Mnoho spoločností používa program Microsoft Excel na sledovanie nákladov na oddelenie alebo na celkové náklady spoločnosti. Keďže Excel je teraz často dodávaný s osobnými počítačmi, ktoré používajú operačný systém Windows, ak máte Excel na domácom počítači, môžete ho použiť na sledovanie svojich účtov. K dispozícii je množstvo šablón na sledovanie vašich výdavkov z webových stránok spoločnosti Microsoft a ďalších. Nedávne verzie programu Excel obsahujú šablónu na sledovanie vašich účtov medzi predinštalovanými šablónami. Môžete si tiež nastaviť vlastnú tabuľku na sledovanie účtov v programe Excel. Nasledujú pokyny pre oba prístupy.
Kroky
Metóda 1 z 2: Práca so šablónou programu Excel
Krok 1. Vyberte predinštalovanú šablónu
Nedávne verzie programu Excel obsahujú šablónu na sledovanie osobných výdavkov a šablóny pre bežné obchodné aplikácie. K týmto šablónam máte prístup a môžete ich používať na sledovanie svojich účtov v programe Excel.
- V programe Excel 2003 vyberte v ponuke „Súbor“položku „Nové“. Dialógové okno „Šablóny“zobrazíte kliknutím na položku „Na mojom počítači“na paneli úloh „Nový zošit“.
- V programe Excel 2007 vyberte v ponuke tlačidiel „Súbor“položku „Nové“. Zobrazí sa dialógové okno „Nový zošit“. V ponuke „Šablóny“na ľavom paneli vyberte „Nainštalované šablóny“. Vyberte „Osobný mesačný rozpočet“z „Nainštalovaných šablón“na strednom paneli a kliknite na „Vytvoriť“.
- V programe Excel 2010 kliknite na kartu „Súbor“a potom v ponuke „Súbor“zvoľte „Nový“. V hornej časti panela „Dostupné šablóny“vyberte „Vzorové šablóny“, potom zo zobrazenia vzorových šablón vyberte „Osobný mesačný rozpočet“a kliknite na „Vytvoriť“.
Krok 2. Vyberte si online šablónu
Ak šablóna osobného rozpočtu, ktorá je predinštalovaná v programe Microsoft Excel, nefunguje na sledovanie vašich výdavkov, môžete si vybrať šablónu online. Šablónu si môžete stiahnuť z webu tretej strany alebo sa pomocou programu Excel spojiť s balíkom Microsoft Office Online.
- V prípade Excelu 2003 môžete vybrať vhodnú šablónu z knižnice Microsoft Office Online na adrese https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Tu nájdete aj šablóny určené pre novšie verzie programu Excel.)
- V programe Excel 2007 zvoľte „Rozpočty“v sekcii Microsoft Office Online v dialógovom okne „Nový zošit“. Na pripojenie k online knižnici šablón Office musíte mať funkčné internetové pripojenie.
- V programe Excel 2010 vyberte v sekcii Office.com na table Dostupné šablóny položku „Rozpočty“. Na pripojenie k online knižnici šablón Office musíte mať funkčné internetové pripojenie.
Krok 3. Zadajte svoje informácie do príslušných buniek
Presné informácie závisia od šablóny tabuľky, ktorú používate.
Krok 4. Uložte tabuľku
Môžete buď použiť názov, ktorý šablóna poskytuje pre vašu tabuľku, alebo ho zmeniť na niečo zmysluplnejšie. Stačí, ak do existujúceho názvu súboru pridáte svoje meno a rok.
Metóda 2 z 2: Navrhnutie vlastnej tabuľky na sledovanie výdavkov
Krok 1. Otvorte Excel
Krok 2. Do bunky A1 zadajte názov tabuľky
Použite zmysluplný názov, ako napríklad „Osobný rozpočet“, „Sledovanie osobných výdavkov“alebo niečo podobné. (Pri zadávaní názvu vylúčte úvodzovky; slúžia tu len na to, aby ukázali, že mená sú iba príkladmi.)
Krok 3. Do riadka 2 zadajte názvy stĺpcov
Navrhované názvy a poradie sú „Dátum“, „Kategória príjemcu platby“(alebo „Príjemca platby“), „Poznámky“, „Výdavky“, „Príjmy“(alebo „príjem“alebo „vklad“) a „zostatok“. Zadajte tieto názvy do buniek A2 až G2; Možno budete musieť upraviť šírky stĺpcov tak, aby vyhovovali dlhým názvom alebo záznamom stĺpcov.
Hneď ako nastavíte nadpisy a záhlavia stĺpcov, použite funkciu „Ukotviť panely“na to, aby sa tieto záhlavia nachádzali v hornej časti displeja pri posúvaní sa v záznamoch. Ukotviť panely sa nachádza v ponuke „Zobraziť“v Exceli 2003 a starších verziách a v skupine „Okno“na páse s ponukou „Zobraziť“v Exceli 2007 a 2010
Krok 4. Do buniek v riadku 3 zadajte svoju prvú výdavkovú položku
Krok 5. Zadajte vzorec zostatku do bunky G3
Pretože toto je prvý záznam zostatku, zostatok bude určený tak, že sa vezme rozdiel medzi nákladmi a výnosmi. Ako to nastavíte, závisí od toho, či sa chcete pozrieť na výdavky alebo hotovosť.
- Ak nastavujete tabuľku tak, aby sa primárne zameriavala na vaše výdavky, vzorec zostatku by bol = E3-F3, kde E3 je bunka predstavujúca náklady a F3 je bunka predstavujúca výnos. Ak nastavíte vzorec týmto spôsobom, celkový súčet vašich výdavkov bude kladné číslo, ktoré bude jednoduchšie porozumieť.
- Ak nastavujete tabuľku tak, aby bola karta v prevádzke stále k dispozícii, vzorec zostatku by bol = F3-E3. Ak tabuľku nastavíte týmto spôsobom, zostatok sa ukáže ako kladný, ak váš peňažný tok prevyšuje vaše výdavky, a záporný, ak máte viac výdavkov ako výnosov.
Krok 6. Zadajte svoju druhú nákladovú položku do buniek v riadku 4
Krok 7. Zadajte vzorec zostatku do bunky G4
Pretože druhý a nasledujúci záznam udržia priebežný zostatok, je potrebné výsledok rozdielu medzi nákladmi a výnosmi pripočítať k hodnote zostatku pre predchádzajúci záznam.
- Ak nastavujete tabuľku tak, aby sa primárne zameriavala na vaše výdavky, vzorec zostatku by bol = G3+(E4-F4), kde G3 je bunka predstavujúca predchádzajúci zostatok, E4 je bunka predstavujúca náklady a F4 je bunka predstavujúce príjem.
- Ak nastavujete tabuľku tak, aby bola karta v prevádzke stále k dispozícii, vzorec zostatku by bol = G3+(F4-E4).
- Zátvorky okolo buniek predstavujúce rozdiel medzi nákladmi a príjmami nie sú potrebné; sú zahrnuté len preto, aby bol koncept vzorca o niečo jasnejší.
- Ak chcete ponechať bunku so zostatkom prázdnu, kým sa nevyplní celý záznam, môžete vo vzorci použiť príkaz IF, takže ak nebol zadaný dátum, v bunke zostatku sa nezobrazí žiadna hodnota. Vzorec pre tento druhý záznam znie = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), ak nastavujete tabuľku na sledovanie výdavkov a znie = IF (A4 = " "," ", G3+(F4-E4)), ak nastavujete tabuľku tak, aby ukazovala hotovosť. (Môžete vynechať zátvorky okolo buniek predstavujúcich výdavky a príjmy, ale nie vonkajšiu sadu zátvoriek.)
Krok 8. Skopírujte vzorec zostatku do ostatných buniek v stĺpci G (stĺpec Zostatok)
Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku G3 a v rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Kopírovať“; potom potiahnutím vyberte bunky v stĺpci pod ním. Pravým tlačidlom myši kliknite na vybraté bunky a v rozbaľovacej ponuke vyberte príkaz „Prilepiť“, čím vzorec vložíte do vybratých buniek. (V programe Excel 2010 vyberte v rozbaľovacej ponuke buď možnosť „Prilepiť“alebo „Prilepiť vzorce“.) Vzorec automaticky aktualizuje odkazy na bunky tak, aby uvádzali odkazy na výdavky, výnosy a dátum (ak sa používajú) z aktuálneho riadka a odkaz na zostatok v riadku nad aktuálnym riadkom.
Krok 9. Uložte tabuľku
Pomenujte tabuľku zmysluplným názvom, napríklad „Expense Tracking.xls“alebo „Personal Budget.xls“. Rovnako ako pre tabuľku s rozpočtom založenú na šablónach, možno budete chcieť do názvu súboru zahrnúť svoje meno a rok. (Znovu upozorňujeme, že úvodzovky slúžia iba na zobrazenie ukážkových názvov a nemali by ste ich zadávať. Tiež nepíšete príponu súboru, Excel vám to poskytne.)
Excel 2003 a staršie ukladajú súbory tabuliek do staršieho formátu „.xls“, zatiaľ čo Excel 2007 a 2010 ukladajú tabuľky v novšom formáte „.xlsx“založenom na XML, ale môžu čítať a ukladať tabuľky aj v staršom formáte „.xls“. Ak máte niekoľko počítačov a plánujete ponechať túto tabuľku na všetkých, použite starší formát, ak je na niektorom z vašich počítačov nainštalovaný program Excel 2003 alebo starší, a novší formát, ak všetky vaše počítače majú program Excel 2007
Video - Používaním tejto služby môžu byť niektoré informácie zdieľané so službou YouTube
Tipy
- Na zaistenie konzistentného pravopisu používajte „automatické dopĺňanie“v kategóriách nákladov a výnosov.
- Ak chcete odlíšiť zaplatené účty od nezaplatených, ale očakávaných výdavkov, môžete pri platených účtoch zvýrazniť tučným písmom alebo zafarbiť text alebo použiť tieňovanie buniek.
- Aby ste sa vyhli neúmyselnej zmene hlavičky vzorca alebo stĺpca, možno budete chcieť tieto bunky chrániť pred zmenami. Vyberte bunky, ktoré chcete zmeniť (dátum, kategória príjemcu platby, náklady, výnosy a poznámky), odomknite tieto bunky a potom aplikujte ochranu na celú tabuľku.
