Tento wikiHow vás naučí, ako automatizovať vykazovanie údajov v programe Microsoft Excel. V prípade externých údajov vás tento wikiHow naučí, ako dotazovať a vytvárať správy z akéhokoľvek externého zdroja údajov (MySQL, Postgres, Oracle atď.) Z pracovného hárka pomocou doplnkov programu Excel, ktoré prepoja váš pracovný hárok s externými zdrojmi údajov.
V prípade údajov, ktoré už sú uložené v pracovnom hárku programu Excel, použijeme makrá na zostavenie zostáv a ich exportovanie do rôznych typov súborov stlačením jedného klávesu. Našťastie Excel obsahuje vstavaný záznamník krokov, čo znamená, že makrá nebudete musieť kódovať sami.
Kroky
Metóda 1 z 2: Pre údaje už v programe Excel
Krok 1. Ak sú údaje, o ktorých potrebujete podať správu, už uložené, aktualizované a udržiavané v programe Excel, pracovné postupy prehľadov môžete automatizovať pomocou makier
Makrá sú vstavanou funkciou, ktorá vám umožňuje automatizovať zložité a opakujúce sa úlohy.
Krok 2. Otvorte Excel
Dvakrát kliknite (alebo kliknite na počítač Mac) na ikonu aplikácie Excel, ktorá pripomína biele „X“na zelenom pozadí, potom kliknite na Prázdny zošit na stránke šablón.
- Na počítačoch Mac bude možno potrebné kliknúť Súbor a potom kliknite na Nový prázdny zošit vo výslednej rozbaľovacej ponuke.
- Ak už máte správu programu Excel, ktorú chcete automatizovať, namiesto toho dvakrát kliknite na súbor zostavy a otvorte ho v programe Excel.
Krok 3. V prípade potreby zadajte údaje zo svojej tabuľky
Ak ste nepridali štítky stĺpcov a čísla, pre ktoré chcete automatizovať výsledky, urobte to pred pokračovaním.
Krok 4. Aktivujte kartu Vývojár
Štandardne je Vývojár karta sa nezobrazuje v hornej časti okna programu Excel. V závislosti od operačného systému ho môžete povoliť nasledujúcim spôsobom:
- Windows - Kliknite Súbor, klikni možnosti, klikni Prispôsobte stuhu na ľavej strane okna začiarknite políčko „Vývojár“v pravej dolnej časti okna (možno sa najskôr budete musieť posúvať nadol) a kliknite na OK.
- Mac - Kliknite Excel, klikni Predvoľby…, klikni Pás s nástrojmi a panel s nástrojmi, začiarknite políčko „Vývojár“v zozname „Hlavné karty“a kliknite na tlačidlo Uložiť.
Krok 5. Kliknite na položku Vývojár
Táto karta by teraz mala byť v hornej časti okna programu Excel. V hornej časti okna programu Excel sa zobrazí panel s nástrojmi.
Krok 6. Kliknite na položku Zaznamenať makro
Je to na paneli s nástrojmi. Zobrazí sa vyskakovacie okno.
Krok 7. Zadajte názov makra
Do textového poľa „Názov makra“zadajte názov makra. To vám pomôže neskôr identifikovať makro.
Ak napríklad vytvárate makro, ktoré z vašich dostupných údajov vytvorí graf, môžete ho pomenovať „Graf 1“alebo podobne
Krok 8. Vytvorte kombináciu klávesových skratiek pre makro
Klávesovú skratku vytvoríte stlačením klávesu ⇧ Shift spolu s ďalšou klávesou (napr. Klávesom T). To je to, čo použijete na spustenie makra neskôr.
Na počítačoch Mac bude kombinácia klávesových skratiek ⌥ Option+⌘ Command a váš kláves (napr. ⌥ Option+⌘ Command+T)
Krok 9. Uložte makro do aktuálneho dokumentu programu Excel
Kliknite na rozbaľovacie pole „Uložiť makro do“a potom kliknite na tlačidlo Tento zošit aby bolo zaistené, že makro bude dostupné pre každého, kto otvorí zošit.
Na uloženie makra budete musieť uložiť súbor programu Excel v špeciálnom formáte
Krok 10. Kliknite na tlačidlo OK
Je to v spodnej časti okna. Ak tak urobíte, uložia sa vaše nastavenia makier a umiestnia vás do režimu záznamu. Zaznamenajú sa všetky kroky, ktoré vykonáte odteraz až do zastavenia nahrávania.
Krok 11. Vykonajte kroky, ktoré chcete zautomatizovať
Excel bude sledovať každé kliknutie, stlačenie klávesu a možnosť formátovania, ktoré zadáte, a pridá ich do zoznamu makier.
- Ak chcete napríklad vybrať údaje a vytvoriť z nich graf, zvýraznite svoje údaje a kliknite na tlačidlo Vložiť v hornej časti okna Excelu kliknite na typ grafu, kliknite na formát grafu, ktorý chcete použiť, a podľa potreby graf upravte.
- Ak by ste chceli použiť makro na pridanie hodnôt z buniek A1 cez A12, klikli by ste na prázdnu bunku, zadajte = SUM (A1: A12) a stlačte kláves ↵ Enter.
Krok 12. Kliknite na položku Zastaviť nahrávanie
Je to v Vývojár panel s nástrojmi na karte. Vaše nahrávanie sa zastaví a všetky kroky, ktoré ste urobili počas záznamu, sa uložia ako samostatné makro.
Krok 13. Uložte hárok programu Excel ako súbor s povolenými makrami
Kliknite Súbor, klikni Uložiť ako, a zmeňte formát súboru na xlsm namiesto xls. Potom môžete zadať názov súboru, vybrať umiestnenie súboru a kliknúť Uložiť.
Ak to neurobíte, makro sa neuloží ako súčasť tabuľky, čo znamená, že ostatní ľudia na rôznych počítačoch nebudú môcť vaše makro použiť, ak im odošlete zošit
Krok 14. Spustite makro
Ak to chcete urobiť, stlačte kombináciu klávesov, ktorú ste vytvorili ako súčasť makra. Mali by ste vidieť, ako sa tabuľka automatizuje podľa krokov vášho makra.
Makro môžete spustiť aj kliknutím Makrá v Vývojár kartu, vyberte názov makra a kliknite na položku Utekaj.
Metóda 2 z 2: Pre externé údaje (MySQL, Postgres, Oracle atď.)
Krok 1. Stiahnite si doplnok Kloudio Excel z Microsoft AppSource
To vám umožní vytvoriť trvalé spojenie medzi externou databázou alebo zdrojom údajov a vašim zošitom. Tento doplnok funguje aj s Tabuľkami Google.
Krok 2. Vytvorte spojenie medzi pracovným listom a externým zdrojom údajov kliknutím na tlačidlo + na portáli Kloudio
Zadajte údaje o svojej databáze (typ databázy, poverenia) a pri práci s dôvernými alebo firemnými údajmi vyberte všetky možnosti zabezpečenia/šifrovania.
Krok 3. Po vytvorení prepojenia medzi pracovným listom a databázou budete môcť dotazovať a vytvárať zostavy z externých údajov bez toho, aby ste museli opustiť Excel
Vytvorte si vlastné správy z portálu Kloudio a potom ich vyberte z rozbaľovacej ponuky v programe Excel. Potom môžete použiť akékoľvek ďalšie filtre a zvoliť frekvenciu, ktorú bude prehľad obnovovať (aby ste mohli automaticky aktualizovať svoju predajnú tabuľku každý týždeň, deň alebo dokonca hodinu.)
Krok 4. Okrem toho môžete tiež vložiť údaje do pripojeného pracovného hárka a nechať údaje aktualizovať váš externý zdroj údajov
Vytvorte šablónu nahrávania z portálu Kloudio a budete môcť manuálne alebo automaticky nahrávať zmeny vo svojej tabuľke do externého zdroja údajov.
Video - používaním tejto služby môžu byť niektoré informácie zdieľané so službou YouTube
Tipy
- Pokiaľ nedôverujete poskytovateľovi tretej strany, sťahujte iba doplnky programu Excel z Microsoft AppSource.
- Makrá je možné použiť na čokoľvek, od jednoduchých úloh (napr. Pridávanie hodnôt alebo vytváranie grafov) po zložité (napr. Výpočet hodnôt vašej bunky, vytvorenie grafu z výsledkov, označenie grafu a vytlačenie výsledku).
- Pri otváraní tabuľky so zahrnutým makrom bude možno potrebné kliknúť Povoliť obsah pred použitím makra v žltom banneri v hornej časti okna.
Varovania
- Makrá je možné zlomyseľne použiť (napr. Na odstránenie súborov z počítača). Nespúšťajte makrá z nedôveryhodných zdrojov.
- Makrá implementujú doslova každý krok, ktorý pri nahrávaní urobíte. Uistite sa, že omylom nezadáte nesprávnu hodnotu, neotvoríte program, ktorý nechcete používať, alebo neodstránite súbor.
