Pri práci s tabuľkou programu Microsoft Excel s veľkým počtom údajov sa pravdepodobne stretnete s duplicitnými položkami. Funkcia podmieneného formátovania v programe Microsoft Excel vám presne ukáže, kde sa nachádzajú duplikáty, zatiaľ čo funkcia Odstrániť duplikáty ich za vás odstráni. Zobrazovanie a odstraňovanie duplikátov zaisťuje, aby boli vaše údaje a prezentácia čo najpresnejšie.
Kroky
Metóda 1 z 2: Použitie podmieneného formátovania
Krok 1. Otvorte pôvodný súbor
Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vybrať všetky údaje, u ktorých chcete skontrolovať duplikáty.
Krok 2. Kliknite na bunku v ľavom hornom rohu skupiny údajov
Tým sa začína proces výberu.
Krok 3. Podržte kláves ⇧ Shift a kliknite na poslednú bunku
Konečná bunka by mala byť v pravom dolnom rohu vašej skupiny údajov. Tým sa vyberú všetky vaše údaje.
Môžete to urobiť v ľubovoľnom poradí (napr. Najskôr kliknite na pravé dolné pole a potom odtiaľ zvýraznite)
Krok 4. Kliknite na „Podmienené formátovanie
" Nachádza sa na karte/páse s nástrojmi na paneli s nástrojmi (v mnohých prípadoch v časti „Štýly“). Po kliknutí naň sa zobrazí rozbaľovacia ponuka.
Krok 5. Vyberte „Zvýrazniť pravidlá buniek“a potom „Duplikovať hodnoty“
" Keď to urobíte, uistite sa, že sú vaše údaje stále zvýraznené. V ďalšej rozbaľovacej ponuke sa otvorí okno s možnosťami prispôsobenia.
Krok 6. V rozbaľovacej ponuke vyberte „Duplikovať hodnoty“
Ak namiesto toho chcete zobraziť všetky jedinečné hodnoty, môžete namiesto toho vybrať možnosť „Jedinečné“
Krok 7. Vyberte farbu zvýraznenia
Farba zvýraznenia označí duplikáty. Predvolená hodnota je svetlo červená s tmavočerveným textom.
Krok 8. Výsledky zobrazíte kliknutím na „OK“
Krok 9. Vyberte pole duplikátu a stlačením klávesu Delete ho odstráňte
Tieto hodnoty nebudete chcieť odstrániť, ak každý údaj niečo predstavuje (napr. Prieskum).
Keď odstránite jednorazový duplikát, hodnota jeho partnera stratí zvýraznenie
Krok 10. Znova kliknite na „Podmienené formátovanie“
Bez ohľadu na to, či ste duplikáty odstránili alebo nie, pred ukončením dokumentu by ste mali odstrániť formátovanie zvýraznenia.
Krok 11. Na vymazanie formátovania vyberte „Vymazať pravidlá“a potom „Vymazať pravidlá z celého hárka“
Odstráni sa tým zvýraznenie všetkých duplikátov, ktoré ste neodstránili.
Ak máte naformátovaných niekoľko sekcií tabuľky, môžete vybrať konkrétnu oblasť a kliknutím na položku „Vymazať pravidlá z vybratých buniek“odstránite ich zvýraznenie
Krok 12. Uložte zmeny dokumentu
Ak ste s revíziami spokojní, úspešne ste našli a odstránili duplikáty v programe Excel!
Metóda 2 z 2: Použitie funkcie Odstrániť duplikáty programu Excel
Krok 1. Otvorte pôvodný súbor
Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vybrať všetky údaje, u ktorých chcete skontrolovať duplikáty.
Krok 2. Kliknite na bunku v ľavom hornom rohu skupiny údajov
Tým sa začína proces výberu.
Krok 3. Podržte kláves ⇧ Shift a kliknite na poslednú bunku
Posledná bunka je v pravom dolnom rohu vašej skupiny údajov. Tým sa vyberú všetky vaše údaje.
Môžete to urobiť v ľubovoľnom poradí (napr. Najskôr kliknite na pravé dolné pole a potom odtiaľ zvýraznite)
Krok 4. Kliknite na kartu „Údaje“v hornej časti obrazovky
Krok 5. Na paneli s nástrojmi vyhľadajte časť „Nástroje údajov“
Táto časť obsahuje nástroje na manipuláciu s vybratými údajmi vrátane funkcie „Odstrániť duplikáty“.
Krok 6. Kliknite na „Odstrániť duplikáty
" Zobrazí sa okno prispôsobenia.
Krok 7. Kliknite na „Vybrať všetko
" Týmto sa overí, či sú vybraté všetky vaše stĺpce.
Krok 8. Začiarknite všetky stĺpce, v ktorých chcete tento nástroj použiť
V predvolenom nastavení sú začiarknuté všetky stĺpce.
Krok 9. Kliknite na možnosť „Moje údaje majú hlavičky“, ak je k dispozícii
Program sa tak vyzve, aby označil prvý záznam v každom stĺpci ako hlavičku, čím ich vynechá z procesu mazania.
Krok 10. Kliknutím na „OK“odstránite duplikáty
Keď ste so svojimi možnosťami spokojní, kliknite na „OK“. To automaticky odstráni všetky duplicitné hodnoty z vášho výberu.
Ak vám program oznámi, že neexistujú žiadne duplikáty-najmä ak o tom viete-skúste v okne „Odstrániť duplikáty“zaškrtnúť jednotlivé stĺpce. Skenovaním každého stĺpca po jednom sa tu vyriešia všetky chyby
Krok 11. Uložte zmeny dokumentu
Ak ste s revíziami spokojní, úspešne ste odstránili duplikáty v programe Excel!
Tipy
- Duplicitné hodnoty môžete identifikovať aj inštaláciou doplnkového programu tretej strany. Niektoré z týchto nástrojov vylepšujú funkciu podmieneného formátovania programu Excel, aby vám umožnili použiť viac farieb na identifikáciu duplicitných hodnôt.
- Vymazanie duplikátov príde vhod pri kontrole prezenčných listín, adresárov alebo podobných dokumentov.
