Vzhľadom na skutočnosť, že denne je odoslaných a prijatých viac ako 300 miliárd e -mailov, nie je prekvapujúce, že sa u ľudí vyvinula „únava e -mailov“. Preto je také dôležité písať efektívne e-maily, ktoré vás jasne a stručne vyjadria-nechcete, aby ľudia úplne čítali váš e-mail s pozvánkou na schôdzu, pretože je príliš dlhý alebo nejasný. Nebojte sa-táto wikiHow vás prevedie všetkým, čo by ste mali urobiť pri písaní e-mailu na pozvánku na schôdzu, napríklad ako napísať silný predmet, čo by ste mali povedať do tela e-mailu a ako môžete použiť aplikácia kalendára, ktorá vám veci uľahčí.
Kroky
Metóda 1 z 3: Napísanie silného predmetu
Krok 1. Napíšte krátky, relevantný predmet s dátumom a témou stretnutia
Zahrnutie týchto podrobností znamená, že ľudia budú vedieť, kedy to je a o čom sa bude diskutovať, a to dokonca aj bez otvorenia e -mailu. Môžete napríklad napísať „Stretnutie 12/8: nové pravidlá pre podávanie správ“.
Pozor:
Vynechanie témy schôdze pravdepodobne spôsobí, že ľudia odpovedia a budú sa pýtať, či je to relevantné pre ich oddelenie alebo či je ich účasť povinná, takže tému určite uveďte!
Krok 2. Požiadajte o potvrdenie účasti v predmetovom riadku
Ak potrebujete vedieť, kto príde na schôdzu, v riadku predmetu požiadajte o potvrdenie. Vďaka tomu budú vedieť, že musia odpovedať čo najskôr, ešte pred otvorením e -mailu. Môžete napísať: „Piatok, 10. a 6. zasadnutie HR, potvrďte prosím čo najskôr.“
Môžete tiež napísať: „Odpovedzte, prosím, na stretnutie HR 10/6.“
Krok 3. Dajte im vedieť, či ide o mimoriadne stretnutie v rámci predmetu
Ak ide o naliehavý alebo časovo citlivý problém, ktorý vyžaduje okamžité stretnutie, pridajte do predmetu predmetu naliehavosť. Môžete napríklad napísať niečo v zmysle „Núdzové stretnutie v pondelok 2/31: Kybernetická bezpečnosť“.
Je dôležité poznamenať si aj predmet stretnutia, aby ste im poskytli predstavu o tom, čo môžu očakávať
Krok 4. Uveďte, či je účasť povinná alebo navrhovaná
Ak pracujete pre veľkú spoločnosť, prítomnosť niektorých ľudí nemusí byť potrebná na každom stretnutí. Do predmetu uveďte príslušné oddelenie alebo dajte príjemcom vedieť, či sa musia zúčastniť. Môžete napríklad napísať „Povinné marketingové stretnutie 10/6“.
Ak stretnutie nie je potrebné, môžete napísať: „Navrhované stretnutie 10/6 o efektívnej taktike výskumu.“
Krok 5. V riadku predmetu použite úplné slová, aby ste sa vyhli nejasnostiam
Skratky sa môžu zdať účinné, ale nie sú také konkrétne ako úplné slová a môžu spôsobiť zmätok. „SAP“môže napríklad znamenať „systémy a spracovanie“alebo „plán vzorkovania a analýzy“v závislosti od toho, kto je a nie je oboznámený s vašim jazykom.
Je však v poriadku používať bežné skratky ako „RSVP“, „HR“a „Stred“
Metóda 2 z 3: Vytvorenie tela vášho e -mailu
Krok 1. Napíšte krátky, priateľský úvod a krátku poznámku
Predstaviť sa je nevyhnutné, ak pracujete pre veľkú spoločnosť alebo ak ešte všetkých nepoznáte. V tomto krátkom úvode je tiež dôležité spomenúť, či je potrebné doplniť alebo priniesť na schôdzu akékoľvek dokumenty alebo zásoby.
Nech je váš úvod pôsobivý alebo relevantný pre prácu. Napríklad: „Ahoj, tím, teším sa na spustenie nového programu budúci týždeň!“
Tip:
Pripomeňte príjemcom, ak potrebujú splniť akékoľvek úlohy alebo si so sebou na schôdzu niečo prinesú. Napríklad: „Ako pripomienku si prineste 4 vytlačené kópie zoznamov kontaktov na dodávateľa.“
Krok 2. Napíšte dátum a čas schôdze do vlastného riadku, aby vynikol
Toto sú zásadné informácie pre ľudí, ktorí sa majú zúčastniť schôdze, takže chcete, aby boli jasné a vyčnievali zo zvyšku textu. Odsadiť 2 riadky nad a pod ňu a/alebo ju dať tučným písmom.
- Príklad: „6. október, 10:30 - 11:45 AM”
- Ak je schôdza online, uveďte časové pásmo, aby ľudia v rôznych časových pásmach nepremeškali z dôvodu nesprávnej komunikácie. Môžete napríklad napísať: „6. október, 10:30 - 11:45 (PST)“
Krok 3. Uveďte umiestnenie za dátumom a časom
Nechajte polohu vyniknúť rovnako ako dátum a čas-najmä ak sa stretávate na novom mieste, ak je jeho hľadanie zložité alebo ak viete, že niektorí príjemcovia polohu nepoznajú. Pri virtuálnych stretnutiach (prostredníctvom živého fóra alebo videorozhovoru) poskytnite odkaz na fórum alebo videohovor, aby ste k nim mali ľahký prístup.
Pri zadávaní trasy buďte čo najpodrobnejší. Ako príklad: „Príďte do konferenčnej miestnosti 592 v budove Timaren (209 Nix St.). Izba 592 sa nachádza v 2. poschodí budovy, takže z prízemia budete musieť vyjsť výťahom, na výjazde 12 a výťahmi na južnej strane budovy (vľavo) sa dostanete hore. na 59. poschodie. “
Krok 4. Podeľte sa o účel stretnutia
Dajte príjemcom vedieť, čo sa schôdzou podarí. Ponúknutie krátkeho programu schôdze im pomôže rozpoznať, ktoré úlohy je potrebné urobiť vopred. Môžete jednoducho uviesť tému (napríklad „Aktualizácia kybernetickej bezpečnosti“) alebo môžete poskytnúť časovú os:
- 10:30 - 10:45 Aktualizácie stavu zdieľania projektu
- 10:45 - 11:10 Porovnávajte a vyberajte životaschopné ponuky
- 11:10 - 11:30 Brainstorming a ciele na spustenie
Krok 5. Korektúra vášho e -mailu kvôli gramatickým a faktickým chybám
Najdôležitejšie veci na kontrolu sú dátum, čas a miesto stretnutia, preto sa uistite, že ich máte správne! Môžete tiež skontrolovať svoj úvod, program alebo iné poznámky, ktoré ste mohli zahrnúť, aby ste sa uistili, že ste prešli všetky základy.
Pred odoslaním si prečítajte svoj e -mail nahlas, aby ste sa uistili, že je váš text jasný a výstižný
Metóda 3 z 3: Používanie Outlooku alebo aplikácie integrovaného kalendára
Krok 1. Kliknite na „Nové stretnutie“na karte domov v programe Outlook
Ak vaša spoločnosť používa komunikačnú databázu s integrovaným kalendárom, ako je napríklad Outlook, použite ju na nastavenie schôdze. To je zvyčajne preferovaný kontaktný bod pre ľudí, s ktorými pracujete.
Ak vaša spoločnosť nepoužíva aplikáciu Outlook alebo niečo podobné, môžete na odoslanie pozvánky použiť svoj pracovný e-mail
Krok 2. V okne „Asistent plánovania“vyberte čas a dátum
Po vytvorení novej schôdze sa otvorí okno kalendára. Kliknite na „Asistent plánovania“a zvýraznite dostupný čas a dátum schôdze.
Uistite sa, že je to čas, kedy budete k dispozícii vy a predpokladaní účastníci. V závislosti od aplikácie vašej spoločnosti bude možno potrebné upraviť nastavenia zobrazenia tak, aby sa zobrazoval plán každého (okrem vášho)
Krok 3. Pridajte účastníkov zadaním ich mien alebo pomocou vášho adresára
Kliknutím na textový riadok môžete ručne zadávať mená alebo sa posúvať v adresári a vybrať ich mená zo zoznamu. Pomocou funkcie „Asistent plánovania“skontrolujte dostupnosť ostatných ľudí.
Ak ľudia nie sú k dispozícii, ich mená sa zobrazia zvýraznené. Asistent dokonca ukáže odporúčané časové intervaly, ktoré vyhovujú vašim plánom a harmonogramu účastníkov
Krok 4. Nastavte časy začiatku a konca schôdze
Uistite sa, že dátumom schôdze je dátum, ktorý ste vybrali skôr, a v prípade potreby vykonajte zmeny kliknutím na tlačidlo kalendára. Potom pomocou rozbaľovacích šípok vpravo od časových záznamov vyberte správny čas začiatku a konca.
Pridanie koncových časov najviac rešpektuje čas ľudí, aby vedeli, čo môžu očakávať, a mohli si naplánovať dochádzanie alebo prácu okolo schôdze
Krok 5. Kliknite na „Schôdzka“na karte „Schôdza“v hornej časti obrazovky
Kliknutím na toto tlačidlo sa vrátite na obrazovku všeobecných schôdzok a mali by ste vidieť naplánovaný vstup. Odtiaľto budete môcť pridať predmet, polohu a poznámky.
Ak na obrazovke schôdzky nevidíte naplánovaný vstup, vráťte sa a opakujte postup, kým sa nezobrazí
Krok 6. Pri zadávaní predmetu, polohy a poznámok buďte konkrétni
Oznamte príjemcom niekoľko krátkych slov (napr. „Nadchádzajúce testovanie produktu“). Uveďte konkrétne informácie o mieste a uveďte trasu, ak sa nejedná o typické miesto stretávania sa alebo je ťažké sa tam dostať. Pridajte akékoľvek ďalšie poznámky (ako všetky prípravné práce), ktoré sú relevantné pre schôdzu.
- Uveďte adresu miesta, aj keď si myslíte, že ho už poznajú.
- Po dokončení kliknite na „odoslať“.
Tip:
Vyhnite sa príliš širokým témam, ako je „brainstorming“, pretože to ľuďom veľa nehovorí o účele stretnutia. Namiesto toho môžete povedať „brainstorming predajcov nového produktu“.
Tipy
- Pri korektúre e -mailu alebo pozvánky postupujte stručne a k veci.
- Používajte priateľský a profesionálny tón písania.
- Dvakrát skontrolujte zoznam príjemcov, aby ste sa uistili, že sú pozvaní všetci, ktorí tam musia byť.
- Ak chcete, aby všetky adresy zostali príjemcom skryté, zadajte adresy do riadka „bcc“.
Varovania
- Neposielajte pozvánku ani e -mail bez dátumu, času a miesta. Pravdepodobne to frustruje vašich pozvaných a dostanete množstvo odpovedí na tieto informácie.
- Nepíšte veľkými písmenami, bude sa to interpretovať ako kričiace a je to veľmi neprofesionálne.
