o 11:00 v útulku pre zvieratá Jones County.
