Naučiť sa používať hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Word môže byť skľučujúca úloha, ak sa pokúšate použiť pomocníka spoločnosti Microsoft. Načrtneme oveľa lineárnejší proces - vytvorenie súboru s adresou v programe Excel, zlúčenie v programe Word a pridanie zámerov a jemnejších podrobností. Tento jednoduchý proces vám môže ušetriť hodiny hádania sa so štítkami, a zaistí, že sa neskôr neuchýlite k ich písaniu rukou!
Poznámka: Toto je pre Office 2003; pokyny pre iné verzie sa môžu líšiť.
Kroky
Krok 1. Vytvorte súbor s adresou v programe Microsoft Excel vložením mien a adries nasledujúcim spôsobom:
Krok 2. Riadok 1 by mal mať nadpisy, než začnete pridávať adresy od riadka 2 a ďalej
- Umiestnite krstné mená do stĺpca A.
- Priezviská umiestnite do stĺpca B.
- Ulice zadajte do stĺpca C.
- Umiestnite mestá do stĺpca D.
- Umiestnite kraj do stĺpca E.
- Poštové smerovacie čísla zadajte do stĺpca F.
- Uložte súbor. Zapamätajte si umiestnenie a názov súboru.
- Zatvorte Excel.
Krok 3. Otvorte Word a prejdite na „Nástroje/Písmená“a „Poštové schránky/Hromadná korešpondencia“
Ak tabla úloh nie je otvorená na pravej strane obrazovky, prejdite na tablu Zobraziť/Úlohu a kliknite na ňu. Mala by sa objaviť tabla úloh
Krok 4. Vyplňte prepínač Štítky na table úloh
Krok 5. Kliknite na Možnosti štítka a v zozname vyberte štítok, ktorý používate
Keď ste si vybrali, kliknite na tlačidlo OK.
Krok 6. Kliknite na Ďalej:
„Vyberte príjemcov“.
Krok 7. Kliknite na „Prehľadávať“a vyhľadajte súbor, ktorý ste práve uložili do programu Excel a uložili do priečinka Moje dokumenty
Otvorte tento súbor a otvorí sa dialógové okno. Predvolene by mali byť vybraní všetci príjemcovia. Ak nie, urobte to a kliknite na OK.
Krok 8. Kliknite na Ďalej:
„Usporiadajte svoje štítky“.
Krok 9. Kliknite na „Viac položiek
.. Ponechajte vybraté polia databázy (vpravo hore) a kliknite na polia, ktoré chcete vložiť. Kliknite na ne v poradí, v akom sa zobrazia na štítku. Obvykle ide o krstné meno, priezvisko, adresu, mesto, kraj, poštové smerovacie číslo. Ignorujte skutočnosť, že všetky skončia na jednom riadku. Keď skončíte s výberom, môžete na štítok pridať medzery a znaky na konci vozíka. Keď máte všetky polia vložené, kliknite na tlačidlo OK. Ak zabudnete jedno miesto kurzor na miesto, kam ho chcete umiestniť (pole napravo od kurzora pravdepodobne zmení farbu na sivú-to je v poriadku), potom znova kliknite na položku „Ďalšie položky …“a vyberte pole, ktoré chcete pridať. V okne jedenkrát kliknite na položku ZATVORIŤ Dokončili ste vkladanie všetkých požadovaných polí.
Krok 10. Pridajte medzery a konce vozíka, aby štítok vyzeral správne
Ignorujte to, keď pole za umiestnením ktoréhokoľvek z nich zošedne, namiesto nahradenia poľa sa pridá priestor.
Krok 11. Celú adresu posunieme mierne doprava tak, že raz „zvýšime odsadenie“
To závisí od veľkosti štítka, ktorý používate, ale vyzerá lepšie!
Ak je všetko tam, kde chcete, kliknite na Aktualizovať všetky štítky. Polia by ste mali vidieť skopírované na všetky štítky
Krok 12. Kliknite na Ďalej:
„Ukážka vašich štítkov“.
Krok 13. Ak ste spokojní, kliknite na Ďalej:
„Dokončiť zlúčenie“. Na tejto obrazovke môžete upravovať jednotlivé štítky alebo tlačiť. stojí za to kliknúť na UPRAVIŤ INDIVIDUÁLNE ŠTÍTKY a kliknúť na VŠETKO a OK, aj keď ste s ním spokojní, aby ste mali prístup na všetky stránky štítkov.
Uložte súbor skôr, ako urobíte čokoľvek iné
Krok 14. Na vytvorenie štítkov môžete použiť aj hromadné online nástroje na hromadnú korešpondenciu
Výhodou je, že ich použitie je jednoduchšie a rýchlejšie.
