Ako previesť tabuľku LibreOffice do databázy pre dokumenty hromadnej korešpondencie

Obsah:

Ako previesť tabuľku LibreOffice do databázy pre dokumenty hromadnej korešpondencie
Ako previesť tabuľku LibreOffice do databázy pre dokumenty hromadnej korešpondencie

Video: Ako previesť tabuľku LibreOffice do databázy pre dokumenty hromadnej korešpondencie

Video: Ako previesť tabuľku LibreOffice do databázy pre dokumenty hromadnej korešpondencie
Video: 💦Blackview BV9200 ЧЕСТНЫЙ ОБЗОР ПРОТИВОУДАРНОГО 2024, Marec
Anonim

Tento wikiHow vás naučí, ako vytvoriť tabuľku adries v programe LibreOffice Calc, ktorá sa má použiť v hromadnej korešpondencii LibreOffice Writer. Keď tabuľku vytvoríte a uložíte v správnom formáte, budete ju musieť pred začatím označovania polí v dokumente pripojiť k aplikácii Writer. Našťastie LibreOffice Writer prichádza s rýchlym nástrojom na vytváranie databáz, vďaka ktorému je tento proces hračkou.

Kroky

Časť 1 z 3: Vytvorenie tabuľky

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie Krok 1
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie Krok 1

Krok 1. Otvorte LibreOffice Calc

Nájdete ho v ponuke Štart systému Windows alebo v priečinku Aplikácie počítača Mac. Calc je tabuľkový procesor, ktorý je veľmi podobný programu Microsoft Excel a Tabuľkám Google.

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 2
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 2

Krok 2. Označte hlavičky stĺpcov

Budete chcieť použiť relevantné názvy hlavičiek, ako sú meno, adresa, štát a PSČ, atď. Tieto menovky by mali ísť do samostatných buniek v prvom riadku tabuľky.

  • Môže byť užitočné označiť každý stĺpec najmenším možným počtom informácií. Napríklad namiesto jedného stĺpca s názvom Adresa môžete použiť StreetAddress, State a Zip. Namiesto jedného stĺpca pre meno môžete zadať krstné meno a priezvisko.
  • Skutočné stĺpce hlavičky by mali byť prispôsobené vašim potrebám.
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 3
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 3

Krok 3. Vyplňte stĺpce údajmi, ktoré sa majú zlúčiť

Každý riadok by mal obsahovať údaje pre jeden kontakt. Po zadaní prvého kontaktu do prvého dostupného riadka zadajte ďalší kontakt do ďalšieho riadka a podobne.

Nie je potrebné používať žiadne špeciálne formátovanie alebo štýly (napríklad tučným písmom), pretože údaje budú formátované v dokumente vašej hromadnej korešpondencie

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 4
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 4

Krok 4. Uložte súbor vo formáte súboru ODF

Formát súboru ODF končí príponou súboru. ODS, čo sa môže zdať trochu divné, ale je to správne. Uloženie tabuľky:

  • Kliknite na Súbor ponuku vľavo hore a vyberte Uložiť ako.
  • Prejdite do priečinka, do ktorého chcete súbor uložiť. Toto miesto si budete musieť zapamätať.
  • Vyberte Tabuľka ODF (*.ods) z rozbaľovacej ponuky „Uložiť ako typ“alebo „Formát“.
  • Kliknite Uložiť. V tomto mieste aplikáciu Calc úplne zatvorte.

Časť 2 z 3: Pripojenie tabuľky

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 5
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 5

Krok 1. Otvorte Libre Writer

Nájdete ho v ponuke Štart systému Windows alebo v priečinku Aplikácie vášho počítača Mac.

Zatiaľ si nerobte starosti s navrhovaním listu alebo dokumentu-adresy zatiaľ spájate so spisovateľom

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 6
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 6

Krok 2. Otvorte sprievodcu zdrojom údajov adresy

Tento nástroj uľahčuje vytváranie databázy z tabuľky. Robiť to:

  • Kliknite na Súbor ponuka vľavo hore.
  • Kliknite Čarodejníci v ponuke.
  • Kliknite Zdroj údajov adresy.
Skonvertujte tabuľku LibreOffice do databázy pre dokumenty hromadnej korešpondencie, krok 7
Skonvertujte tabuľku LibreOffice do databázy pre dokumenty hromadnej korešpondencie, krok 7

Krok 3. Vyberte „Iný externý zdroj údajov“a kliknite na Ďalej

Je to posledná možnosť.

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 8
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 8

Krok 4. Kliknite na tlačidlo Nastavenia

Zobrazí sa okno „Vytvoriť zdroj údajov adresy“.

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 9
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 9

Krok 5. Vyberte „Tabuľka“a kliknite na Ďalej

Writer to informuje, že pracujete s formátom tabuľky.

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 10
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 10

Krok 6. Vyberte tabuľku, ktorú ste vytvorili, a kliknite na Ďalej

Ak to chcete urobiť, kliknite na Prehliadať prejdite na tabuľku obsahujúcu adresy (končiac príponou súboru. ODS) a dvojitým kliknutím na tabuľku ju vyberte.

Kliknutím na Testovanie pripojenia tlačidlo v pravom dolnom rohu. Mali by ste vidieť správu, že pripojenie bolo úspešne nadviazané. Ak sa zobrazí chyba, pravdepodobne ste vybrali nesprávny súbor alebo ste ho uložili v zlom formáte.

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 11
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 11

Krok 7. Kliknite na tlačidlo Dokončiť

Teraz, keď ste pripojili tabuľku, môžete začať importovať údaje.

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 12
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 12

Krok 8. Pokračujte kliknutím na Ďalej

Urob nie kliknite na tlačidlo „Priradenie poľa“, pretože to vo vašej tabuľke nebude fungovať.

Skonvertujte tabuľku LibreOffice do databázy pre dokumenty hromadnej korešpondencie, krok 13
Skonvertujte tabuľku LibreOffice do databázy pre dokumenty hromadnej korešpondencie, krok 13

Krok 9. Pomenujte databázový súbor (. ODB)

Pozrite sa na názov súboru v poli "umiestnenie"-súbor sa predvolene nazýva "Addresses.odb". Ak chcete, môžete si tento názov ponechať alebo ho zmeniť na niečo iné. Nezabudnite však ponechať. ODB na konci názvu súboru.

  • Ak je začiarknuté políčko „Vložiť definíciu tohto adresára do aktuálneho dokumentu“, zrušte začiarknutie tohto políčka.
  • Pole „Názov adresára“je spôsob, akým sa tento zoznam adries zobrazí v iných aplikáciách LibreOffice. Ak chcete, môžete to zmeniť.
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 14
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 14

Krok 10. Kliknite na Dokončiť

Vaša tabuľka je teraz prepojená s LibreOffice Writer a pripravená na použitie vo vašej hromadnej korešpondencii.

Databáza zostane k dispozícii na použitie aj v budúcich listoch alebo dokumentoch

Časť 3 z 3: Vytvorenie dokumentu hromadnej korešpondencie

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 15
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 15

Krok 1. Otvorte nový dokument v programe LibreOffice Writer

Ak ste už vytvorili formulár listu, listu so štítkom alebo šablóny obálky, otvorte ho teraz.

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 16
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 16

Krok 2. Otvorte panel Zdroje údajov

Ak to chcete urobiť, kliknite na vyhliadka v hornej časti ponuky a potom vyberte Zdroje dát. Hodnoty tabuľky s adresou uvidíte na paneli v hornej časti dokumentu. Panel tam zostane, aby vám to uľahčilo.

Skonvertujte tabuľku LibreOffice do databázy pre dokumenty hromadnej korešpondencie, krok 17
Skonvertujte tabuľku LibreOffice do databázy pre dokumenty hromadnej korešpondencie, krok 17

Krok 3. Naformátujte dokument tak, ako by mal vyzerať

Ak napríklad píšete formulár, napíšte ho tak, ako by mal vyzerať.

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 18
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 18

Krok 4. Presuňte hlavičky stĺpcov údajov na ich zodpovedajúce miesta

Hlavičky stĺpcov údajov sú sivé štítky nad údajmi o adrese v hornom paneli. Ak napríklad píšete písmeno a chcete, aby začalo na „Vážený (krstné meno)“, zadajte slovo Vážený, presuňte Krstné meno do hlavičky stĺpca, kde zadáte meno a potom čiarku.

Keď potiahnete hlavičku stĺpca na požadované miesto, zobrazí sa s trojuholníkovými zátvorkami na oboch stranách (napr.:)

Skonvertujte tabuľku LibreOffice do databázy pre dokumenty hromadnej korešpondencie, krok 19
Skonvertujte tabuľku LibreOffice do databázy pre dokumenty hromadnej korešpondencie, krok 19

Krok 5. Uložte dokument

Aby ste sa uistili, že sa vašej tvrdej práci nič nestane, kliknite na Súbor menu a vyberte Uložiť ako. Súbor by mal byť uložený s príponou. ODT, takže vyberte Textový dokument ODF (*.odt) z ponuky „Uložiť ako typ“alebo „Formátovať“.

Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 20
Premeňte tabuľku LibreOffice na databázu dokumentov hromadnej korešpondencie, krok 20

Krok 6. Vytlačte dokument

Kroky, ktoré je potrebné vykonať, sa líšia v závislosti od toho, čo tlačíte.

  • Ak tlačíte formulár, kliknite na Súbor menu a vyberte Vytlačiť. Zobrazí sa otázka, či chcete vytlačiť výber listu Áno po vyzvaní. Ak nechcete tlačiť písmená pre všetkých ľudí v zozname adries, podržte Ctrl (PC) alebo Velenie (Mac) kliknutím na tie, ktoré chcete vytlačiť. Kliknite OK, a potom podľa potreby vytlačte.
  • Ak vytvárate štítky, prejdite na Súbor > Nový > Štítky, vyberte databázu, tabuľku a polia. V spodnej časti vyberte typ papiera na štítky, na ktorý tlačíte (napr. Avery A4), a ďalšie predvoľby vytvárania štítkov a potom kliknite na Uložiť. Odtiaľ, na možnosti kartu, kliknite na Synchronizovať obsah, a potom Nový dokument na vytvorenie listu so štítkami. Dokument potom môžete vytlačiť podľa potreby výberom Súbor > Vytlačiť.

Odporúča: