ATTN je krátka forma slova „pozornosť“a bežne sa používa v e -mailoch a písomnej korešpondencii na označenie zamýšľaného príjemcu. Najlepším spôsobom, ako použiť ATTN v e -mailovej korešpondencii, je zahrnúť to do predmetu. Takto je zrejmé, pre koho je správa určená, a je pravdepodobnejšie, že váš e -mail bude prečítaný správnym príjemcom.
Kroky
Metóda 1 z 3: Pridanie ATTN do e -mailu
Krok 1. Začnite riadok predmetu pomocou ATTN
V niektorých prípadoch, ako je napríklad žiadosť o zamestnanie, môžete mať iba všeobecný e -mail pre spoločnosť, ale chcete upútať pozornosť konkrétnej osoby alebo oddelenia. Najlepším spôsobom, ako to urobiť, je napísať do predmetu ako „ATTN: John Smith“.
Prípadne, ak nepoznáte žiadne mená, môžete napísať „ATTN: náborový manažér“alebo „ATTN: marketingové oddelenie“
Krok 2. Do predmetu zadajte ďalšie súvisiace informácie
Spolu so získaním pozornosti konkrétnej osoby alebo skupiny ľudí by ste mali zahrnúť aj niekoľko dôležitých podrobností o obsahu vášho e -mailu. Vďaka tomu bude relevantnejší a pravdepodobne sa bude otvárať a čítať rýchlejšie.
Môžete napríklad povedať „ATTN: John Smith k pozícii označovania obsahu“
Krok 3. Začnite telo e -mailu pomocou ATTN, keď je riadok predmetu plný
Môžete tiež zahrnúť správu ATTN do tela e -mailu alebo do priloženého dokumentu. Týmto spôsobom stále komunikujete, pre koho je správa určená, a predmet predmetu môžete použiť výlučne na označenie účelu e -mailu. To môže byť nevyhnutné vtedy, ak odpovedáte na e -mail a riadok predmetu už bol vytvorený.
- Telo e -mailu môžete napríklad začať slovami „ATTN: Sandeep Kumar“
- Možno budete chcieť zahrnúť indikátor ATTN do predmetu aj do tela e -mailu.
Metóda 2 z 3: Určenie, kedy použiť ATTN v e -mailoch
Krok 1. Ak nemáte e -mailovú adresu požadovaného príjemcu, použite ATTN
Ak nepoznáte priamu e -mailovú adresu osoby alebo oddelenia, na ktoré sa chcete obrátiť, môžete poslať e -mail na kontaktnú adresu uvedenú na webovej stránke spoločnosti. Potom by ste v predmete mali pomocou ATTN uviesť, komu by mala byť správa smerovaná.
Krok 2. Zahrňte ATTN do internej komunikácie
ATTN používajte pri písaní internej poznámky, ktorá môže byť relevantná pre niekoľko ľudí vo vašom oddelení alebo skupine, ale vyžaduje si priamu pozornosť jednej alebo dvoch osôb. Týmto spôsobom budete vždy informovať všetkých, ale tiež uprednostňujete, s kým správa priamo hovorí.
Môžete napísať „ATTN: Mary Smith o predajných cieľoch“, ale poslať správu celému predajnému tímu
Krok 3. Použitím ATTN uveďte, že váš e -mail je dôležitý
Môžete tiež naznačiť, že niečomu je potrebné venovať okamžitú pozornosť, a to tak, že vo svojom predmete použijete skratku ATTN. Môžete napríklad napísať „Mzdové výpisy vyžadujú naliehavé ATTN“.
Metóda 3 z 3: Zaistenie pozornosti vašich e -mailov
Krok 1. Zahrňte predmet
Pri odosielaní e -mailu je veľmi dôležité, aby ste vždy uviedli predmet. Je to pre vás príležitosť, ako vyniknúť svoj e -mail a tiež poskytnúť niekoľko podrobností o obsahu e -mailu. E -mail, ktorý neobsahuje predmet, bude pravdepodobne odstránený alebo stratený v doručenej pošte, alebo bude príjemcu dráždiť, pretože je nútený otvoriť e -mail, aby zistil, o čo ide.
Krok 2. Predmet ponechajte krátky
Väčšina e -mailových schránok odhalí iba 60 znakov z predmetu a mobilný telefón zobrazí iba asi 25 až 30 znakov. V dôsledku toho by ste mali skrátiť predmet správy a najskôr napísať najdôležitejšie informácie.
Krátke formuláre, ako napríklad „ATTN“a „RE“, uľahčujú zahrnutie ďalších informácií do predmetu
Krok 3. Napíšte niečo pútavé
Doručené pošty sú často zaplavené spamom a propagačným materiálom a mnoho ľudí e -maily odstraňuje ešte skôr, ako sú otvorené. Ak posielate e -maily priamo niekomu, koho nepoznáte, je dôležité, aby váš e -mail vynikal. Pozornosť príjemcov môžete upútať napísaním pútavého a kreatívneho predmetu.
- Môžete napísať „nič od teba nechcem“, ak oslovujete niekoho, koho obdivujete, ale nikdy ste sa osobne nestretli. Môže to byť napríklad obľúbený autor alebo niekto, koho vo svojom odvetví vzhliadate.
- Prípadne môžete povedať „zarobte viac peňazí rozšírením svojej klientskej základne“. To by bolo užitočné, ak hľadáte nadviazanie obchodného spojenia a chcete, aby boli otvorené vaše e -maily.
Krok 4. Zahrňte dôležité detaily
Je veľmi dôležité, aby ste vždy uviedli dôležité informácie o obsahu e -mailu. Ak píšete e-mail na spoluprácu na projekte, zadajte do názvu predmetu názov projektu. Váš spolupracovník tak bude vedieť, o čo ide, a môže to podľa potreby uprednostniť.
- Môžete tiež povedať niečo ako „potrebná odpoveď“. Z tohto dôvodu bude váš e -mail pravdepodobne prioritnejší.
- Alternatívne písanie „rýchlej otázky o: obedovom stretnutí“pravdepodobne upúta pozornosť, pretože naznačuje, že bude jednoduchou odpoveďou.
