Databáza zákazníkov môže eliminovať veľké množstvo administratívy pre podnikanie a poskytuje jediné úložisko cenných informácií o klientoch, ktoré môžu použiť predajné tímy, personál zákazníckej podpory a dokonca aj účtovný tím. Aj keď je možné kupovať softvérové produkty, ktoré poskytujú základné formáty pre tento typ databázy, prispôsobené databázy je možné vytvárať tak, že budete mať na pamäti niekoľko základov o forme a funkcii.
Kroky
Krok 1. Kúpte si softvér na vytváranie databáz
Vyberte si produkt, ktorý je kompatibilný so spracovaním textu a ďalšími softvérovými nástrojmi používanými v obchode. To uľahčí import alebo export údajov z iných zdrojov, čím sa zabráni zadávaniu veľkého množstva údajov do novovytvorenej databázy.
Krok 2. Určte typ informácií, ktoré budú uložené v databáze zákazníkov
Väčšina návrhov bude obsahovať informácie, ako je názov spoločnosti, poštová adresa, fyzická adresa, kontaktné meno, telefónne a faxové číslo a e -mailová adresa. V údajoch zachytených a uchovávaných v tomto type elektronického zdroja sú často zahrnuté ďalšie údaje, ako sú informácie o zmluvných podmienkach, cenách a poznámky o čakajúcich úlohách spojených s každým klientom.
Krok 3. Zvážte možné použitia databázy
Spolu s poskytovaním centralizovaného zdroja na získavanie dôležitých údajov sa zamyslite aj nad tým, aké typy zostáv je možné pomocou týchto údajov vytvoriť, alebo či je databáza určená na použitie ako zdroj pri generovaní poštových menoviek, zoznamov e -mailov alebo dokonca zoznamov na použitie. vo faxovom vysielaní. Uvedomenie si toho pomôže určiť, ako pomenovať každé z polí, v ktorých budú uložené údaje, a uľahčí proces vytvárania formátov zostáv, ktoré z týchto polí vychádzajú.
Krok 4. Usporiadajte dátové polia
Vytvorte jednoduchú šablónu, ktorá pri zadávaní mien, adries a ďalších kontaktných informácií dodržiava logickú postupnosť. Vďaka tomu je jednoduchšie prechádzať z 1 poľa do druhého s minimálnym prerušením a dokončiť zadanie nového záznamu o zákazníkovi v primeranej lehote.
Krok 5. Nastavte autorizácie pre každé z polí
To zahŕňa identifikáciu, ktoré polia budú zahrnuté vo formátoch správ, a ktoré môžu slúžiť ako základ pre triedenie alebo vyhľadávanie záznamov v databáze. Priradenie správnych oprávnení k jednotlivým poliam urýchli načítanie správnych údajov vždy, keď je to potrebné.
Krok 6. Pripravte si formáty správ
Často bude stačiť niekoľko základných formátov, ktoré je možné často používať, hoci kľúčovým používateľom môže byť poskytnutá možnosť vytvárať prispôsobené správy, ktoré obsahujú polia súvisiace s pracovnou pozíciou používateľa a úrovňou prístupu k údajom o zákazníkoch.
Krok 7. Vytvorte prihlasovacie údaje a prístupové práva
Fungujúca zákaznícka databáza obsahuje možnosť vytvárať prihlasovacie údaje, ktoré umožňujú prístup k informáciám iba oprávneným zamestnancom. Keď pôjdeme ďalej, priraďovanie rôznych úrovní práv zaisťuje, že každý používateľ je schopný zobrazovať, meniť a zadávať údaje súvisiace s jeho pracovnými povinnosťami, ale nedokáže zobraziť ďalšie informácie, ktoré sú užitočné pre ostatných zamestnancov.
Krok 8. Pred vydaním skontrolujte a otestujte databázu zákazníkov
Skúste použiť beta verziu s malou skupinou zamestnancov, aby ste sa presvedčili, že všetky funkcie fungujú podľa predstáv. Na základe zistení tejto testovacej skupiny vyriešte všetky problémy s výkonom, formátom a jednoduchosťou použitia. Hneď ako budú všetky problémy vyriešené a vyriešené, bude možné konečnú verziu sprístupniť celej spoločnosti.
Tipy
- Skúste navrhnúť databázu tak, aby bol priestor na pridanie ďalších polí alebo funkcií podľa toho, ako sa menia potreby spoločnosti. Vďaka tomu bude možné výrobok používať niekoľko rokov bez toho, aby ste ho museli nahradiť robustnejším výrobkom.
- Nie je neobvyklé, že vývoj novej databázy zákazníkov trvá dlhší čas. Dokonca aj pri použití softvéru, ktorý umožňuje jednoduché vykonanie mnohých úloh, môže trvať niekoľko týždňov, kým sa vyvinie ideálny formát.
