Napíšte svoje priority na papier, ak ich dokážete zhodiť popoludní. Vďaka prívalu prichádzajúcich úloh doma alebo v práci sa mnohí prenesú do ďalšieho dňa (alebo týždňa alebo mesiaca). Táto tabuľka programu Excel sleduje blížiace sa termíny a podľa toho posúva priority úloh. Nasledujúce kroky poskytujú do 20 minút účinnejší spôsob, ako zvládnuť svoje priority.
Kroky
Krok 1. Vytvorte kartu „Domov“alebo „Kancelária“
Otvorte novú tabuľku programu Excel. V spodnej časti kliknite pravým tlačidlom myši na kartu „List1“a kliknite na položku Premenovať. Zadajte „Domov“alebo „Kancelária“.
Krok 2. Opakovaním kroku 1 premenujte List2 ako „Šablónu“a List3 ako „Body“
Krok 3. Vytvorte tabuľku dôležitosti
Na karte Body vyplňte stĺpce A, B a C:
Krok 4. Definujte názov „Význam“
Vyberte z bunky A2 až C7. Kliknite na Vložiť názov definovať
Definujte názov ako „Dôležitý“a kliknite na tlačidlo OK
Krok 5. Vytvorte tabuľku úsilia
Opakovaním krokov 3, 4 a 5 vytvorte tabuľku úsilia v stĺpcoch E, F a G. Vyberte bunky E2 až G6 a pomenujte ich názvom „Úsilie“.
Krok 6. Vytvorte tabuľku naliehavosti
Zopakovaním krokov 3, 4 a 5 vytvorte tabuľku naliehavosti v stĺpcoch I, J a K. Pomenujte ich „Naliehavosť“.
Krok 7. Na karte Domov zadajte nadpisy
Kliknite na kartu Domov a vložte nadpisy do riadka 1:
- A - Vzorec priority A, 1 pre najdôležitejšiu úlohu, ale môže mať viac ako 100
- B - Úloha Názov úlohy.
- C - Význam A, B, C, D, E alebo F z tabuľky.
- D - Effort A 1-5, z tabuľky Effort.
- E - Naliehavosť Vzorec podľa dátumu splatnosti.
- F - Termín, kedy by mala byť úloha dokončená. Termíny splatnosti nie sú ťažké a rýchle. Rozbehnúť sa vám povie, ako skoro by ste mohli začať úlohu a Predĺženie vám povie, koľko dní sa to môže kĺzať. Účes môže mať rampu až 5 a predĺženie 4 - nedáva zmysel nechať sa ostrihať o 2 týždne skôr a ľudia by si mohli všimnúť, či mešká viac ako 5 dní.
- G - Dobehnite dni pred dátumom splatnosti, môžete začať úlohu.
- H - Predĺženie Automatické predĺženie dátumu splatnosti
- I - Formula For Men Left. Počet dní pred dátumom splatnosti; negatívne, ak uplynul dátum splatnosti.
- J - Účel dátumu Úloha bola skutočne dokončená.
- K - Komentár Akékoľvek podrobnosti o úlohe.
Krok 8. Zadajte svoj zoznam úloh
Poznámka Priority, Naliehavosť a Zostávajúce dni zostávajú prázdne. Budú vyplnené vzorcami. Tu je ukážka domácich úloh.
Krok 9. Zadajte vzorce pre zostávajúce dni, naliehavosť a prioritu
Nasledujúce vzorce platia pre riadok 2.
- I (Zostávajúce dni) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
- E (Naliehavosť) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (priorita) = VLOOKUP (C2, dôležitosť, 2, NEPRAVDA) + VLOOKUP (D2, úsilie, 2, NEPRAVDA) + VLOOKUP (E2, naliehavosť, 2, NEPRAVDA)
Krok 10. Zmeňte formát bunky I2 na celé číslo kliknutím pravým tlačidlom myši na bunku, výberom formátu a nastavením čísla na číslo s 0 desatinnými miestami
Krok 11. Skopírujte vzorce pre prioritu, naliehavosť a zostávajúce dni do zostávajúcich buniek v každom stĺpci
Vyberte bunku E2 a napíšte CTRL-C.
Vyberte bunky E3 až E10 a kliknite na tlačidlo CTRL-V. Opakovaním skopírujte bunku I2 do buniek I3 až I10. Nakoniec zopakujte skopírovanie bunky A2 do buniek A3 až A10. Ignorujte nepárne hodnoty, ktoré získate pri nedefinovaných úlohách.
Krok 12. Zoraďte riadky podľa priority
Vyberte z buniek A1 až K pre toľko riadkov, koľko máte údajov. Potom kliknite na položku Triedenie údajov.
Krok 13. Uložte si tabuľku priorít vrátane dátumu verzie
Krok 14. Označte úlohy ako dokončené
Pri plnení úloh označte dátum v stĺpci Dokončené. Pamätajte si CTRL- ;
(kontrolný kľúč a bodkočiarka) okamžite zadá aktuálny dátum.
Krok 15. Sledujte, ako sa priority každý deň menia
Tu sú priority na niekoľko dní. 13. júla sú všetky úlohy pred Rozbehnúť sa obdobie, takže majú veľký počet. 20. júla sa objavia vyššie priority (menšie počty) pre štyri úlohy vrátane Kosenie trávnika ktoré zasiahlo svoje Splatné dátum. 21. apríla je priorita vyššia, pretože sme v Predĺženie obdobie a 23. júla je ešte vyšší, pretože je mimo Predĺženie obdobie. Zaplatiť dlhy taktiež prechádza eskaláciou 23. a 25. dňa.
Tipy
- Neváhajte pridať ďalšie stĺpce - kto zadal úlohu, kategóriu atď.
- Rozdeľte veľké úlohy na menšie.
- V prípade potreby zoraďte zoznam úloh každý deň.
- Uchovávajte oddelené súbory Excelu pre rodinu/domov a prácu.
- = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Pomocou automatického filtra vyberte úlohy po termíne (Naliehavosť = 1) alebo veľmi dôležité úlohy (Význam = „A“)
- Prečítajte si nižšie uvedené články o určovaní priorít a riadení času.
- Skopírujte opakujúce sa úlohy na kartu Šablóny, aby ste ich mohli ľahko nájsť a znova skopírovať.
- Body uvedené pre každú časť priority môžete zmeniť.
- Jeden zo spôsobov, ako udržiavať opakovane sa vyskytujúcu úlohu neustále aktualizovanú, je zadať ju do stĺpca dátumu: (Tento príklad používa piatok, ktorý je tu „5“.)
- Pridajte podmienečné formáty k dátumu splatnosti, aby ste naznačili, že je po termíne.
- Týždenne, mesačne (alebo možno dvojnásobne) počítajte počet dokončených úloh v každom období. Toto môže byť jediná pozitívna spätná väzba, ktorú môžete na svoju prácu získať.
- Zistí sa „dnešný“dátum (pondelok = 1, utorok = 2,… ne = 7) a skontroluje sa, či je neskôr ako v piatok. Ak je, pridá sa k aktuálnemu piatku sedem, takže budúci týždeň bude piatok. Ak nie je neskôr ako v piatok, zobrazí sa iba piatkový dátum tohto týždňa.
- V tomto prípade pondelok = 1, utorok = 2, streda = 3, štvrtok = 4, piatok = 5, sobota = 6 a nedeľa = 7.
- Ak chcete tento vzorec zmeniť tak, aby to fungovalo, povedzme, v utorok, pri pohľade na vyššie uvedený zoznam vidíme, že utorok = 2, takže stačí vymeniť tri päťky vo vzorci za 2 s.
Varovania
- Namiesto toho, aby ste so sebou vždy nosili súbory programu Excel, použite tabuľku Google, aby boli vaše súbory vždy k dispozícii.
- Tabuľku uložte na obnovenie každých niekoľko relácií.
- Časový manažment je veľmi osobný a táto tabuľka nemusí zodpovedať vašim potrebám a preferenciám. Môže sa vám to zdať rušivé alebo príliš náročné na každodennú návštevu. Môže to fungovať pre vás, ale nie pre vašich priateľov alebo naopak.
- Vypočítané priority nie sú poradové čísla. Dokončenie prioritnej úlohy „1“neposunie všetkých ostatných. Priority môžu byť viac ako sto a nie všetky čísla sú možné. Zamerajte sa spravidla na priority od 1 do 12.
- Nerobte si starosti s príliš veľkým počtom úloh - dokonca aj dva mesiace úloh môžu čakať v spodnej časti zoznamu, kým sa blíži termín ich splatnosti.
