Tento wikiHow vás naučí, ako vytvoriť tabuľku adries v programe LibreOffice Calc, ktorá sa má použiť v hromadnej korešpondencii LibreOffice Writer. Keď tabuľku vytvoríte a uložíte v správnom formáte, budete ju musieť pred začatím označovania polí v dokumente pripojiť k aplikácii Writer. Našťastie LibreOffice Writer prichádza s rýchlym nástrojom na vytváranie databáz, vďaka ktorému je tento proces hračkou.
Kroky
Časť 1 z 3: Vytvorenie tabuľky
Krok 1. Otvorte LibreOffice Calc
Nájdete ho v ponuke Štart systému Windows alebo v priečinku Aplikácie počítača Mac. Calc je tabuľkový procesor, ktorý je veľmi podobný programu Microsoft Excel a Tabuľkám Google.
Krok 2. Označte hlavičky stĺpcov
Budete chcieť použiť relevantné názvy hlavičiek, ako sú meno, adresa, štát a PSČ, atď. Tieto menovky by mali ísť do samostatných buniek v prvom riadku tabuľky.
- Môže byť užitočné označiť každý stĺpec najmenším možným počtom informácií. Napríklad namiesto jedného stĺpca s názvom Adresa môžete použiť StreetAddress, State a Zip. Namiesto jedného stĺpca pre meno môžete zadať krstné meno a priezvisko.
- Skutočné stĺpce hlavičky by mali byť prispôsobené vašim potrebám.
Krok 3. Vyplňte stĺpce údajmi, ktoré sa majú zlúčiť
Každý riadok by mal obsahovať údaje pre jeden kontakt. Po zadaní prvého kontaktu do prvého dostupného riadka zadajte ďalší kontakt do ďalšieho riadka a podobne.
Nie je potrebné používať žiadne špeciálne formátovanie alebo štýly (napríklad tučným písmom), pretože údaje budú formátované v dokumente vašej hromadnej korešpondencie
Krok 4. Uložte súbor vo formáte súboru ODF
Formát súboru ODF končí príponou súboru. ODS, čo sa môže zdať trochu divné, ale je to správne. Uloženie tabuľky:
- Kliknite na Súbor ponuku vľavo hore a vyberte Uložiť ako.
- Prejdite do priečinka, do ktorého chcete súbor uložiť. Toto miesto si budete musieť zapamätať.
- Vyberte Tabuľka ODF (*.ods) z rozbaľovacej ponuky „Uložiť ako typ“alebo „Formát“.
- Kliknite Uložiť. V tomto mieste aplikáciu Calc úplne zatvorte.
Časť 2 z 3: Pripojenie tabuľky
Krok 1. Otvorte Libre Writer
Nájdete ho v ponuke Štart systému Windows alebo v priečinku Aplikácie vášho počítača Mac.
Zatiaľ si nerobte starosti s navrhovaním listu alebo dokumentu-adresy zatiaľ spájate so spisovateľom
Krok 2. Otvorte sprievodcu zdrojom údajov adresy
Tento nástroj uľahčuje vytváranie databázy z tabuľky. Robiť to:
- Kliknite na Súbor ponuka vľavo hore.
- Kliknite Čarodejníci v ponuke.
- Kliknite Zdroj údajov adresy.
Krok 3. Vyberte „Iný externý zdroj údajov“a kliknite na Ďalej
Je to posledná možnosť.
Krok 4. Kliknite na tlačidlo Nastavenia
Zobrazí sa okno „Vytvoriť zdroj údajov adresy“.
Krok 5. Vyberte „Tabuľka“a kliknite na Ďalej
Writer to informuje, že pracujete s formátom tabuľky.
Krok 6. Vyberte tabuľku, ktorú ste vytvorili, a kliknite na Ďalej
Ak to chcete urobiť, kliknite na Prehliadať prejdite na tabuľku obsahujúcu adresy (končiac príponou súboru. ODS) a dvojitým kliknutím na tabuľku ju vyberte.
Kliknutím na Testovanie pripojenia tlačidlo v pravom dolnom rohu. Mali by ste vidieť správu, že pripojenie bolo úspešne nadviazané. Ak sa zobrazí chyba, pravdepodobne ste vybrali nesprávny súbor alebo ste ho uložili v zlom formáte.
Krok 7. Kliknite na tlačidlo Dokončiť
Teraz, keď ste pripojili tabuľku, môžete začať importovať údaje.
Krok 8. Pokračujte kliknutím na Ďalej
Urob nie kliknite na tlačidlo „Priradenie poľa“, pretože to vo vašej tabuľke nebude fungovať.
Krok 9. Pomenujte databázový súbor (. ODB)
Pozrite sa na názov súboru v poli "umiestnenie"-súbor sa predvolene nazýva "Addresses.odb". Ak chcete, môžete si tento názov ponechať alebo ho zmeniť na niečo iné. Nezabudnite však ponechať. ODB na konci názvu súboru.
- Ak je začiarknuté políčko „Vložiť definíciu tohto adresára do aktuálneho dokumentu“, zrušte začiarknutie tohto políčka.
- Pole „Názov adresára“je spôsob, akým sa tento zoznam adries zobrazí v iných aplikáciách LibreOffice. Ak chcete, môžete to zmeniť.
Krok 10. Kliknite na Dokončiť
Vaša tabuľka je teraz prepojená s LibreOffice Writer a pripravená na použitie vo vašej hromadnej korešpondencii.
Databáza zostane k dispozícii na použitie aj v budúcich listoch alebo dokumentoch
Časť 3 z 3: Vytvorenie dokumentu hromadnej korešpondencie
Krok 1. Otvorte nový dokument v programe LibreOffice Writer
Ak ste už vytvorili formulár listu, listu so štítkom alebo šablóny obálky, otvorte ho teraz.
Krok 2. Otvorte panel Zdroje údajov
Ak to chcete urobiť, kliknite na vyhliadka v hornej časti ponuky a potom vyberte Zdroje dát. Hodnoty tabuľky s adresou uvidíte na paneli v hornej časti dokumentu. Panel tam zostane, aby vám to uľahčilo.
Krok 3. Naformátujte dokument tak, ako by mal vyzerať
Ak napríklad píšete formulár, napíšte ho tak, ako by mal vyzerať.
Krok 4. Presuňte hlavičky stĺpcov údajov na ich zodpovedajúce miesta
Hlavičky stĺpcov údajov sú sivé štítky nad údajmi o adrese v hornom paneli. Ak napríklad píšete písmeno a chcete, aby začalo na „Vážený (krstné meno)“, zadajte slovo Vážený, presuňte Krstné meno do hlavičky stĺpca, kde zadáte meno a potom čiarku.
Keď potiahnete hlavičku stĺpca na požadované miesto, zobrazí sa s trojuholníkovými zátvorkami na oboch stranách (napr.:)
Krok 5. Uložte dokument
Aby ste sa uistili, že sa vašej tvrdej práci nič nestane, kliknite na Súbor menu a vyberte Uložiť ako. Súbor by mal byť uložený s príponou. ODT, takže vyberte Textový dokument ODF (*.odt) z ponuky „Uložiť ako typ“alebo „Formátovať“.
Krok 6. Vytlačte dokument
Kroky, ktoré je potrebné vykonať, sa líšia v závislosti od toho, čo tlačíte.
- Ak tlačíte formulár, kliknite na Súbor menu a vyberte Vytlačiť. Zobrazí sa otázka, či chcete vytlačiť výber listu Áno po vyzvaní. Ak nechcete tlačiť písmená pre všetkých ľudí v zozname adries, podržte Ctrl (PC) alebo Velenie (Mac) kliknutím na tie, ktoré chcete vytlačiť. Kliknite OK, a potom podľa potreby vytlačte.
- Ak vytvárate štítky, prejdite na Súbor > Nový > Štítky, vyberte databázu, tabuľku a polia. V spodnej časti vyberte typ papiera na štítky, na ktorý tlačíte (napr. Avery A4), a ďalšie predvoľby vytvárania štítkov a potom kliknite na Uložiť. Odtiaľ, na možnosti kartu, kliknite na Synchronizovať obsah, a potom Nový dokument na vytvorenie listu so štítkami. Dokument potom môžete vytlačiť podľa potreby výberom Súbor > Vytlačiť.