E -mail na zdieľanie znalostí je e -mail určený na zdieľanie informácií, najmä na pracovisku alebo v inom profesionálnom prostredí. Zdieľanie znalostí je úžasný spôsob, ako ukázať svojim kolegom, že vám na nich záleží a chcete sa s nimi podeliť o to, čo viete, v nádeji, že im to môže v budúcnosti pomôcť. Môže to tiež pomôcť posilniť vaše profesionálne kontakty. Pokúste sa, aby boli vaše e -maily zdieľajúce znalosti čo najzrozumiteľnejšie a najzrozumiteľnejšie. To im uľahčí porozumenie a vstrebanie pre ostatných.
Kroky
Metóda 1 z 2: Písanie e -mailu
Krok 1. Do predmetu správy jasne a stručne uveďte účel svojho e -mailu
Napíšte riadok s predmetom, ktorý vášmu publiku poskytne jasnú ukážku toho, čo môže očakávať po otvorení vášho e -mailu. Snažte sa, aby dĺžka predmetu bola asi 7 slov.
- Ak sa napríklad chcete podeliť o znalosti, ktoré ste získali počas účasti na konferencii o kódovaní, môžete predmet spísať takto: „Kľúčové informácie z konferencie Miami Coders Conference 2020“.
- E -maily s vágnymi alebo príliš dlhými predmetmi sú oveľa menej náchylné na otvorenie. Vyhnite sa krátkym témam obsahujúcim iba 1 až 2 slová, ktoré v skutočnosti neuvádzajú, o čom je e-mail.
Tip:: Ak chcete, aby si ľudia prečítali váš e -mail na zdieľanie znalostí v určitom časovom rámci, zadajte do predmetu dátum. Môžete napríklad napísať „O pokroku v odvetví, o ktorom sa bude diskutovať, na stretnutí 2. augusta“.
Krok 2. Začnite e -mail pozdravom nasmerovaným na vaše konkrétne publikum
Zamyslite sa nad publikom, ktorému plánujete odoslať e -mail so zdieľaním znalostí, a zvoľte pozdrav s primeranou úrovňou formality. Zahrňte pozdrav pre všetkých, ktorí dostanú e -mail.
- Ak napríklad posielate e -mail malému tímu programátorov, s ktorými úzko spolupracujete a dobre ich poznáte, môžete začať e -mailom s niečím nadčasovým a priateľským ako: „Dobré popoludnie, moji kolegovia v kódovaní ninjov.“
- Ak odosielate e -mail na zdieľanie znalostí vyšším pracovníkom alebo nejakej skupine, ktorá obsahuje jednotlivcov, ktorých osobne nepoznáte, môžete zvoliť formálnejší pozdrav v podobe: „Vážení členovia výkonnej rady“alebo „ Dobré ráno, marketingový tím.”
- Ak zdieľate znalosti iba s 1 alebo 2 ľuďmi, môžete ich osloviť menom v pozdravu svojho e -mailu.
- Ak máte pochybnosti, môžete použiť niečo obecné ako: „Ahoj, všetci“alebo „Dobré popoludnie“.
Krok 3. Na začiatok e -mailu napíšte krátke pozadie alebo kontext
Začnite krátkym odsekom priamo pod pozdravom, ktorý vysvetľuje, čo budete zdieľať vo svojom e -maile. Čitatelia tak získajú viac kontextu pre to, čo sa chystajú čítať, ako predmet.
Ak napríklad zdieľate poznatky z konferencie o kódovaní, môžete napísať niečo ako: „Minulý týždeň som mal to šťastie, že som sa mohol zúčastniť konferencie Miami Coders Conference 2020. Chcel by som sa s vami podeliť o niektoré kľúčové poznatky z 2-dňovej konferencie, počas ktorej sme sa dozvedeli o trendoch v oblasti umelej inteligencie a kódovania do roku 2021. Dúfam, že tieto znalosti budú pre vás rovnako užitočné a zaujímavé ako pre mňa.”
Krok 4. Rozdeľte telo e -mailu na sekcie
Rozdeľte hlavné body, ktoré chcete zdieľať, do súdržných sekcií, aby bolo jednoduchšie ich sledovať a stráviť. Nadpisy umiestnite na začiatok každej sekcie informácií, aby bolo jasné, o čom je nasledujúci text. Rozdeľte dlhé sekcie na niekoľko kratších odsekov a rozdeľte informácie, namiesto toho, aby ste hromadu informácií vyhodili do 1 dlhého textového bloku.
- Zaistite, aby každý váš odsek obsahoval súvisiace body. Ak začínate novú myšlienku, začnite písať nový odsek.
- Ak sa chcete napríklad podeliť o to, čo ste sa dozvedeli o trendoch v oblasti umelej inteligencie a kódovania na nedávnej konferencii, na ktorej ste sa zúčastnili, môžete svoj e -mail usporiadať takto: nadpis sekcie s názvom „Aktualizácie priemyslu umelej inteligencie“a potom napísať niekoľko odsekov o tejto téme, za ktorou nasleduje ďalší nadpis sekcie s názvom „Trendy v kódovaní na rok 2021“, za ktorým nasleduje niekoľko ďalších odsekov.
Krok 5. Uzavrite telo e -mailu súhrnným odsekom
Pred odhlásením napíšte krátky odsek, ktorý zopakuje niektoré hlavné informácie, ktoré váš e -mail obsahoval. Dajte svojim čitateľom vedieť, čo dúfate, že získajú zo zdieľaných znalostí, a zahrňte všetky relevantné akčné položky.
- Môžete napríklad povedať niečo ako: „Ako vidíte, v oblasti AI dochádza k mnohým novým vzrušujúcim vývojom v oblasti marketingu a v roku 2021 je potrebné dávať si pozor na niekoľko nových zaujímavých trendov v oblasti programovania. Dúfam, že tieto informácie použijete na naše vývojové projekty a premýšľať o tom, ako by sme mohli v priebehu budúceho roka vylepšiť naše produkty. “
- Príkladom akčného bodu by mohlo byť niečo ako: „Poďme sa v piatok na stretnutí podeliť o niektoré svoje myšlienky o všetkých týchto informáciách. Na diskusiu buďte pripravení aspoň s 1 bodom. “
Krok 6. Ukončite svoj e -mail odhlásením, za ktorým nasleduje vaše meno a titul
Vyberte si krátke a priateľské znamenie s primeranou úrovňou formality pre svoje publikum. Úplne na konci uveďte svoje meno a titul, aby ľudia presne vedeli, od koho pochádza e -mail, ktorý si práve prečítali, čo je obzvlášť dôležité, ak osobne nepoznáte všetkých členov svojho publika.
- Príklady príležitostných odhlásení, ktoré fungujú takmer pre každý e -mail, sú: „Ďakujem“, „S pozdravom“a „Všetko najlepšie“.
- Niektoré formálnejšie odznaky sú: „S pozdravom“a „S úctou váš“.
- Niektoré nápady na ešte príležitostnejšie odhlasovanie, ktoré môžete použiť na odoslanie e -mailu ľuďom, s ktorými môžete pracovať alebo sa s nimi stretávať každý deň, sú: „Uvidíme sa zajtra“a „Na zdravie“.
- Ak zdieľate znalosti mimo svojej organizácie, zadajte za názov a titul aj názov svojej organizácie, aby ľudia vedeli, odkiaľ ich píšete.
Metóda 2 z 2: Prispôsobenie čitateľa e-mailu
Krok 1. E -mail je čo najkratší
Pokúste sa zahrnúť všetky informácie, ktoré chcete zdieľať, do čo najmenšieho počtu slov. Čím dlhší je váš e -mail, tým menšia je pravdepodobnosť, že si ľudia, s ktorými sa chcete podeliť o svoje znalosti, prečítajú celú vec.
- Ak píšete o obzvlášť komplexnej téme, môžete kedykoľvek zahrnúť odkazy na externé zdroje alebo prílohy a poskytnúť tak podrobnejšie informácie. Tí, ktorí sa zaujímajú o to, čo zdieľate, sa tak môžu hlbšie ponoriť do témy.
- Nie je stanovené žiadne pravidlo, ako dlho by mal email so zdieľaním znalostí trvať, a bude to závisieť veľa od typu informácií, ktoré zdieľate, a od zložitosti predmetu. Dobrou zásadou je nepísať e -mail dlhšie, ako by ste si sami chceli prečítať.
Krok 2. Zvýraznite dôležité informácie odrážkami alebo očíslovanými zoznamami
Zopakujte kľúčové informácie z vašich textových odsekov v odrážkach alebo očíslovaných zoznamoch. Pomáha to zopakovať zdieľané znalosti a čitateľom sa dá rýchlo pozrieť, aby získali niektoré z hlavných bodov vášho e -mailu.
Môžete si napríklad vytvoriť zoznam s názvom ako „5 najlepších marketingových trendov do roku 2021“a zapísať si trendy od 1 do 5 do očíslovaného zoznamu pod ním. Čitatelia môžu ľahko vidieť, aké sú trendy, a potom si môžu prečítať text vášho e -mailu, ak chcú podrobnejšie informácie
Krok 3. Používajte čo najviac jednoduchý, ľahko zrozumiteľný jazyk
Vyhnite sa používaniu veľkých slov a žargónu na vysvetlenie svojich bodov, pokiaľ to skutočne nepotrebujete. Vďaka tomu bude váš e -mail oveľa jednoduchšie čitateľný a zrozumiteľný širšiemu publiku, ktoré pravdepodobne nie je tak dobre oboznámené s témou, o ktorej píšete, ako vy.
Pri výbere jazyka, ktorý použijete, vezmite do úvahy aj svoje publikum. Ak napríklad píšete pre malú skupinu programátorov, pravdepodobne sa vám bude dariť používať v e -maile viac kódového žargónu, ako keby ste písali rozmanitému publiku
Tip: Ak nevyhnutne potrebujete na vysvetlenie veci použiť slovo, ktoré ľudia možno nepoznajú, zadajte definíciu pri prvom použití slova v obsahu vášho e -mailu.
Krok 4. Napíšte profesionálnym tónom
Buďte zdvorilí, používajte správnu gramatiku a interpunkciu a starostlivo vyberajte slová. Vyhnite sa písaniu ležérnym tónom a nepoužívajte slang alebo neprofesionálny jazyk. Pomôže vám to stať sa profesionálnym a znalým témy, o ktorej zdieľate informácie.
- Napríklad nepíšte slová veľkými písmenami a striedmo používajte výkričníky, aby ste nepôsobili tak, že kričíte na publikum.
- Nepoužívajte slangové slová alebo frázy ako „jo“, „čo sa deje“alebo „áno“.
Krok 5. Držte sa štandardného písma, znakov a formátovania e -mailu
Nepoužívajte žiadne písma alebo špeciálne znaky, ktoré niektoré systémy nemajú. Používajte štandardné systémové písmo, ktoré je zabudované vo vašom e-mailovom serveri, držte sa použitia znakov, ktoré sú na štandardnej klávesnici, a nezaťažujte sa predvoleným formátovaním e-mailu.
To zaistí, že prakticky každý, kto dostane váš e -mail na iný počítač alebo prostredníctvom iného e -mailového servera, uvidí presne to, čo ste videli pri písaní e -mailu
Tipy
- Pri písaní e -mailu na zdieľanie znalostí vždy myslite na svoje publikum. Pomôže vám to určiť úroveň formality, tón a jazyk, ktorý budete používať.
- Uistite sa, že odosielate e -mail na zdieľanie znalostí ľuďom, ktorí z toho budú mať najväčší prospech. Programátora napríklad nemusí zaujímať trendy a vývoj v marketingovom odvetví, ale niekoho z klientskeho servisu to môže zaujímať.
- Pred vytvorením e -mailu na zdieľanie znalostí si položte otázku, či je to najlepší spôsob zdieľania informácií. V niektorých prípadoch sa môžete rozhodnúť, že efektívnejšie bude osobné stretnutie alebo videokonferencia.
- Pred napísaním e -mailu vytvorte náčrt toho, čo chcete zdieľať. Ak sa napríklad chcete podeliť o niektoré marketingové techniky, ktoré ste sa naučili na webinári, na ktorý ste išli, môžete si napísať hlavné body, ako napríklad „nové techniky SEO“, „e -mailové marketingové stratégie“a „osvedčené postupy pre obsahový marketing“.
Varovania
- Zaistite, aby jazyk, ktorý používate vo svojom e -maile, bol zrozumiteľný pre každého z vášho publika. Ak napríklad píšete s celou spoločnosťou, nepoužívajte veľa žargónu programovania.
- Pred odoslaním si svoje e -maily vždy skontrolujte a skontrolujte pravopis. Ak váš e -mail obsahuje chyby, nebudete pôsobiť ako spoľahlivý zdroj znalostí.
