Tento článok sa zameriava na to, ako priamo porovnávať informácie medzi dvoma rôznymi súbormi programu Excel. Keď sa dostanete k manipulácii a porovnávaniu informácií, možno budete chcieť na analýzu pomôcť vyhľadávaním, indexovaním a zhodou.
Kroky
Metóda 1 zo 4: Používanie funkcie Excel vedľa seba
Krok 1. Otvorte zošity, ktoré potrebujete na porovnanie
Nájdete ich otvorením programu Excel a kliknutím Súbor potom Otvorenéa zo zobrazenej ponuky vyberte dva zošity na porovnanie.
Prejdite do priečinka, kde máte uložené zošity programu Excel, vyberte každý zošit samostatne a ponechajte oba zošity otvorené
Krok 2. Kliknite na kartu Zobraziť
Keď otvoríte jeden zo zošitov, môžete kliknúť na vyhliadka záložka v strede hore v okne.
Krok 3. Kliknite na položku Zobraziť vedľa seba
Nachádza sa v skupine Okno na páse s nástrojmi vyhliadka menu a má ako ikonu dva listy. Tým sa oba pracovné listy stiahnu do menších okien, ktoré sú naukladané zvisle.
- Táto možnosť nemusí byť pod položkou vyhliadka kartu, ak máte v programe Excel otvorený iba jeden zošit.
- Ak sú otvorené dva zošity, Excel ich automaticky vyberie ako dokumenty na zobrazenie vedľa seba.
Krok 4. Kliknite na položku Usporiadať všetko
Toto nastavenie vám umožňuje zmeniť orientáciu zošitov, ak sú zobrazené vedľa seba.
V ponuke, ktorá sa otvorí, môžete vybrať, či chcete mať zošity Horizontálne, Vertikálne, Kaskáda, alebo Dlaždice.
Krok 5. Povoliť synchrónne posúvanie
Keď máte oba pracovné listy otvorené, kliknite na Synchrónne posúvanie (nachádza sa pod Pohľad vedľa seba možnosť), aby bolo jednoduchšie ručne prechádzať oboma súbormi Excelu a kontrolovať prípadné rozdiely v dátach.
Krok 6. Posúvajte sa v jednom zošite a listujte v oboch
Keď je zapnuté synchrónne posúvanie, budete môcť jednoducho prechádzať oboma zošitmi súčasne a jednoduchšie porovnávať ich údaje.
Metóda 2 zo 4: Použitie funkcie vyhľadávania
Krok 1. Otvorte zošity, ktoré potrebujete na porovnanie
Nájdete ich otvorením programu Excel a kliknutím Súbor potom Otvorenéa zo zobrazenej ponuky vyberte dva zošity na porovnanie.
Prejdite do priečinka, kde máte uložené zošity programu Excel, vyberte každý zošit zvlášť a ponechajte oba zošity otvorené
Krok 2. Rozhodnite sa, z ktorej bunky chcete, aby si užívateľ vybral
Tu sa neskôr zobrazí rozbaľovací zoznam.
Krok 3. Kliknite na bunku
Hranica by mala stmavnúť.
Krok 4. Kliknite na kartu DATA na paneli s nástrojmi
Keď naň kliknete, vyberte VALIDÁCIA v rozbaľovacej ponuke. Malo by sa objaviť vyskakovacie okno.
Ak používate staršiu verziu programu Excel, panel s nástrojmi DATA sa zobrazí, keď vyberiete ÚDAJE záložka a displej Overovanie dát ako možnosť namiesto Validácia.
Krok 5. Kliknite na položku Zoznam v zozname POVOLIŤ
Krok 6. Kliknite na tlačidlo s červenou šípkou
To vám umožní vybrať si zdroj (inými slovami váš prvý stĺpec), ktorý sa potom v rozbaľovacej ponuke spracuje na údaje.
Krok 7. Vyberte prvý stĺpec v zozname a stlačte kláves Enter
Kliknite OK keď sa zobrazí okno na overenie údajov. Mali by ste vidieť pole so šípkou, ktoré sa rozbalí po kliknutí na šípku.
Krok 8. Vyberte bunku, v ktorej sa majú zobraziť ďalšie informácie
Krok 9. Kliknite na karty Vložiť a Referencie
V starších verziách Excelu môžete preskočiť kliknutie na Vložiť kartu a stačí kliknúť na Funkcie záložku na vytiahnutie Vyhľadávanie a referencie kategórie.
Krok 10. Zo zoznamu kategórií vyberte položku Lookup & Reference
Krok 11. Nájdite v zozname položku Vyhľadávanie
Keď naň dvakrát kliknete, malo by sa objaviť ďalšie pole a môžete kliknúť OK.
Krok 12. Vyberte bunku z rozbaľovacieho zoznamu pre hodnotu lookup_value
Krok 13. Vyberte prvý stĺpec v zozname pre Lookup_vector
Krok 14. Vyberte druhý stĺpec svojho zoznamu pre položku Result_vector
Krok 15. Vyberte niečo z rozbaľovacieho zoznamu
Informácie by sa mali automaticky zmeniť.
Metóda 3 zo 4: Použitie porovnávača XL
Krok 1. Otvorte prehliadač a prejdite na stránku
Tým sa dostanete na webovú stránku XL Comparator, kde môžete nahrať dva zošity programu Excel na porovnanie.
Krok 2. Kliknite na položku Vybrať súbor
Otvorí sa okno, v ktorom môžete prejsť na jeden z dvoch dokumentov programu Excel, ktoré chcete porovnať. Vyberte súbor pre obe polia.
Krok 3. Pokračujte kliknutím na Ďalej>
Akonáhle ste to vybrali, v hornej časti stránky by sa mala objaviť vyskakovacie okno s informáciou, že proces nahrávania súboru sa začal a že spracovanie väčších súborov bude trvať dlhšie. Kliknite Ok zavrieť túto správu.
Krok 4. Vyberte stĺpce, ktoré chcete naskenovať
Pod každým názvom súboru je rozbaľovacia ponuka, ktorá hovorí Vyberte stĺpec. Kliknutím na rozbaľovaciu ponuku pre každý súbor vyberte stĺpec, ktorý chcete zvýrazniť na porovnanie.
Názvy stĺpcov sa zobrazia po kliknutí na rozbaľovaciu ponuku
Krok 5. Vyberte obsah pre svoj súbor s výsledkami
V tejto kategórii sú štyri možnosti s bublinami vedľa nich. Jednu z nich budete musieť vybrať ako pokyny pre formátovanie dokumentu s výsledkami.
Krok 6. Vyberte možnosti, ktoré uľahčia porovnanie stĺpcov
V spodnej bunke ponuky porovnania uvidíte ďalšie dve podmienky pre porovnanie dokumentu: Ignorujte veľké/malé písmená a Ignorujte „medzery“pred a za hodnotami. Pred pokračovaním začiarknite obe políčka.
Krok 7. Pokračujte kliknutím na Ďalej>
Tým sa dostanete na stránku sťahovania dokumentu s výsledkami.
Krok 8. Stiahnite si porovnávací dokument
Po nahraní zošitov a nastavení parametrov budete mať k dispozícii dokument na stiahnutie, ktorý porovnáva údaje v týchto dvoch súboroch. Kliknite na podčiarknuté Kliknite tu text v Stiahnite si porovnávací súbor box.
Ak chcete vykonať ďalšie porovnania, kliknite na tlačidlo Nové porovnanie v pravom dolnom rohu stránky reštartujte proces nahrávania súboru.
Metóda 4 zo 4: Prístup k súboru programu Excel priamo z bunky
Krok 1. Vyhľadajte názvy zošitov a hárkov
-
V tomto prípade používame tri ukážkové zošity umiestnené a pomenované nasledovne:
- C: / Porovnať / Book1.xls (obsahujúci list s názvom „Predaj 1999“)
- C: / Porovnať / Book2.xls (obsahujúci list s názvom „Predaj 2000“)
- Oba zošity majú prvý stĺpec „A“s názvom produktu a druhý stĺpec „B“s každoročne predanou sumou. Prvý riadok je názov stĺpca.
Krok 2. Vytvorte porovnávací zošit
Na Book3.xls budeme pracovať na porovnaní a vytvorení jedného stĺpca obsahujúceho produkty a jedného s rozdielom medzi týmito produktmi medzi oboma rokmi.
C: / Porovnať / Book3.xls (obsahujúci list s názvom „Porovnanie“)
Krok 3. Umiestnite názov stĺpca
Len s otvoreným súborom „Book3.xls“prejdite do bunky „A1“a zadajte:
- = 'C: / Porovnať [Kniha1.xls] Predaj 1999'! A1
- Ak používate iné umiestnenie, nahraďte „C: / Compare \“týmto umiestnením. Ak používate iný názov súboru, odstráňte „Book1.xls“a namiesto neho zadajte názov súboru. Ak používate iný názov hárka, nahraďte „Predaj 1999“názvom svojho hárka. Dávajte si pozor, aby ste neotvárali odkazovaný súbor („Book1.xls“): Excel môže zmeniť pridávaný odkaz, ak ho máte otvorený. Skončíte s bunkou, ktorá má rovnaký obsah ako bunka, na ktorú ste odkazovali.
Krok 4. Potiahnutím bunky „A1“nadol zobrazte zoznam všetkých produktov
Uchopte ho z pravého dolného štvorca a presuňte ho a skopírujte všetky mená.
Krok 5. Pomenujte druhý stĺpec
V tomto prípade to v „B1“nazývame „Rozdiel“.
Krok 6. (Napríklad) Odhadnite rozdiel každého produktu
V takom prípade zadajte do bunky „B2“:
- = 'C: / Porovnať [Kniha2.xls] Predaj 2000'! B2-'C: / Porovnať [Kniha1.xls] Predaj 1999 '! B2
- S uvedenou bunkou z uvedeného súboru môžete vykonávať akúkoľvek normálnu operáciu programu Excel.
