Tento wikiHow vás naučí, ako vytvoriť hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Office alebo OpenOffice.org. Hromadná korešpondencia je veľmi praktická funkcia, ktorá vám umožní automaticky prispôsobiť dokument každému príjemcovi, ktorému je odoslaný. Vďaka tomu nebudete musieť jednotlivo meniť dokument pre každého príjemcu. Je to obrovská úspora času a je to skutočne jednoduché! Nasledujúce kroky vás krok za krokom prevedú celým procesom.
Kroky
Metóda 1 z 3: Príprava
Krok 1. Vytvorte dátový súbor
Môže to byť tabuľkový súbor, databázový súbor alebo dokonca textový dokument so správnym formátovaním. Najčastejšie sa používajú tabuľkové súbory; táto príručka predpokladá, že používate tabuľku.
-
Váš dátový súbor by mal obsahovať všetky informácie, ktoré bude potrebné zmeniť z kópie na kópiu. Ak napríklad píšete list vo formulári, váš údajový súbor bude obsahovať mená a prípadne adresy všetkých, ktorým chcete list odoslať.
Do každej bunky v riadku vložte jednu informáciu, aby bol každý typ informácií (krstné meno, priezvisko, honorárne a podobne) vo svojom stĺpci
-
Vytvorte rozumné názvy stĺpcov. Hromadná korešpondencia číta údaje v stĺpcoch. Bude predpokladať, že prvý záznam v každom stĺpci informácií je všeobecný názov pre tento typ informácií, preto používajte názvy, ktoré vám dávajú zmysel.
Začnite napríklad stĺpcom s krstnými menami zadaním výrazu „krstné meno“a pod ním zadajte všetky krstné mená. Keď sa vás opýta, ktoré pole chcete vložiť do listu, zobrazí sa ako možnosť „krstné meno“a zapamätáte si, čo je v tomto stĺpci uvedené
- Používatelia balíka Microsoft Office, ktorí na svoje e-maily používajú aj aplikáciu Outlook, môžu v prípade potreby namiesto toho použiť svoj adresár programu Outlook ako dátový súbor.
Krok 2. Uložte dátový súbor
Uložte ho niekde, kde ho ľahko nájdete, a pomenujte ho niečím, čo si budete ľahko pamätať.
Krok 3. Napíšte svoj primárny dokument
Toto je dokument, do ktorého budete vkladať informácie. Ak napríklad píšete list vo formulári, hlavným dokumentom je list. Akákoľvek položka, ktorú za vás vyplní hromadná korešpondencia (napríklad mená), by mala zatiaľ zostať prázdna.
Metóda 2 z 3: Hromadná korešpondencia v MS Office
Krok 1. Otvorte podokno úloh hromadnej korešpondencie
V primárnom dokumente ho kliknutím na tablu otvorte. Ak ho nevidíte, otvorte ponuku Nástroje a v zozname vyberte položku Hromadná korešpondencia.
Krok 2. Odpovedajte na otázky MS Office
Nástroj hromadnej korešpondencie v Office má niekoľko krokov navrhnutých tak, aby vám uľahčili život tým, že vaše súbory spoja šikovnejšie a presnejšie.
- Začnite tým, že mu poviete, aký dokument píšete. Kliknite na najvhodnejšie a potom kliknite na Ďalej.
- Povedzte mu, aký „počiatočný dokument“(primárny dokument) chcete použiť. Ak dodržíte tieto kroky, mali by ste byť schopní vybrať „použiť tento dokument“. Kliknite na Ďalej.
Krok 3. Vyberte súbor, ktorý chcete zlúčiť
Toto je údajový súbor, ktorý ste vytvorili predtým. Vyberte príslušný prepínač a kliknutím na Ďalej vyhľadajte súbor a pripojte ho k primárnemu dokumentu.
Ak chcete radšej používať adresár programu Outlook, kliknite na túto možnosť
Krok 4. Vyberte, ktoré údaje chcete použiť
Office vám umožňuje ľubovoľne vyberať alebo odznačovať riadky informácií. To vám umožní vybrať si, ktoré položky informácií v dátovom súbore chcete zlúčiť do primárneho dokumentu. Vďaka tomu bude dátový súbor časom užitočnejší, pretože ho budete používať na rôzne veci. Keď ste spokojní, kliknite na Ďalej.
Údaje je možné triediť kliknutím na hlavičky každého stĺpca. To môže byť užitočné, ak potrebujete rýchlo vyhľadať veľa informácií
Krok 5. Vložte údajové polia
Na ďalšej strane panela úloh sa zobrazí výzva na napísanie dokumentu, ak ste to ešte neurobili, a zobrazí sa vám množstvo možností na vloženie údajov zo súboru do dokumentu.
-
Vložiť údajové pole umiestnením kurzora na miesto, kam pôjde, a kliknutím na príslušné tlačidlo na paneli úloh ho tam vložiť.
Chybne umiestnené alebo duplicitné údajové polia môžete odstrániť stlačením klávesu Delete, rovnako ako obyčajné písmeno alebo číslo
-
Predvolené možnosti sa mierne líšia v závislosti od typu dokumentu, o ktorom ste povedali, že píšete balíku Office. Office sa všemožne snaží vyplniť príslušné informácie z údajov, ktoré im poskytnete. Ak napríklad píšete obchodný list, môže sa vám zobraziť možnosť vložiť blok s adresou, ktorý obsahuje krstné meno a priezvisko každého príjemcu a prehľadne usporiadané do niekoľkých riadkov.
- Niektoré z prednastavených možností vám otvoria ďalšie okná na vyplnenie príslušných informácií. Všetky sú viac -menej jednoduché a ľahko zrozumiteľné.
- Ak používate predvoľbu a zdá sa, že nedokáže nájsť správne informácie, kliknutím na tlačidlo s názvom „Zodpovedajúce polia“naučíte program, ktoré názvy vašich polí zodpovedajú jeho štandardným názvom. Môžete mu napríklad ukázať, že by mal vo vašom dátovom súbore používať kategóriu „Priezvisko“na vyplnenie údajov „Priezvisko“do bloku adresy.
- Ak chcete použiť svoje vlastné polia, kliknite na položku „Ďalšie možnosti“. Budete môcť vidieť názvy, ktoré ste zadali pre každý stĺpec, a namiesto toho ich použiť.
Krok 6. Skontrolujte svoje písmená
Hromadná korešpondencia nezobrazí konkrétne informácie v poliach, ktoré použijete na svoj primárny dokument, kým ho nevytlačíte, ale Office ponúka funkciu ukážky, ktorá vám umožňuje skontrolovať a uistiť sa, že sa informácie zobrazujú správne podľa toho, ako ste umiestnili polia vo vašom dokumente. Neváhajte ho používať, kým nebudete spokojní, že je všetko v poriadku.
Krok 7. Dokončite zlúčenie
Záverečná obrazovka podokna úloh hromadnej korešpondencie vás informuje, že je všetko na svojom mieste, a je pripravená na tlač vašich dokumentov. Na vytlačený dokument sa zobrazí jedna sada informácií a program vytlačí toľko kópií, koľko je sady informácií.
Ak chcete vykonať individuálne úpravy konkrétnych písmen, môžete to urobiť aj z tejto obrazovky na paneli úloh najskôr kliknutím na položku „Upraviť jednotlivé písmena“
Metóda 3 z 3: Hromadná korešpondencia v OpenOffice.org
Krok 1. Vytvorte databázu
V OpenOffice.org je pre hromadnú korešpondenciu vždy potrebný databázový súbor; svoje údaje však môžete najskôr vytvoriť v tabuľke.
- V primárnom dokumente otvorte ponuku Súbor a zvoľte vytvoriť nový databázový súbor.
- V zobrazenom okne vyberte možnosť „pripojiť sa k existujúcej databáze“. V rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Tabuľka“a potom kliknite na položku Ďalej.
- Na ďalšej obrazovke nasmerujte OpenOffice.org na tabuľkový súbor, ktorý chcete použiť. Začiarknutím políčka pod umiestnením súboru sa môžete rozhodnúť, či chcete databázu chrániť heslom. Keď ste pripravení, kliknite na Ďalej.
-
Na tejto obrazovke vyberte, či chcete neskôr zaregistrovať databázu, aby ste k nej mali ľahší prístup, a rozhodnite sa, či chcete databázový súbor otvoriť alebo nie, aby ste ho mohli hneď upraviť. (Pravdepodobne nebudete musieť, ak ste práve vytvorili tabuľkový súbor.) Kliknutím na Dokončiť uložíte databázu.
Uistite sa, že dáte databáze názov, ktorý si ľahko zapamätáte
Krok 2. Vložte svoje polia
Teraz, keď ste svoje informácie prepojili s databázou, ktorej dokáže OpenOffice.org porozumieť, je jednoduché použiť túto databázu na zlúčenie pošty, pokiaľ viete, kde hľadať.
- V ponuke Vložiť vyberte v podmenu „polia“a potom „iné …“. Prípadne môžete napísať control-F2.
- V zobrazenom okne kliknite na kartu „databáza“.
-
Kliknite na tlačidlo Prehľadávať v pravej dolnej časti okna a vyhľadajte databázový súbor, ktorý ste práve vytvorili.
Hneď ako vyberiete svoju databázu, zobrazí sa v zozname s názvom „výber databázy“na pravej strane okna
- V zozname „typ“na ľavej strane okna vyberte „polia hromadnej korešpondencie“.
- Kliknite na znamienko + vedľa vašej databázy a pod ňou by sa mal objaviť tabuľkový súbor. Kliknite na + vedľa že, a uvidíte názvy polí, ktoré ste vybrali pri vytváraní tabuľky.
-
Vyberte pole, ktoré chcete vložiť, a kliknutím na položku Vložiť umiestnite pole do primárneho dokumentu.
- Pred vložením umiestnite kurzor na miesto, kam chcete vložiť pole, inak ho budete musieť vystrihnúť a vložiť, aby ste ho presunuli na správne miesto.
- Rovnako ako v Office, s textovými poľami sa vo vašom primárnom dokumente zaobchádza ako s alfanumerickými znakmi. Môžete ich presunúť medzerníkom a odstrániť ich klávesom Delete.
Krok 3. Dokončite zlúčenie
Každé políčko skontrolujte, či je správne umiestnené. Keď budete pripravení, vytlačte si primárny dokument. Hromadná korešpondencia vytlačí jednu kópiu pre každú sadu záznamov v súbore, ktorý ste zlúčili s dokumentom.
Tipy
- Programy na spracovanie textu často majú šablóny, ktoré môžete použiť na vytváranie primárnych dokumentov.
- Polia rozdeľte na čo najkonkrétnejšie termíny. Ako meno môžete napríklad použiť titul zo zdvorilosti (pán, pani, slečna), krstné meno a priezvisko. To sú tri polia pre názvy, preto použite tri samostatné stĺpce s jedným typom poľa v každom stĺpci.
