Ako môžete uvoľniť čas organizovaním v programe Microsoft Outlook. To si vyžaduje disciplínu, ale predovšetkým organizáciu programu a to, čo s nástrojmi robíte.
Kroky
Krok 1. Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vypnúť nové e -mailové upozornenia
Ak to chcete urobiť, rozbaľte ponuku File, vyberte Tools a potom Options. Otvorí sa okno s možnosťami. Na karte Predvoľby kliknite na tlačidlo „Možnosti e-mailu“. V okne možností, ktoré sa otvorí, kliknite na tlačidlo „Rozšírené možnosti e-mailu“. V okne, ktoré sa otvorí, sa pozrite do sekcie „Keď mi nové položky prídu do doručenej pošty“. Zrušte výber všetkých možností.
Krok 2. Nastavte kalendár ako predvolené zobrazenie v programe Outlook
Poskytne vám pohľad na naplánované práce na daný deň. Ak chcete kalendár nastaviť ako predvolené zobrazenie, rozbaľte ponuku File, vyberte Tools a potom Options. V okne Možnosti vyberte kartu "Iné" a potom kliknite na tlačidlo "Rozšírené možnosti". V okne „Rozšírené možnosti“sa pozrite do sekcie „Všeobecné nastavenia“a kliknite na položku Prehľadávať. Otvorí sa vybraný priečinok. V okne „Vybrať priečinok“vyberte „Kalendár“a trikrát kliknite na tlačidlo OK.
Krok 3. Ak chcete zahrnúť svoje úlohy do predvoleného okna, rozbaľte ponuku Súbor, vyberte položku Zobraziť a potom vyberte položku Panel úloh
Krok 4. Ak chcete zobraziť iba úlohy, ktoré sú dnes splatné, rozbaľte ponuku Súbor a vyberte položku Zobraziť, potom vyberte „Zobrazenie panela úloh“a potom „Dnešné úlohy“
Krok 5. Naplánujte si každý deň konkrétny čas na zobrazenie vašich e -mailov
Nastavte si prácu s e -mailmi 2 až 3 krát denne a nepozerajte sa na ne inokedy. E -maily rozptyľujú pozornosť a bránia vám vykonávať skutočnú prácu.
Krok 6. Kedykoľvek čítate e -maily, vždy vymažte priečinok Doručená pošta. Na konci e -mailovej relácie by nikdy nemalo nič zostať. Ak chcete vymazať svoju doručenú poštu, musíte sa rozhodnúť, čo budete robiť s každým e -mailom. Máte štyri možnosti: Odstrániť, odložiť, delegovať alebo urobiť.
Krok 7. Ak ste sa s e -mailom zaoberali, odstráňte ho
Krok 8. Ak chcete odložiť e-mail, vytvorte úlohu presunutím e-mailu na tlačidlo úlohy v dolnom ľavom rohu programu Outlook
Úloha sa automaticky vytvorí; vyberte dátum a čas začiatku, dátum a čas splatnosti a uložte ich.
Krok 9. Ak chcete delegovať e -mail, vytvorte úlohu a úlohu priradte inému jednotlivcovi alebo pošlite e -mail ďalšiemu jednotlivcovi
Krok 10. Posledná voľba je urobiť čokoľvek, čo je úloha, ktorú e -mail vyžaduje
Ak to urobíte, odstráňte ho z doručenej pošty alebo ho presuňte do osobného priečinka, kde uchovávate staré e-maily.
Krok 11. Ak chcete zablokovať čas v kalendári, presuňte e -mail na tlačidlo kalendára v dolnom ľavom rohu programu Outlook
Otvorí sa oznámenie o schôdzi. Zadajte čas a dátum, ktoré chcete zablokovať, a potom ho uložte. Kópia e -mailu bude súčasťou oznámenia o schôdzi. Odstráňte e -mail z doručenej pošty alebo sa presuňte do osobného priečinka.
