E-mail je teraz jednou z najčastejšie používaných foriem komunikácie spolu s textovými správami, telefónnymi hovormi a aplikáciami na odosielanie okamžitých správ. Zodpovedanie e -mailu je také bežné, že mnoho ľudí zabudlo, ako si ho vytvoriť. Dobre zostavený e-mail odráža profesionalitu a úprimnosť v správe, ktorú prináša, takže je nevyhnutné, aby ste vedeli, ako formátovať e-mailovú správu.
Kroky
Krok 1. Napíšte predmet svojho e -mailu
Predmet e -mailovej správy slúži ako krátke zhrnutie toho, o čom správa je. Váš predmet by mal byť jednoduchý a výstižný, aby dokázal príjemcovi poskytnúť niekoľko jednoduchých slov predstavu o téme vášho e -mailu.
- Ak napríklad niekomu píšete o nejakej firme, nekomplikujte predmet správy príliš veľkým počtom podrobností, ako napríklad „Páči sa mi auto, ktoré riadite. Milujem jeho modrú farbu a kolesá sú nádherné. “
- Jasne uveďte svoj motív priamo v riadku predmetu. Príklad: „Záujemca o kúpu vášho modrého sedanu.“
Krok 2. Zahrňte správne pozdravy
Nezačínajte okamžite e -mailom tým, čo potrebujete povedať. Zahrňte bežné pozdravy ako „pozdravy“alebo „dobrý deň“. Nechceli by ste, aby náhodný človek prišiel a okamžite sa s vami rozprával bez toho, aby vás dokonca pozdravil, však? To isté platí pre e -maily.
Ak chcete, aby bol váš pozdrav osobnejší, zahrňte do pozdravu priezvisko príjemcu
Krok 3. Napíšte telo správy
V závislosti od typu správy, ktorú píšete, a komu ju odosielate, ju môžete napísať, ako chcete.
- Ak si píšete s niekým vo svojom okolí, môžete urobiť dojem, že váš e -mail bude znieť osobne; ale ak píšete obchodný list, musíte udržať e -mail tak profesionálny, ako len môžete.
- Musíte tiež pamätať na formát správy. Nepoužívajte ťažko čitateľné štýly, veľkosti a formáty písma a vyhýbajte sa používaniu veľkých písmen. Veľké písmená v digitálnom svete pripomínajú krik.
Krok 4. Zahrňte záverečnú poznámku
Neukončujte svoj e -mail iba tam, kde sa končí vaša správa. Napíšte záverečné poznámky ako „s pozdravom“, „s pozdravom“alebo čokoľvek, čo si myslíte, že bude najlepšie zodpovedať e -mailu, ktorý píšete.
Záverečné poznámky by mali určite zodpovedať vášmu e -mailu. Prečo? Pretože ak píšete obchodnú správu, nechcete ako záverečné poznámky k svojmu listu napísať „Láskyplne svoje“; bolo by to nevhodné
Krok 5. Pridajte podpis
Aj keď vaša e -mailová adresa už obsahuje vaše meno v každom odoslanom e -maile, napriek tomu sa odporúča, aby ste ku každej správe, ktorú napíšete, pripojili aj podpis. Podpisy môžu byť obyčajný text alebo, ak chcete byť kreatívni, obrázky (napríklad logá, značky značiek atď.).
Na vytvorenie vlastného podpisu použite možnosť Podpis ľubovoľnej aplikácie pre webový poštový alebo e -mailový klient
Tipy
- Okrem formátovania e -mailových správ by ste mali používať aj správne pomenované e -mailové adresy. Posielať správy svojmu priateľovi z detstva pomocou adresy „[email protected]“je v poriadku, ale nie je to taký dobrý nápad, keď odosielate e -maily svojmu šéfovi.
- Pri vytváraní e -mailov používajte správne internetové etikety. Neposielajte nevyžiadanú poštu ani správy neznámym kontaktom.
- Pred odoslaním e-mailovej správy vždy dvakrát skontrolujte, aby ste zabránili odosielaniu viacerých správ jednému príjemcovi. Ak tak urobíte, vaše správy môžu byť označené ako SPAM.
