Písanie priateľského pripomenutia e -mailu môže byť náročné. Nechcete pôsobiť dojímavo alebo netrpezlivo, ale je dôležité, aby ste svoju správu dostali ďalej. Nastavte vo svojom e -maile priateľský tón s pozdravmi a zjemnenými výrazmi. Zakryte nevyhnutné údaje svojho e -mailu s pripomenutím, aby príjemca jasne vedel, čo chcete. Zaistite bezchybný e-mail, aby ste pôsobili nielen priateľsky, ale aj profesionálne.
Kroky
Časť 1 z 3: Nastavenie priateľského tónu
Krok 1. Pozdravte príjemcu
V podnikateľských situáciách budete možno musieť použiť štandardný pozdrav, napríklad „Milý tak a tak“. Štandardom sa však stále viac stávajú prispôsobené e -maily. Niektoré e -mailové pozdravy, ktoré vám od začiatku môžu pomôcť nájsť priateľský tón, zahŕňajú:
- ahoj John
- Ahoj
- Dlho sme sa nevideli
- Hej!
Krok 2. Odporučte svoje pripojenie príjemcovi
Ak sa budete držať iba pripomenutia, vaša správa môže pôsobiť chladne. Odkážte svoje osobné spojenie s príjemcom zahrnutím fráz, ktoré odrážajú vaše priateľstvo a zdieľané skúsenosti. Tieto môžu zahŕňať:
- Ako ide škola
- Môj priateľ, ako sa máš?
- Minulý víkend som sa s vami mal tak dobre.
- Kedy sme sa naposledy rozprávali pred mesiacom?
- Ten výlet, ktorý sme spolu absolvovali, bol výbuch! Čoskoro to budeme musieť urobiť znova.
Krok 3. Zjemnite svoje výrazy
Toto je obzvlášť dôležité pre časť e -mailu s pripomenutím. Ak je to už nejaký čas, čo ste boli v kontakte s príjemcom, môže byť vhodné ponúknuť ľahké ospravedlnenie alebo ospravedlnenie, že sa skontaktujeme iba kvôli pripomenutiu. Medzi niektoré príklady zjemnených výrazov patrí:
- Viem, že je to už nejaký čas, čo sme sa rozprávali, ale chcel by som vám pripomenúť …
- S novým dieťaťom bolo všetko také hektické, len som si spomenul, že vám to musím pripomenúť …
- Viem, že ste boli zaneprázdnení, takže som vás nechcel otravovať, ale chcel som vám poslať pripomenutie …
Krok 4. Buďte zdvorilí
Ak je pripomenutie dôležité, je ľahké naraziť na príliš silného. Majte na pamäti, že príjemca má vo svojom živote veci, ktoré sa dejú. Nezabudnite tiež povedať „prosím“a „ďakujem“a ekvivalentné výrazy. Môžete zahrnúť zdvorilé frázy ako:
- Prepáčte, že vás obťažujem, ale chcel som sa uistiť, že …
- Ak môžete, odpovedzte na tento e -mail hneď, ako budete mať čas …
- Ďakujeme, že ste si našli čas na prečítanie akejkoľvek odpovede na toto pripomenutie. Cením si to.
- Budem sa tešiť na vašu odpoveď.
Časť 2 z 3: Pokrytie nevyhnutných
Krok 1. Použite predmet
Nemusíte písať múdry predmet. Tie, ktoré sú jasné a vecné, budú najužitočnejšie. Tie príjemcovi umožnia na prvý pohľad zistiť účel e -mailu. Niektoré bežné možnosti priateľského pripomenutia e -mailu môžu zahŕňať:
- Prihlasovanie
- Rýchle pripomenutie o…
- Nadchádzajúci výlet/udalosť/atď.
- Počet zamestnancov na výlet/akciu/atď.
Krok 2. Nezabudnite zahrnúť svoju pripomienku
Keď sa tak veľmi snažíte byť priateľskí a zdvorilí, môže byť ľahké vynechať niečo dôležité, napríklad skutočnú pripomienku. Umiestnite svoju pripomienku na začiatok e -mailu, krátko po uvítaní a krátkom osobnom kontakte. Napríklad:
- "Ahoj, Už je to nejaký čas, čo sme sa rozprávali, Ben. Ako sa má tvoja žena a deti? Moje ma dosť zamestnávalo, ale chcel som sa s tebou informovať o … “
-
„Hej!
Babička, chcel som ti poslať správu. Prepáčte, že som bol tak zaneprázdnený. Len som ti chcel pripomenúť náš dátum obeda … “
Krok 3. Zamestnajte výstižný jazyk
Spravidla platí, že zdvorilý jazyk používa dlhšie výrazy. Napríklad fráza „Pracuj tvrdšie“by bola výrazom „ako by bolo lepšie, keby si pracoval tvrdšie“. Aj keď sú tieto dlhé výrazy zdvorilé, môže byť ťažké určiť zameranie vášho e -mailu.
Pre svoj e -mail použite zjednodušenú štruktúru. Mohlo by to vyzerať takto: Pozdrav (otváranie) → Osobné spojenie → Pripomienka → Vyznamenanie (zatváranie)
Krok 4. Upravte nepotrebné informácie
Pri každej vete a každej časti každej vety si položte otázku: „Je to potrebné?“V niektorých prípadoch môže „nevyhnutné“znamenať niečo také široké ako „Je to nevyhnutné, aby môj e -mail nepôsobil chladne“. Odstráňte nepotrebné časti e -mailu.
Príslovky (ako „veľmi“, „skutočne“, „skutočne“, „extrémne“a „rozhodne“) možno vo všeobecnosti odstrániť, aby bola vaša správa výstižnejšia
Krok 5. Zatvorte e -mail s uvalením
„Rozhovor“je fantazijné slovo, ktoré znamená „rozlúčka“. Valedikcie zahŕňajú výrazy ako „najlepšie“, „s pozdravom“, „skutočne s pozdravom“a „s pozdravom“. Váš podpis by mal nasledovať po vašom uznaní. Tieto bežné rady však môžu pôsobiť neosobne. Môžete skúsiť niečo ako:
- Tvoj priateľ
- Na zdravie
- Všetko najlepšie
- Prajem pekný deň
- Tag, si hotový
- Teším sa na tvoju odpoveď
Časť 3 z 3: Zaistenie bezchybného e-mailu
Krok 1. Korektúra vášho e -mailu
Aj keď sa raz alebo dvakrát rýchlo pozriete na svoj e -mail, odstráni mnoho jednoduchých chýb, ktoré sa mohli pri jeho písaní vplížiť. Po dokončení písania skontrolujte e -mail v súvislosti s pravopisom a gramatikou.
- Mnoho e -mailových služieb má bezplatnú kontrolu gramatiky a pravopisu. Ich kvalita bude závisieť od vášho poskytovateľa e -mailu. V niektorých prípadoch nemusia byť tieto dámy veľmi presné.
- Nezabudnite skontrolovať riadok predmetu, pozdrav a pozdrav (zatváranie). Je ľahké ich prehliadnuť a zamerať sa iba na telo e -mailu.
Krok 2. Prečítajte si svoj e -mail nahlas
Ak píšete dôležitý e -mail alebo ak naozaj chcete byť s niekým obzvlášť priateľskí alebo zdvorilí, prečítajte si svoj e -mail od začiatku do konca. Znie to konverzačne? Ak je to tak, váš e -mail je pripravený na odoslanie.
Prepíšte vety alebo pasáže, ktoré znejú neohrabane. Pri tomto hodnotení použite svoj najlepší úsudok. To sa bude líšiť od človeka k človeku, v závislosti od vášho štýlu rozprávania
Krok 3. Nechajte inú osobu, aby si prezrela e -mail
V prípade dôležitých komunikácií, napríklad tých, ktoré sú určené pre podnikanie, môžete chcieť, aby si pripomenutie pred odoslaním skontrolovala iná osoba. Ak ste napísali stručný e -mail, zvyčajne to trvá málo času a môže pomôcť zachytiť aj tie najmenšie chyby.
- Skontrolujte svoju službu online správ. Pošlite priateľovi online správu s otázkou typu: „Hej, mohol by si si prečítať krátky e -mail, ktorý musím odoslať? Bude to trvať len minútu.“
- Nezabudnite poďakovať každému, kto si prečíta váš e -mail. Robia vám predsa službu.
