Tento wikiHow vás naučí, ako vytvoriť databázu pomocou údajov z tabuľky programu Microsoft Excel importovaním údajov priamo do programu Access, čo je softvér na správu databáz spoločnosti Microsoft, alebo exportom údajov programu Excel do formátu, ktorý funguje s väčšinou databázového softvéru. Microsoft Access je súčasťou softvérového balíka Microsoft Office a je k dispozícii iba pre systém Windows.
Kroky
Metóda 1 z 2: Používanie programu Microsoft Access
Krok 1. Otvorte Microsoft Access
Je to červená aplikácia s príponou A. Tým sa otvorí stránka šablóny programu Access.
Access je navrhnutý na použitie s Excelom a je dodávaný s balíkom Excel v programe Microsoft Office Professional a je k dispozícii iba pre Windows
Krok 2. Kliknite na položku Prázdna databáza
Táto možnosť je v ľavej hornej časti okna.
Ak chcete pre svoju databázu Accessu použiť inú šablónu, vyberte namiesto toho požadovanú šablónu
Krok 3. Po zobrazení výzvy kliknite na položku Vytvoriť
Táto možnosť je v pravom dolnom rohu vyskakovacieho okna. Otvorí sa vaša prístupová databáza.
Krok 4. Kliknite na kartu Externé údaje
Nachádza sa na paneli s ponukami v hornej časti okna programu Access.
Krok 5. Kliknite na položku Uložené importy
Toto nájdete na úplne ľavej strane stránky Externé údaje panel nástrojov. Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka.
Krok 6. Vyberte položku Súbor
Je to v rozbaľovacej ponuke. Po výbere tejto možnosti sa zobrazí rozbaľovacia ponuka.
Krok 7. Kliknite na položku Excel
Táto možnosť je v rozbaľovacej ponuke. Kliknutím naň sa otvorí okno importu.
Krok 8. Kliknite na položku Prehľadávať
Nachádza sa v pravej hornej časti okna.
Krok 9. Vyberte tabuľku programu Excel
Prejdite do priečinka, v ktorom sa nachádza tabuľka programu Excel, a potom kliknite na tabuľku programu Excel, ktorú chcete otvoriť.
Krok 10. Kliknite na položku Otvoriť
Nachádza sa v pravom dolnom rohu okna.
Krok 11. Zadajte spôsob prenosu údajov
Kliknite na prepínač vľavo od jednej z nasledujúcich možností:
- Importujte zdrojové údaje do novej tabuľky v aktuálnej databáze - Túto možnosť vyberte, ak ste vytvorili novú databázu bez tabuliek alebo ak chcete do existujúcej databázy pridať novú tabuľku. Vytvorením novej tabuľky môžete upravovať informácie v Accesse.
- Pripojte kópiu záznamov k tabuľke - Túto možnosť vyberte, ak používate existujúcu databázu a chcete pridať údaje do jednej z tabuliek v databáze. Pripojením existujúcej tabuľky môžete upravovať informácie v Accesse.
- Prepojte zdroj údajov vytvorením prepojenej tabuľky - Vyberte túto možnosť, ak chcete v databáze vytvoriť hypertextový odkaz, ktorý v Exceli otvorí databázu Excel. Pomocou tejto metódy nemôžete upravovať informácie v Accesse.
Krok 12. Kliknite na tlačidlo OK
Nájdete to v spodnej časti okna.
Krok 13. Vyberte list
V hornej časti okna kliknite na názov hárka, ktorý chcete importovať z vybratého dokumentu programu Excel.
- Excel predvolene vytvára zošity s tromi tabuľkami označenými ako „List 1“, „List 2“a „List 3“. Naraz môžete prenášať iba jeden hárok; ak máte informácie o všetkých troch listoch, musíte dokončiť prenos s jedným listom a potom sa vrátiť späť na kartu „Externé údaje“a zopakovať všetky kroky pre každý zostávajúci list.
- Názvy týchto hárkov môžete v programe Excel odstraňovať, pridávať a upravovať a všetky zmeny, ktoré vykonáte, sa zobrazia v databáze Accessu.
Krok 14. Kliknite na Ďalej
Nachádza sa v pravom dolnom rohu okna.
Krok 15. Povoliť hlavičky stĺpcov
Začiarknite políčko „Prvý riadok obsahuje nadpisy stĺpcov“, ak má váš hárok programu Excel v hornom riadku vlastné nadpisy stĺpcov (napr. A riadok).
Ak chcete, aby Access vytváral hlavičky stĺpcov, zrušte začiarknutie políčka
Krok 16. Kliknite na Ďalej
Krok 17. V prípade potreby upravte stĺpce a polia tabuľky
Ak chcete importovať všetky polia z tabuľky bez zmeny, preskočte tento krok:
- Ak chcete pole upraviť, kliknite na hlavičku stĺpca, ktorý chcete zmeniť, a potom upravte názov poľa, typ údajov a/alebo či je indexované.
- Ak nechcete pole importovať, začiarknite políčko „Neimportovať pole (preskočiť)“.
Krok 18. Kliknite na Ďalej
Krok 19. Nastavte primárny kľúč pre databázu
Ak chcete dosiahnuť najlepšie výsledky, nechajte tu predvolené nastavenie tak, ako má Access nechať nastaviť kľúč.
Môžete si tiež nastaviť vlastný kľúč začiarknutím políčka „Vybrať vlastný primárny kľúč“a zadaním ho do poľa vedľa tejto možnosti, alebo môžete vybrať možnosť „Žiadny primárny kľúč“(neodporúča sa)
Krok 20. Kliknite na Ďalej
Krok 21. Pridajte meno
Do poľa „Importovať do tabuľky“zadajte názov hárka.
Tento krok preskočte a ponechajte databáze predvolený názov
Krok 22. Kliknite na Dokončiť
Táto možnosť je v pravej dolnej časti okna.
Krok 23. Kliknite na tlačidlo Zavrieť
Nachádza sa v pravom dolnom rohu okna. Zavrie sa okno importu a vytvorí sa vaša databáza.
Ak chcete zaistiť, aby si Access zapamätal vaše nastavenia pre túto databázu, najskôr môžete začiarknuť políčko „Uložiť kroky importu“
Metóda 2 z 2: Použitie databázového softvéru tretej strany
Krok 1. Otvorte dokument programu Excel
Dvakrát kliknite na dokument programu Excel, ktorý chcete previesť na databázu.
Ak ste ešte nevytvorili dokument, otvorte Excel, kliknite na Prázdny zošit, a pred pokračovaním vytvorte dokument.
Krok 2. Kliknite na položku Súbor
Je to na paneli s ponukami, ktorý je buď v hornej časti okna programu Excel (Windows), alebo v hornej časti obrazovky (Mac).
Krok 3. Kliknite na položku Uložiť ako
Túto možnosť nájdete v Súbor Ponuka.
Krok 4. Dvakrát kliknite na Tento počítač
Je v strede stránky.
Tento krok na počítači Mac preskočte
Krok 5. Vyberte formát súboru
Kliknite na rozbaľovacie pole „Uložiť ako typ“(Windows) alebo „Formát súboru“(Mac) a potom vyberte jednu z nasledujúcich možností:
- Ak používate počítačovú databázovú aplikáciu, kliknite na a . CSV (hodnoty oddelené čiarkami).
-
Ak používate webovú databázovú aplikáciu, kliknite na . XML formát.
Ak váš dokument programu Excel neobsahuje žiadne údaje XML, nebudete si môcť vybrať formát XML
Krok 6. Kliknite na položku Uložiť
Je to v spodnej časti okna. Týmto sa dokument uloží pomocou vami zvolených predvolieb.
Krok 7. Vytvorte novú databázu vo svojej databázovej aplikácii
Tento proces sa bude líšiť v závislosti od aplikácie, ktorú používate, ale zvyčajne ju otvoríte a kliknete na Nový (alebo Súbor > Nový) a postupujte podľa pokynov na obrazovke.
Krok 8. Vyhľadajte tlačidlo Importovať …
Často sa nachádza po kliknutí na Súbor možnosť, ale vaša databázová aplikácia sa môže líšiť.
Krok 9. Vyberte súbor programu Excel
Vyhľadajte súbor, ktorý ste exportovali z Excelu, a dvakrát naň kliknite.
Krok 10. Importujte údaje podľa pokynov databázovej aplikácie
Krok 11. Uložte databázu
Ponuku „Uložiť“môžete zvyčajne otvoriť stlačením klávesov Ctrl+S (Windows) alebo ⌘ Command+S (Mac).
Tipy
- Existuje niekoľko bezplatných webových serverov s databázami, ktoré môžete použiť na vytvorenie databázy, aj keď si u väčšiny týchto služieb budete musieť zaregistrovať účet.
- Ak nemáte plne funkčný databázový softvér, možno budete potrebovať aj samostatný program na otváranie databázových súborov na PC alebo Mac.
