Tento wikiHow vás naučí používať funkciu "Hromadná korešpondencia" v programe Microsoft Word. Hromadná korešpondencia vám umožňuje použiť tabuľku kontaktných informácií na automatické priradenie inej adresy, mena alebo inej informácie ku každej kópii dokumentu. Je to užitočné pri prispôsobovaní bulletinov alebo vyhlásení, pretože v hornej časti každého dokumentu nemusíte ručne písať meno alebo adresu každej osoby.
Kroky
Časť 1 z 3: Vytvorenie kontaktného listu
Krok 1. Otvorte program Microsoft Excel
Ikona aplikácie programu Microsoft Excel pripomína biele „X“na tmavozelenom pozadí. Otvorí sa stránka programu Excel „Nové“.
Ak už v programe Excel máte list kontaktov, preskočte radšej na import kontaktov programu Excel
Krok 2. Kliknite na položku Prázdny zošit
Nachádza sa v ľavej hornej časti stránky „Nové“. Otvorí sa nový, prázdny dokument programu Excel.
Krok 3. Pridajte svoje hlavičky kontaktov
Začíname v bunke A1 a keď sa odtiaľto presuniete, zadajte nasledujúce hlavičky:
- FirstName - krstné mená vašich kontaktov budú uvedené v tomto stĺpci (bunka A1).
- Priezvisko - V tomto stĺpci (bunka) budú uvedené priezviská vašich kontaktov B1).
- Tel - Telefónne čísla vašich kontaktov budú uvedené v tomto stĺpci (bunka C1).
- StreetAddress - V tomto stĺpci (bunka) budú uvedené adresy vašich kontaktov D1).
- Mesto - V tomto stĺpci (bunka) budú uvedené mestá bydliska vašich kontaktov E1).
- Stav - do tohto stĺpca (bunka) sa uvedú štáty pobytu vašich kontaktov F1).
- ZIP - V tomto stĺpci (bunke) budú uvedené PSČ vašich kontaktov G1).
- E -mail - V tomto stĺpci (bunka) budú uvedené e -mailové adresy vašich kontaktov H1).
Krok 4. Zadajte informácie o svojich kontaktoch
Začnite v stĺpci A bunke 2 a začnite zadávať kontaktné informácie pre všetkých ľudí, pre ktorých chcete vytvoriť hromadnú korešpondenciu.
Pred pokračovaním sa uistite, že sú tieto informácie správne
Krok 5. Uložte dokument
Urobiť tak:
- Windows - Kliknite Súbor, klikni Uložiť ako, dvojité kliknutie Tento PC, kliknite na miesto uloženia na ľavej strane okna, zadajte názov dokumentu do textového poľa „Názov súboru“a kliknite na Uložiť.
- Mac - Kliknite Súbor, klikni Uložiť ako…, zadajte názov dokumentu do poľa „Uložiť ako“, vyberte miesto uloženia kliknutím na pole „Kam“a kliknutím na priečinok a kliknite na Uložiť.
- Pamätajte si svoje zvolené miesto uloženia-tabuľku programu Excel budete musieť nájsť neskôr.
Krok 6. Zatvorte Excel
Kliknite na X v pravom hornom rohu Excelu (Windows) alebo červenom kruhu v ľavom hornom rohu (Mac). Teraz môžete pristúpiť k vytváraniu hromadnej korešpondencie v programe Microsoft Word.
Časť 2 z 3: Import kontaktov do programu Word
Krok 1. Otvorte program Microsoft Word
Ikona aplikácie Word vyzerá ako biele „W“na tmavomodrom pozadí. Rovnako ako v programe Excel sa otvorí stránka „Nové“.
Ak máte existujúci dokument programu Microsoft Word, do ktorého chcete importovať kontakty programu Excel, otvoríte ho dvojitým kliknutím a preskočíte ďalší krok
Krok 2. Kliknite na položku Prázdny dokument
Je to biele pole v ľavej hornej časti stránky. Otvorí sa prázdny dokument programu Microsoft Word.
Krok 3. Kliknite na kartu Poštové schránky
Táto karta je v hornej časti okna programu Microsoft Word. Tu sa tesne pod radom kariet zobrazí panel s nástrojmi.
Krok 4. Kliknite na položku Vybrať príjemcov
Nachádza sa v sekcii „Spustiť hromadnú korešpondenciu“ Korešpondencia panel nástrojov. V takom prípade sa vyvolá rozbaľovacia ponuka.
Krok 5. Kliknite na položku Použiť existujúci zoznam…
Túto možnosť nájdete v rozbaľovacej ponuke. Otvorí sa nové okno.
- Ak budete chcieť namiesto toho použiť kontakty v programe Outlook, môžete vybrať Vyberte si z Kontaktov programu Outlook možnosť v rozbaľovacej ponuke.
- Do programu Word môžete tiež napísať dočasný zoznam kontaktných informácií výberom položky Napíšte nový zoznam možnosť. Je to užitočné, keď potrebujete vytvoriť iba niekoľko kontaktných informácií.
Krok 6. Vyberte kontaktný list programu Microsoft Excel
V ľavej časti okna kliknite na priečinok, do ktorého ste uložili hárok programu Excel, potom ho vyberte kliknutím na hárok programu Excel.
Krok 7. Kliknite na položku Otvoriť
Nachádza sa v pravom dolnom rohu okna.
Krok 8. Potvrďte rozhodnutie
V rozbaľovacom okne kliknite na názov hárka programu Excel a potom kliknite na OK v spodnej časti okna. Váš hárok programu Excel bude vybratý ako umiestnenie, z ktorého sa načítajú vaše kontakty.
Uistite sa, že je začiarknuté políčko „Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov“v spodnej časti tohto okna
Časť 3 z 3: Použitie hromadnej korešpondencie
Krok 1. Prejdite na miesto, do ktorého chcete vložiť kontaktné informácie
Nájdite miesto, kam chcete vložiť kontaktné informácie (napr. Horná časť dokumentu), a kliknutím naň umiestnite kurzor na toto miesto.
Krok 2. Kliknite na položku Vložiť zlučovacie pole
Je to možnosť v sekcii „Pole na zápis a vloženie“ Korešpondencia tab. Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka.
Možno budete musieť kliknúť na Korešpondencia než to urobíte.
Krok 3. Vyberte typ informácií
V rozbaľovacej ponuke kliknite na názov jedného z hlavičiek v dokumente programu Excel a vložte ho.
Napríklad by ste klikli Krstné meno v rozbaľovacej ponuke, ak chcete vložiť značku pre krstné mená kontaktov.
Krok 4. V prípade potreby pridajte ďalšie informácie
Môžu to byť adresy kontaktov, priezviská, telefónne čísla atď.
Krok 5. Kliknite na Dokončiť a zlúčiť
Nachádza sa na úplne pravej strane Korešpondencia panel s nástrojmi na karte. Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka.
Krok 6. Vyberte možnosť zlúčenia
Kliknite na jednu z nasledujúcich možností:
- Upravovať jednotlivé dokumenty - Otvorí dokument každého príjemcu, čo vám umožní ďalšie prispôsobenie dokumentov.
- Tlač dokumentov… - Umožňuje vytlačiť kópiu dokumentu pre každú osobu uvedenú v hárku s kontaktmi.
- Posielať e -mailové správy… - Umožňuje odosielať dokumenty ako e -maily. E -mailové adresy kontaktov budú vybraté ako cieľové e -mailové adresy.
Krok 7. Postupujte podľa pokynov na obrazovke
V závislosti od vybratej možnosti budete mať k dispozícii ďalší formulár na kontrolu (napríklad, ak ste vybrali E -mail, budete musieť zadať predmet a potom kliknúť OK). Tým sa dokončí proces hromadnej korešpondencie.
