E -mail je bežnou formou komunikácie a vedieť, ako sa niekomu predstaviť v e -maile, vám môže pomôcť v úsilí o kariéru a vytváranie sietí. Napísanie stručného a jasného úvodného e -mailu zvýši pravdepodobnosť, že si váš príjemca nájde čas na jeho prečítanie a interakciu s vami. Vyhnite sa niektorým z bežnejších chýb, aby ste vyčnievali z davu.
Kroky
Metóda 1 z 3: Začnite silne
Krok 1. Ujasnite si predmet
Váš príjemca by mal mať dobrú predstavu o tom, o čom je e -mail, ešte predtým, ako ho otvorí. Tiež ho skráťte; dlhý predmet môže byť ťažkopádny. Pre úvodný e -mail je zvyčajne úplne prijateľné napísať „Úvod - vaše meno“.
Mobilné zariadenia zvyčajne zobrazia iba 25-30 znakov predmetu, preto ho skráťte
Tip:
Nezabudnite najskôr napísať predmet! Bežnou chybou je uloženie riadka predmetu na koniec, čo môže viesť k tomu, že ho vôbec zabudnete napísať.
Krok 2. Otvorte obchodný pozdrav
Nezačínajte „ahoj“alebo „ahoj“. Keď sa s danou osobou zoznámite, môžete použiť také pozdravy. Začnite osvedčeným obchodným pozdravom. Nepoužívajte pri pozdravu krstné meno príjemcu.
- „Vážená pani/pani/pani.“- Ak si vôbec nie ste istí rodinným stavom ženy, ktorej posielate e -maily, vždy by ste mali predvolene použiť „pani“. pretože je menej trúfalý.
- „Komu sa to môže týkať“- Toto by malo byť použité iba vtedy, ak si nie ste istí, kto dostane správu.
Krok 3. Predstavte sa
Vaša prvá veta by sa mala predstaviť príjemcovi. To im umožní priradiť meno k zvyšku e -mailovej správy.
- "Moje meno je…"
- Prípadne uveďte svoj titul. Ak máte viacero názvov, neuvádzajte všetky, iba ten najdôležitejší alebo najrelevantnejší.
Metóda 2 z 3: Udržiavanie stručnosti
Krok 1. Vysvetlite, ako ste získali e -mailovú adresu príjemcu
Dajte príjemcovi vedieť, ako ste zistili jeho kontaktné informácie. Pomáha to ukázať, že ste prešli správnymi kanálmi, aby ste sa k nim dostali.
- „Váš vedúci kancelárie ma nasmeroval na túto e -mailovú adresu“
- „Túto e -mailovú adresu som našiel na vašom webe“
- „Tak a tak som povedal, že by som sa s tebou mal skontaktovať“
Krok 2. Porozprávajte sa o poslednom stretnutí (ak je to relevantné)
Posunutie pamäte človeka môže viesť k väčšiemu zapojeniu.
- „Minulý týždeň sme sa na konferencii krátko rozprávali“
- „Včera sme spolu telefonovali“
- „Videl som vašu prezentáciu …“
Krok 3. Zdieľajte spoločný záujem
To vám môže pomôcť nadviazať vzťah s príjemcom a zabrániť tomu, aby vaše firemné e -maily pôsobili príliš chladne. Aby ste určili vzájomné záujmy, možno budete musieť urobiť malý prieskum príjemcu. Medzi možné oblasti výskumu patria Facebook, Twitter a LinkedIn.
- Uistite sa, že dáte tejto osobe vedieť, kde ste našli tento vzájomný záujem, inak budete pôsobiť ako prenasledovateľ.
- Ak je to možné, snažte sa udržať spoločný záujem v obchode, napríklad niečo vo vašom odbore alebo profesionálnu vášeň, ktorú obaja zdieľate.
Krok 4. Uveďte dôvod kontaktu
Nečakajte dlho, kým sa dostanete k veci. Nikto nebude čítať e -mail, ktorý má viac odsekov, dlho predtým, ako sa objaví čokoľvek, čo pripomína pointu. Jasne a priamo vysvetlite, čo chcete a prečo s touto osobou kontaktujete. Ak žiadate o radu alebo máte inú požiadavku, uistite sa, že je zvládnuteľná, najmä ak ide o váš prvý kontakt.
- „Mám záujem dozvedieť sa viac o …“
- „Chcel by som sa s tebou niekedy stretnúť a porozprávať sa …“
- „Chcel by som váš názor na …“
Krok 5. Zamerajte svoj e -mail na jeden predmet
Nechanie e -mailu kľukato môže spôsobiť, že váš príjemca stratí záujem alebo zabudne, prečo ste v prvom rade posielali e -maily.
Tip:
Opýtajte sa príjemcu vo svojom e -maile iba na jednu vec.
Metóda 3 z 3: Odhlásenie
Krok 1. Poďakujte príjemcovi za jeho čas
Nikto nemá rád prezeranie všetkých svojich e -mailov, preto sa poďakujte svojmu príjemcovi, že si našiel čas na prečítanie toho vášho. Táto jednoduchá zdvorilosť výrazne zlepší náladu príjemcov a zvýši šance, že dostanete odpoveď.
- „Vážim si, že ste si našli čas na prečítanie tohto e -mailu.“
- „Ďakujem, že ste si našli čas na prečítanie tohto plánu.“
Krok 2. Poskytnite výzvu na akciu
Požiadajte príjemcu, aby vám odpísal, zavolal, premyslel si váš návrh alebo čokoľvek iné, aby ho zaujal. Položenie otázky je ďalším skvelým spôsobom, ako zvýšiť zapojenie.
- „Zavolaj mi, keď budeš mať nejaký voľný čas“
- "Stretneme sa čoskoro na obede"
- "Čo si myslíš o …?"
- "Teším sa na tvoju odpoveď"
Krok 3. Ukončite e -mail
Pri ukončení profesionálneho e -mailu sa uistite, že je váš koniec vďačný, ale stručný. Vďaka jednoduchému pozdravu bude váš e -mail profesionálny a zároveň vám vyjadrí vďačnosť.
- "S pozdravom"
- "Ďakujem,"
- „S pozdravom/srdečným pozdravom“
- „Najlepšie“
- Vyhnite sa „naozaj svojmu“, „s pozdravom“, „na zdravie!“, „Mieru“, „ďakujem za ohľaduplnosť“.
Krok 4. Zahrňte svoj podpis
Ak ste svoju e -mailovú službu nenakonfigurovali tak, aby obsahovala váš podpis, nezabudnite na koniec zadať svoje meno, titul a kontaktné informácie. Nepreťažujte túto časť piatimi telefónnymi číslami, dvoma e -mailovými adresami a tromi webovými stránkami. Majte to jednoduché, aby príjemca poznal najlepší spôsob, ako sa s vami opäť spojiť. Vyhnite sa vkladaniu úvodzoviek do svojho podpisu.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Krok 5. Korektúra e -mailu
Pred kliknutím na tlačidlo „Odoslať“si nájdite chvíľu na prečítanie svojho e -mailu a opravte všetky chyby, s ktorými sa počas svojej cesty stretnete. Pretože tento e -mail bude pravdepodobne vašim prvým kontaktom s príjemcom, musíte zanechať čo najlepší dojem. Vďaka preklepom a gramatickým chybám bude váš e -mail rýchlo pôsobiť oveľa menej profesionálne.
