Na organizáciu papierových dokumentov môžete používať kartotéku a priečinky so súbormi, ale počítač môžete používať ako elektronický registračný systém na správu digitálnych súborov vrátane fotografií a dokumentov.
Kroky
Metóda 1 z 2: Vytvorenie systému súborov v systéme Windows
Krok 1. Vyberte, ktoré súbory chcete organizovať
Ak chcete vybrať viac súborov, ktoré sú uvedené spoločne v programe Windows Prieskumník, kliknite na prvý súbor, ktorý chcete vybrať, a potom podržte ⇧ Shift a kliknite na posledný súbor.
Krok 2. Vyberte umiestnenie pre registračný systém
Systém Windows má predvolené názvy hlavných priečinkov, napríklad Moje dokumenty, Moje obrázky a Moja hudba, alebo si môžete vybrať, kde priečinok vytvoríte.
Krok 3. Vytvorte nový priečinok
Tento priečinok bude slúžiť ako vaša kartotéka s inými organizovanými podpriečinkami.
- V programe Windows Prieskumník kliknite pravým tlačidlom myši na miesto, kde chcete vytvoriť priečinok.
- Kliknite Nový.
- Kliknite Priečinok. Zvýrazní sa názov priečinka New Folder.
- Zadajte názov priečinka, ktorý chcete použiť.
- Stlačte kláves Enter.
Krok 4. Pridajte podpriečinky do svojho hlavného priečinka
Dvojitým kliknutím na názov hlavného priečinka ho otvoríte. Rovnakým spôsobom ako ste vytvorili hlavný priečinok, vytvorte podpriečinky na usporiadanie súborov.
Krok 5. Presuňte súbory do nových priečinkov
Môžete otvoriť dve verzie Prieskumníka Windows vedľa seba a potom presúvať súbory z pôvodného umiestnenia do nového priečinka.
Krok 6. Zálohujte si organizované súbory
Pomocou programu Windows Backup ich pravidelne kopírujte na externý pevný disk alebo na cloudový server. Ak pevný disk počítača zlyhá, môžete použiť zálohu na obnovu súborov na nový pevný disk.
- Kliknite Začnite.
- Do vyhľadávacieho poľa napíšte Záloha.
- Kliknite Zálohovanie a obnovenie.
- Kliknite Nastaviť zálohovanie a postupujte podľa pokynov v sprievodcovi.
Metóda 2 z 2: Vytvorenie systému súborov v systéme Mac
Krok 1. Vyberte, ktoré súbory chcete organizovať
Ak chcete vybrať viacero súborov, ktoré sú uvedené spoločne, kliknite na prvý súbor, ktorý chcete vybrať, a potom podržte kláves ⇧ Shift a kliknite na posledný súbor.
- Kliknite pravým tlačidlom myši na jeden zo súborov a potom kliknite na Nový priečinok s výberom.
- Zadajte názov nového priečinka.
- Stlačte tlačidlo ⏎ Späť.
Krok 2. Pridajte podpriečinky do hlavného priečinka
Ak chcete otvoriť hlavný priečinok, dvakrát kliknite na priečinok a podržte ⌘ Command. Rovnakým spôsobom ako ste vytvorili hlavný priečinok, vytvorte podpriečinky na usporiadanie súborov.
Krok 3. Zálohujte si organizované súbory
Pomocou Time Machine ich skopírujte na externý pevný disk, do Time Capsule alebo na server OS X vo vašej sieti. Ak pevný disk počítača zlyhá, môžete použiť zálohu na obnovu súborov na nový pevný disk.
- V ponuke Time Machine kliknite na Predvoľby stroja času.
- Kliknite na Vyberte položku Zálohovací disk tlačidlo.
- Vyberte, kam chcete zálohovať súbory. Môže to byť externý pevný disk alebo Time Capsule. Vyberte jednotku a kliknite na ňu Použite Disk.
- Ak chcete zálohovať na viacerých diskoch, môžete vybrať Pridať alebo odstrániť záložný disk a tým získate možnosť pridať ďalšie záložné zariadenie. Toto je voliteľný, dodatočný bezpečnostný krok.
Tipy
- Možno budete chcieť premenovať súbory tak, aby obsahovali dátum vytvorenia súboru, aby ste ich mohli ľahko zoradiť podľa abecedy a zobraziť ich v poradí, v akom boli vytvorené. Pri premenovávaní súborov tak, aby ako súčasť názvu súboru obsahovali dátum, použite formát RRRR. MM. DD, napríklad 2010.09.29. Môžete preskočiť storočie a bodky a jednoducho použiť 100929.
- Ak chcete súbory zoradiť podľa názvu v programe Windows Prieskumník, kliknite na ikonu názov hlavička.
- Keď k počítaču pripojíte externý pevný disk, môže sa zobraziť otázka, či chcete disk použiť na zálohovanie pomocou programu Windows Backup alebo Mac Time Machine.
