Znie to jednoducho, ale je to tak? Robíte správne kroky? Existuje spôsob, ako spravovať e -maily pomocou priečinkov Microsoft Outlook Mail, ale nie je vždy zrejmé, ako to urobiť efektívne.
Kroky
Krok 1. Identifikujte jednotlivcov alebo skupiny ľudí, od ktorých vám pravidelne chodí e -mail
Krok 2. Z aplikácie Outlook Mail, Akcie, Pravidlá a Upozornenia vytvorte nové pravidlá pre každú jednotlivú skupinu alebo osobu, od ktorej pravidelne dostávate e -maily, a presmerujte tieto e -maily na presun do konkrétneho priečinka v priečinku Doručená pošta
Krok 3. Určte, či chcete A) byť upozornení, keď dostanete špeciálnu správu od tejto osoby alebo skupiny a/alebo B) označiť ju ako prečítanú okamžite
Prezrite si ďalšie možnosti akcie a zistite, či vám môžu ďalej pomôcť.
Krok 4. Vytvorte nové pravidlá pre každú jednotlivú skupinu alebo osobu, ktorej pravidelne odosielate e -maily, a presmerujte tieto e -maily na presun ako kópiu e -mailu, ktorý odosielate, do konkrétneho priečinka v priečinku Odoslané
Krok 5. Na základe priority sa rozhodnite, kedy a v akom poradí chcete zastaviť spracovanie pravidla
Toto je obzvlášť dôležité pri práci s pravidlami, ktoré sa týkajú vašich e -mailov poslať - v opačnom prípade uložíte viac kópií toho istého e-mailu.
Krok 6. Nechajte jedno odoslané pravidlo v spodnej časti všetkých odoslaných pravidiel pomocou príkazu Zastaviť spracovanie
Toto pravidlo zachytí všetky e -maily, ktoré neboli umiestnené do jednotlivých podpriečinkov.
Krok 7. Priebežne vyhodnoťte odoslané e -maily, ktoré idú do priečinka Odoslané, ktoré sa nepresunú do iného podpriečinka
Počet správ v priečinku Odoslané priečinok môže indikovať, kedy je načase vytvoriť nové podkategórie odoslaných e -mailov.
Krok 8. Priebežne vyhodnoťte e -maily Doručenej pošty, ktoré idú do Doručenej pošty a nie sú presunuté do inej podkategórie
Počet správ v hlavnom Doručená pošta priečinok môže určiť, kedy je potrebné vytvoriť nové podkategórie prijatých e -mailov.
Video - používaním tejto služby môžu byť niektoré informácie zdieľané so službou YouTube
Tipy
- Kľúčom k správe e -mailov pomocou programu Microsoft Outlook je naučiť sa vytvárať kategórie e -mailov a uprednostňovať ich pre e -maily - myslite na to ako na orezávanie a odstraňovanie e -mailovej záhrady - aby ste mohli ťažiť z veľkého množstva dostupných informácií.
- Zvážte zmenu vlastností priečinkov tak, aby sa zobrazoval celkový počet položiek, nie celkový počet neprečítaných položiek, najmä ak už dostávate upozornenia na prijaté nové dôležité správy.
- Pre priečinky, pre ktoré vytvoríte Odoslané e -mail, upravte zobrazenie (kliknutím pravým tlačidlom na panel zobrazenia/zoradenia priečinka, Prispôsobiť aktuálne zobrazenie, polia atď.) odstráňte Od a Prijaté a pridajte Komu a Odoslané lúka.
- Raz Odoslané a Prijaté e -maily sú kategorizované, je jednoduchšie zistiť, odkiaľ pochádza „rast e -mailov“, a rozhodnúť sa, kde ich orezať a vytvoriť nové pobočky.
- Napríklad reklamné e -maily môžu byť hodnotené pri prvom príchode, ale čoskoro sa stanú zastaranými a dajú sa odstrániť. Bankové oznámenia a potvrdenia, ktoré možno budete chcieť dlhšie držať.
- Môžete tiež chcieť do zobrazenia priečinka pridať ďalšie užitočné polia. Veľkosť umožňuje zobraziť a zoradiť podľa veľkosti správy. Môžete sa rozhodnúť uvoľniť svoje e -mailové priečinky s väčšími e -mailami a spravovať ich mimo e -mailu (t. J. Uložiť dôležité prílohy alebo uložiť celý e -mail na miesto mimo programu Outlook).
- Potrebujete pomoc so spamom v programe Outlook? spambayes. Je to rýchle. Je to ľahké. Je to zadarmo.
Varovania
- Keď sa počet správ v priečinku blíži k určitému počtu (50? 100? 200?), Je načase vyhodnotiť odstraňovanie, prerezávanie a kategorizáciu vašich e-mailov v tomto priečinku.
- Pred vykonaním zmien vo svojej pracovnej verzii Outlooku (alebo naopak, v závislosti od toho, na čom vám záleží viac) by ste si mali urobiť z domácej verzie Outlooku testovací prípad na vytváranie pravidiel pre e -mail v programe Outlook.
