Ak chvíľu pracujete, pravdepodobne viete, aké dôležité sú e -maily. Pretože neexistuje spôsob, ako sprostredkovať tón alebo reč tela cez internet, je ľahké nesprávne interpretovať niekoho správu, keď ju vidíte na obrazovke. Pokračujte v čítaní, aby ste sa dozvedeli, ako môžete písať e -maily, ktoré sú jasné, stručné a efektívne v profesionálnom prostredí.
Kroky
Metóda 1 z 10: Napíšte e -maily, keď sa môžete sústrediť
Krok 1. Ak ste rozptýlení, váš e-mail nemusí byť taký dobrý
Keď máte e -mail na napísanie, skúste si nerušene sadnúť, ak nemyslíte na milión ďalších vecí. Vaše písanie bude jasnejšie a budete sa môcť sústrediť na svoju gramatiku, tón a celkové posolstvo.
- Toto je obzvlášť dôležité, ak je váš e -mail odoslaný viacerým ľuďom.
- Píšte e -maily v tichej miestnosti a odložte telefón a ďalšie rušivé vplyvy.
Metóda 2 z 10: Nastavte tón pomocou prvých pár slov
Krok 1. Vaša úvodná fráza môže mať veľký vplyv
Ak chcete, aby bol váš tón ľahký a ležérny, otvorte niečo ako: „Ahoj Jessica! Dúfam, že ste mali dobrý víkend.” Ak to chcete udržať trochu profesionálnejšie, povedzte niečo ako: „Ahoj David.“
Skúste sa vyhnúť všetkému príliš upchatému, napríklad „Milý Robert“. Zdá sa to trochu neosobné
Metóda 3 z 10: Udržujte svoje e -maily krátke
Krok 1. Dlhodobé správy majú zvyčajne príjemcu mätú
Ak je to možné, snažte sa byť stručný a stručný. Nechajte svoje vety krátke a nepridávajte príliš veľa podrobností-ak zistíte, že píšete viac ako 1 alebo 2 odseky, mali by ste ľuďom pravdepodobne poskytnúť informácie prostredníctvom videorozhovoru alebo osobne.
- Skúste sa rýchlo dostať k veci a vyhnite sa písaniu tony príjemných vecí.
- Ľudia majú tendenciu čítať e -maily v krátkych dávkach. Ak pridáte príliš veľa informácií, je pravdepodobné, že sa niektoré stratia.
- E-maily by mali byť stručné, ale snažte sa vyhnúť sa tupým vetám alebo jednoslovným odpovediam. Môže sa to zdať trochu neslušné, najmä cez obrazovku počítača.
Metóda 4 z 10: Jasne uveďte, čo potrebujete
Krok 1. Ak niečo požadujete, uistite sa, že je to zrozumiteľné
Neprebíjajte po kríkoch, čo potrebujete, jasne a priamo, aby nedošlo k nedorozumeniu. Ak existuje časový harmonogram, zadajte ho tiež. Nezabudnite však, aby bol váš tón ľahký. Napríklad:
- "Potrebujem mesačnú správu o pokroku v doručenej pošte do pondelka večera."
- "Ak by ste mi mohli dostať formulár tímovej spätnej väzby do konca týždňa, bolo by to skvelé."
Metóda 5 z 10: Usporiadajte si myšlienky pomocou odsekov
Krok 1. Pomôže ľuďom ľahko prečítať informácie
Keď prejdete na nový predmet, oddeľte ho novým odsekom, aby bol váš e -mail prehľadný. Pomôže vášmu čitateľovi rýchlo naskenovať správu a nájsť diely, ktoré sú pre nich najrelevantnejšie.
Na začiatku odsekov použite slová ako „tiež“, „ďalej“a „naposledy“
Metóda 6 z 10: Pridajte konkrétny predmet
Krok 1. Dajte ľuďom vedieť, o čom e -mail presne je
Uistite sa, že váš predmet je konkrétny; napríklad namiesto písania „Hlásenie“skúste niečo ako „Mesačná správa o plánovaní: jún 2021“. Vaši kolegovia to s väčšou pravdepodobnosťou otvoria a prečítajú, ak vedia, že sú pre nich dôležité a relevantné.
To tiež pomôže udržať vaše e -maily mimo priečinka so spamom
Metóda 7 z 10: Korektúra preklepov
Krok 1. Chyby môžu vašu správu skutočne vyhodiť
Aj keď väčšina osôb na kontrolu pravopisu zachytí nesprávne napísané slová, nebude schopná zachytiť nesprávny výber slova alebo niekoho nesprávne napísané meno. Mali by ste si tiež prečítať chýbajúce interpunkčné znamienka alebo gramatické chyby, pretože z nich môže čitateľ myslieť, že vás to nezaujíma. Strávte 2 až 3 minúty čítaním svojho e -mailu pred odoslaním, aby ste sa uistili, že nie sú žiadne očividne zrejmé chyby.
V profesionálnom prostredí je veľmi dôležité správne napísať niekoho meno. Nájdite si chvíľu a dvakrát skontrolujte, či ho máte, než ho odošlete, aby ste sa v budúcnosti vyhli nepríjemnostiam
Metóda 8 z 10: Znova si prečítajte svoje e-maily, aby zistili tón
Krok 1. Zamyslite sa nad tým, ako budú vaši príjemcovia čítať vašu správu
Niečo ako: „Porozprávajme sa neskôr“sa vám môže zdať nevinné, ale váš kolega, ktorý to číta, si môže myslieť, že majú problémy alebo sa hneváte. Zmeňte to na niečo ako: „Máte čas porozprávať sa neskôr o nadchádzajúcich zmenách v prehľade?“aby to bolo trochu jasnejšie.
- Vo svojich e -mailoch nikdy nepoužívajte všetky veľké písmená! Písanie vety veľkým písmom sa zvyčajne považuje za kričanie na niekoho cez obrazovku počítača.
- Namiesto niečoho „Odošlite svoje zmeny do zajtra rána“. skúste niečo ako: „Keďže termín je zajtra popoludní, do zajtra rána budem potrebovať vaše zmeny. Dajte mi vedieť, či vám táto časová os vyhovuje. “
Metóda 9 z 10: Pred odpoveďou na dráždivý e -mail sa pozastavte
Krok 1. Ak vám príde e -mail, v ktorom sa budete cítiť nahnevane, chvíľu si vydýchnite
Namiesto toho, aby ste odpovedali rýchlo, napočítajte do 10 (alebo 1 000), kým sa nebudete cítiť pokojne. Potom si znova prečítajte e-mail a zistite, či skutočne uráža alebo nie. Je pravdepodobné, že ste si správu trocha nesprávne vyložili, a v skutočnosti to nie je také zlé.
Ak stále cítite potrebu vytvoriť nahnevanú odpoveď, počkajte 24 hodín a potom ju odošlite. Potom sa po dni znova vráťte k svojej odpovedi a zistite, či ju napriek tomu chcete odoslať
Metóda 10 z 10: Dajte ľuďom prospech z pochybností
Krok 1. V e -maile je ťažké vyjadriť pozitívny tón
Ak si prečítate niečo, čo vám poslal kolega, a hneď vás to urazí, urobte krok späť a znova si prečítajte, čo napísali. Skúste sa sami seba opýtať, či je možné tón interpretovať aj iným spôsobom-je tento e-mail skutočne hrubý alebo je iba tupý?
Niekto napríklad môže napísať: „Túto správu potrebujem do dnešného večera.“Na prvý pohľad to vyzerá trochu chladne a neemotívne. Nie je to však nevyhnutne neslušné, je to len faktické a stručné
Tipy
E-maily sú často vnímané ako nie naliehavé. Ak potrebujete odpoveď hneď, skúste sa namiesto toho porozprávať so svojim kolegom osobne alebo prostredníctvom videorozhovoru
Varovania
- Aj keď emodži a emotikony označujú tón, nepoužívajte ich na profesionálny e -mail.
- Neposielajte urážlivé alebo poburujúce e -maily, najmä osobe, ktorú príliš nepoznáte.
