Môžete si myslieť, že len učitelia školy sa musia starať o účasť na dochádzke, ale je to v skutočnosti tiež dôležitá obchodná prax. Presné údaje o dochádzke môžu malým aj veľkým podnikom odhaliť veľa o efektivite, ziskovosti a spokojnosti zamestnancov. Vďaka modernej technológii existuje množstvo spôsobov, ako zaznamenávať dochádzku zamestnancov a efektívne využívať údaje.
Kroky
Metóda 1 z 3: Zhromažďovanie údajov o dochádzke
Krok 1. Jednoduchú tabuľku používajte iba vtedy, ak máte malú firmu
Ak máte 5 alebo menej zamestnancov, a možno dokonca 10 alebo menej, môže vám použitie veľmi jednoduchej metódy evidencie dochádzky fungovať. Môžete napríklad sledovať dochádzku a hodiny v tabuľkách Microsoft Office alebo Google Docs, alebo sa dokonca môžete spoľahnúť na papierové tabuľky. Ak však máte viac ako 5 až 10 zamestnancov, rozhodnite sa pre pokročilejšie možnosti sledovania.
- Bez ohľadu na veľkosť vášho podnikania vždy používajte jasný systém na zaznamenávanie dochádzky a otváracích hodín. Keď sa pokúšate sledovať veci, neverte svojej pamäti ani slovám svojho zamestnanca!
- Ak dávate prednosť papierovej tabuľke, online si vyhľadajte tlačenú šablónu, ktorá vyhovuje vašim potrebám.
Krok 2. Vytvorte si šablónu balíka Office alebo Docs na zefektívnenie tabuľky
Microsoft Office aj Dokumenty Google ponúkajú doplnkové šablóny určené na zaznamenávanie dochádzky a hodín zamestnancov. V porovnaní s generickou tabuľkou môže táto možnosť vašim zamestnancom uľahčiť zadávanie otváracích hodín a sledovanie a analýzu údajov.
Aj keď je táto možnosť efektívnejšia ako základná papierová alebo elektronická tabuľka, je lepšie ju nechať na malé podniky-možno do 20 zamestnancov
Krok 3. Uzavrite zmluvu s uchovávaním záznamov, ak je to časovo a nákladovo efektívne
Pre mnohé malé i veľké firmy je najlepší spôsob, ako zaznamenať dochádzku, zaplatiť za to niekomu inému! Vo väčšine prípadov vaši zamestnanci zadajú dochádzku a otváracie hodiny do webového portálu alebo aplikácie a dodávateľ bude údaje uchovávať a na základe nich vám poskytovať pravidelné správy.
Niektoré spoločnosti účtujú paušálne poplatky podľa úrovne zamestnancov-napríklad 20 USD mesačne až pre 10 zamestnancov-zatiaľ čo iné účtujú poplatky za zamestnanca. Porovnajte náklady, funkcie a služby pri výbere spoločnosti tretej strany na sledovanie dochádzky a hodín vašich zamestnancov
Krok 4. Interné vedenie záznamov spravujte iba vtedy, ak máte kapacitu IT
Ako strednej alebo veľkej spoločnosti vám nemusí robiť starosti uchovávanie záznamov, možno z finančných alebo bezpečnostných dôvodov. Sledovanie dochádzky a hodín 100, 1 000 alebo dokonca 10 000 zamestnancov vyžaduje robustné oddelenie IT, ktoré dokáže vyvinúť a udržiavať potrebnú infraštruktúru na zber, ukladanie a analýzu údajov. Vaše IT a HR oddelenia musia tiež vedieť dobre spolupracovať!
Starostlivo zhodnoťte náklady a výhody manipulácie s vedením záznamov v porovnaní so zmluvou s treťou stranou, aby ste to urobili
Metóda 2 z 3: Sledovanie účasti na technike
Krok 1. Nechajte zamestnancov „prejsť prstom“a „von“pomocou svojich občianskych preukazov
Toto je v podstate moderná verzia toho, že zamestnanci „vstupujú“a „odchádzajú“pomocou papierovej dierovacej karty. Výhodou tu je, že údaje sa odosielajú priamo do vašej vlastnej infraštruktúry alebo infraštruktúry uchovávania záznamov tretích strán na ukladanie a analýzu.
Stanice Swipe Card fungujú najlepšie so zamestnancami, ktorí sa držia na jednom mieste a pracujú pravidelne počas svojho typického pracovného dňa-napríklad s administratívnymi pracovníkmi, učiteľmi alebo pracovníkmi v továrni
Krok 2. Pomocou biometrie alebo videa obmedzte „diktovanie kamarátov“na skenery ID
Aj keď bolo neskoré alebo neprítomné spolužiakovi-takzvané „budovanie dierovania“-pri diernych kartách jednoduchšie, stále je možné pre nich prevrátiť ID spolupracovníka a dosiahnuť rovnaký účel. Ak máte obavy, že ide o problém medzi vašou pracovnou silou, zvážte investovanie do opatrení, ako sú videokamery alebo biometrické skenery, aby sa zvýšila bezpečnosť a presnosť vašich staníc s výmenou karty.
- Biometrické skenery, ktoré spravidla vyžadujú autorizáciu odtlačkom prsta, je možné použiť spoločne so snímačmi ID kariet.
- Inštalácia bezpečnostných kamier na vaše stanice s pohybom karty vám môže pomôcť identifikovať podozrivých „kamarátov punchers“.
Krok 3. Sledujte hodiny zamestnancov mimo kancelárie pomocou aplikácie založenej na telefóne
Swipe karty nefungujú dobre pre zamestnancov, ktorí pracujú z domu alebo z viacerých miest. Namiesto toho ich nechajte „nahodiť“a „vyraziť“pomocou aplikácie nainštalovanej v pracovnom alebo osobnom telefóne. V mnohých prípadoch jednoducho budú musieť stlačiť tlačidlo, aby spustili a zastavili spustené hodiny, ktoré sledujú ich dochádzku a hodiny.
Ak už vaše podnikanie outsourcuje uchovávanie záznamov tretej strane, tento typ aplikácie môže byť súčasťou balíka. V takom prípade by sa údaje o dochádzke vašich zamestnancov, ktoré zadávate, mali bezproblémovo integrovať do vášho celkového vedenia záznamov
Krok 4. Zvážte sledovanie polohy GPS a času pre zamestnancov, ktorí často cestujú
Tento typ systému sledovania funguje dobre, ak máte zamestnancov, ktorí počas pracovných dní cestujú medzi konkrétnymi miestami. GPS ich pracovných telefónov bude sledovať, keď sa nachádzali v určených pracovných zónach, čo sa dá zase použiť na stanovenie ich celkového pracovného času.
Sledovanie GPS je voliteľnou funkciou niektorých aplikácií „časových kariet“. Túto funkciu je rozhodne najlepšie používať s telefónmi vydanými na prácu, pretože sledovanie zamestnancov na ich osobných telefónoch sa môže zdať príliš podobné „veľkému bratovi“
Metóda 3 z 3: Nakladanie s údajmi o dochádzke
Krok 1. Spracujte čísla, aby ste zistili, ako problémy s dochádzkou ovplyvňujú vaše podnikanie
Vedenie presných záznamov o dochádzke zamestnancov vám umožní vypočítať, ako pozitívne a negatívne vzorce dochádzky ovplyvňujú váš konečný súčet. Na druhej strane tieto údaje môžete použiť na úpravu svojich stratégií na pracovisku a HR pre väčšiu efektivitu.
Niektoré rýchle výpočty vám môžu napríklad poskytnúť „mieru incidencie“-počet absencií na 100 zamestnancov počas stanoveného časového obdobia. Podobné údajové body, ako napríklad „miera nečinnosti“a „miera závažnosti“, možno tiež použiť na stanovenie ekonomického vplyvu dochádzky a neprítomnosti
Krok 2. Uznajte zamestnancov, ktorí dodržiavajú správne dochádzkové postupy
Trochu pozitívneho posilnenia môže poriadne zabrať! Vaše zozbierané údaje použite na identifikáciu zamestnancov s hviezdnymi záznamami o dochádzke. Dajte im verejné uznanie, pochvalu a možno odmeny-dokonca aj niekoľko darčekových poukážok alebo malý bonus môže pomôcť povzbudiť ostatných, aby nasledovali jeho príklad.
Majte na pamäti, že „dobrá dochádzka“neznamená, že zamestnanec nikdy nevynechá prácu. Znamená to tiež byť svedomitý, pokiaľ ide o čerpanie voľna, napríklad poskytnutím primeraného oznámenia pred dňom voľna alebo zostaním doma, kým sa zotavujú z choroby
Krok 3. Pred vykonaním akcie sa stretnite so zamestnancom, ktorý má problémy s dochádzkou
Kedykoľvek vaše údaje identifikujú zamestnanca s problémom dochádzky, nepreskočte priamo na disciplínu alebo ukončenie pracovného pomeru. Radšej sa s nimi (a zástupcom HR alebo podobnou relevantnou stranou) porozprávajte o probléme. Vytvorte písomne akčný plán, ktorý poskytne zamestnancovi jasné pokyny a referenčné hodnoty pre splnenie očakávaní dochádzky.
Môžete mať napríklad do činenia s oddaným zamestnancom, ktorý doma zápasí s naliehavými problémami. V takom prípade budete môcť namiesto unáhleného uvoľnenia hodnotného pracovníka vykonať určité úpravy plánovania alebo pracovného zaťaženia
Krok 4. Pri ukázňovaní alebo ukončovaní práce pracovníka postupujte opatrne podľa byrokracie
Pri uplatňovaní disciplíny na zamestnanca s problémami dochádzky a obzvlášť pred prepustením z práce vždy dodržujte jasný a konzistentný postup. V ideálnom prípade by vám mal poradiť právny poradca so zameraním na pracovné právo. V opačnom prípade by to, čo vyzerá ako vystrihnutá a vypálená paľba, mohlo vyústiť do nákladného súdneho sporu.
