Ak vaša pracovná náplň vyžaduje, aby ste sa s klientmi kontaktovali prostredníctvom telefónu, je pravdepodobné, že opustíte množstvo hlasových správ. Čo by ste však mali presne povedať po pípnutí? Pokúšať sa vybaviť si všetky relevantné informácie, ktoré potrebujete k získaniu, môže byť nervy drásajúce, a preto dôležité detaily vynecháte. Nechajte rozhádzané, improvizované správy tak, že vymyslíte systém na zanechávanie hlasových správ. Prebehnutím rýchleho kontrolného zoznamu v hlave môžete zaistiť, že ste príjemcovi poskytli všetky potrebné informácie a zvýšiť svoje šance na spätné volanie.
Kroky
Časť 1 z 3: Identifikácia seba
Krok 1. Použite správny tón hlasu
Hneď ako začnete nahrávať svoju správu, hovorte jasným a počuteľným hlasom. Nemrčte a nehovorte príliš rýchlo. Pokúste sa znieť čo najlepšie a energicky, aby ste upútali pozornosť poslucháča. Napriek tomu, že vás príjemca nevidí, váš všeobecný tón zaznie prostredníctvom telefónu, preto sa uistite, že prenášate ten správny.
- Vyslovte všetko, čo hovoríte. Zlý príjem môže narušiť váš hlas a spôsobiť prerušenie hovoru. Dokonca aj bežne hovoriaci hlas sa môže zamotať do telefónu.
- Kvalita vášho hlasu by mala primerane odrážať spôsob hovoru. Napríklad môžete v pohode znieť, keď odchádzate z hlasovej schránky a blahoželáte svojmu synovcovi k ukončeniu strednej školy. Ak však vyjadrujete sústrasť smútiacemu priateľovi, mali by ste zachovať svoj tón slávnostný a úctivý.
Krok 2. Uveďte svoje meno
V prvom rade dajte príjemcovi svoje meno. Osoba, ktorej voláte, tak hneď bude vedieť, kto ste. Jednoduché „toto je (vaše krstné meno)“bude stačiť vo väčšine situácií, alebo úvodnejšie „moje meno je (celé meno)“, ak vás osoba, ktorej voláte, ešte nestretla. Priatelia a príbuzní vás spoznajú bez potreby ďalšej identifikácie. Ak ide o profesionálny hovor, budú mať meno, ktoré bude spájať s hlasom a správou, čo pomôže otvoriť osobnejší komunikačný štýl.
- Tento krok sa zdá byť daný, ale volajúci naň často zabudnú, keď ho dostanú na miesto.
- Ak máte pracovné zaradenie alebo opis seba, ktorý by sa mohol príjemcovi ukázať ako užitočný pri následnom telefonáte, zadajte ho za svoje meno, tj „Moje meno je Dr. Holdsworth, starší rádiológ v Sacred Heart Medical Center“alebo „toto je Gloria Carpenterová, som Chloeina matka zo školy.“
Krok 3. Nechajte svoje telefónne číslo
Odošlite svoje telefónne číslo bezprostredne za svoje meno. Väčšina volajúcich čaká na poskytnutie svojich kontaktných údajov do konca hlasovej schránky, ale ak ju príjemca nezachytí prvýkrát, bude nútený znova si vypočuť celú správu. Nezabudnite, že keď opustíte svoje telefónne číslo, hovorte pomaly a vyslovujte ho, aby bolo zrozumiteľné.
- Jednoduchý spôsob, ako ponúknuť svoje telefónne číslo na začiatku správy, je povedať niečo ako „toto je (vaše meno), moje číslo je (vaše telefónne číslo)“alebo „moje meno je (meno) volám z (číslo).”
- Napriek prevalencii funkcií funkcie ID volajúceho je vždy vhodné nechať svoje telefónne číslo pre prípad, že volaná osoba nemá vaše číslo uložené alebo ak požiadate o vrátenie vášho hovoru na inej pobočke.
Krok 4. Vytvorte pripojenie
Keď ľudia počúvajú hlasové správy alebo správy od neznámych odosielateľov súvisiace s obchodom, ľudia začnú byť podozrievaví alebo nezaujímaví, ak nevedia, kto ste alebo prečo voláte. Upokojte ich spomenutím spoločného priateľa alebo referencie, ktorý vám poskytol svoje číslo. Hovor je opäť osobnejší. Hlasová schránka bude pôsobiť menej invazívne a bude väčšia pravdepodobnosť, že dostanete odpoveď.
- Skúste urobiť krátky úvod, ktorý poslucháča vtiahne, napríklad „Dostal som tvoje číslo od Pata, ktorý hovorí, že máš záujem predať svoju loď“.
- Aj keď práve neuskutočňujete obchodný hovor, nadviazanie spojenia môže vášmu príjemcovi urobiť príjemnejšie. „Toto je Bob, váš sused z druhej strany ulice“je osobnejšie ako „Toto je Robert Henderson.“
Skóre
0 / 0
Časť 1 Kvíz
Ak nechávate odkaz priateľovi alebo príbuznému, ako by ste sa mali predstaviť?
Len s vašim krstným menom.
Presne tak! Ak voláte niekomu, kto vás dobre pozná, bude vás môcť identifikovať podľa krstného mena. Nechanie celého mena pre člena rodiny alebo priateľa bude znieť stroho a trápne. Prečítajte si ďalšiu kvízovú otázku.
Len s vašim priezviskom.
Skúste to znova! Pokiaľ sa so svojimi priateľmi nezaoberáte priezviskom, je zvláštne predstaviť sa týmto spôsobom v hlasovej správe. A mnoho vašich rodinných príslušníkov má pravdepodobne rovnaké priezvisko, takže im to nepomôže identifikovať vás. Hádaj znova!
S vašim celým menom.
Nie úplne! Ak odchádzate z hlasovej schránky pre niekoho, koho ste nikdy nestretli, mali by ste zanechať svoje celé meno. Člen rodiny alebo priateľ však nebude potrebovať vaše úplné meno, aby vás mohol identifikovať. Hádaj znova!
V skutočnosti nepotrebuješ dať svoje meno niekomu, kto ťa dobre pozná.
Nie nevyhnutne! Pamätajte si, že telefonovanie skresľuje váš hlas. Preto ani ľudia, ktorí vás dobre poznajú, nemusia rozpoznať váš hlas cez telefón. Vyberte inú odpoveď!
Chcete ďalšie kvízy?
Testujte sa aj naďalej!
Časť 2 z 3: Vyhlásenie o vašej firme
Krok 1. Premyslite si vopred, čo poviete
Majte jasnú predstavu o tom, čo poviete, skôr ako opustíte hlasovú schránku. Ak voláte so konkrétnym úmyslom, nemal by to byť veľký problém, ale počuť pípnutie na druhom konci a vedieť, že sú zaznamenávané, môže spôsobiť, že veľa volajúcich nakreslí prázdne miesto. Rozbaľte informácie do odrážok a pred zavesením každú z nich zasiahnite.
- V prípade hlasových správ, ktoré sú obzvlášť naliehavé alebo dôležité, zvážte napísanie hrubého scenára vopred.
- Ak sa ocitnete v medzipriestore, sústreďte sa na to, aby ste pár slovami povedali svoje meno, číslo spätného volania a dôvod, prečo ste mu zavolali.
- Obrázok, ktorý odosielate do hlasovej schránky, aby ste nadviazali na romantický záujem o rande zo včerajška. Mentálne načrtnutie vašej správy predtým, ako ju nahráte, môže znamenať rozdiel medzi tým, keď budete pôsobiť chladne, pokojne a sústredene, a ako koktavý, nervózny vrak.
Krok 2. Udržujte svoju správu stručnú
Obmedzte správu v hlasovej schránke na 20-30 sekúnd. Málokedy sa stane, že by hlasová schránka bola dlhšia. Nechcete príjemcu nudiť príliš dlhým, meandrujúcim úvodom alebo príbehom. Zostaňte strnulí a k veci. Krátka správa môže v skutočnosti vyvolať zvedavosť a presvedčiť človeka, aby zavolal späť, ak to inak nevie.
- Na druhej strane, ak necháte príliš krátku hlasovú schránku, váš príjemca si môže myslieť, že je nedôležitá, a odstráni ju bez toho, aby ju počúval. To je obzvlášť pravdepodobné, ak voláte z nezaradeného čísla.
- Cieľom opustenia hlasovej schránky je prinútiť niekoho, aby vám zavolal späť, a nie vykladať všetky informácie, ktoré ste mu chceli počas hovoru poskytnúť.
Krok 3. Otvorte najdôležitejšie informácie
Ukážte sa a vysvetlite, prečo ste zavolali. Ak sa len dotýkate základne, povedzte to; ak máte predajnú ponuku alebo sledujete transakciu alebo potvrdzujete stretnutie, dajte príjemcovi vedieť. Váš poslucháč rýchlo stratí záujem a môže správu odstrániť, ak ich vopred neoznámite svojmu účelu.
- Máte iba krátky čas na to, aby ste sa vyjadrili. Ak narazíte na krík, váš poslucháč sa môže správy vzdať skôr, ako príde k akýmkoľvek zásadným informáciám.
- Je oveľa lepšie doručiť ťažké správy, ako je „otec je v nemocnici“, prázdne miesto a použiť zvyšok správy na utíšenie a vysvetlenie, ako tancovať nad témou a vyvolávať u poslucháča obavy.
Krok 4. Buďte osobný a organický
Odolajte nutkaniu vkĺznuť do prikrývaného, genericky znejúceho „hlasu telefónu“. Buďte slušní, buďte sami sebou a hovorte prirodzene. Ľudia môžu rozpoznať, keď sa im niekto pokúša niečo predať alebo prísť určitým spôsobom, a budú mať väčšiu pravdepodobnosť, že vám poskytnú dennú dobu, ak majú pocit, že sa k nim približujete na rovnakej úrovni.
Znie to, akoby ste čítali zo scenára, v poslucháčovi vyvolá dojem, že je to len ďalší hovor, ktorý musíte uskutočniť
Skóre
0 / 0
2. časť Kvíz
Koľko informácií by ste mali poskytnúť počas hlasovej schránky?
Čo najmenej, napríklad vaše meno a číslo.
Nie! Nesnažte sa byť v hlasovej schránke tajomní, najmä ak voláte z neuvedeného čísla. Ak ste príliš záhadní, osoba, ktorej voláte, môže jednoducho odstrániť vašu hlasovú schránku ako nedôležitú. Vyberte inú odpoveď!
Stačí vysvetliť, prečo by vám mali zavolať späť.
Správne! Buďte struční, ale dajte osobe, ktorej voláte, dostatok informácií, aby vedel, prečo ste zavolali. Je pravdepodobnejšie, že vám zavolajú späť, ak nie ste ani príliš zdržanliví, ani príliš zhovorčiví. Prečítajte si ďalšiu kvízovú otázku.
Všetky informácie, ktoré by ste poskytli, keby zdvihli telefón.
Nie práve! Hlasové správy nie sú náhradou za úplné konverzácie. Ak hovoríte viac ako 20 alebo 30 sekúnd, osoba, ktorej ste zavolali, sa pravdepodobne začne nudiť alebo byť naštvaná a pravdepodobne sa vám neozve. Vyberte inú odpoveď!
Chcete ďalšie kvízy?
Testujte sa aj naďalej!
Časť 3 z 3: Odhlásenie
Krok 1. Položte konkrétnu otázku alebo požiadavku
Na konci svojej správy uveďte konkrétne dôvody, prečo vám má príjemca zavolať späť. Položte im presnú otázku alebo urobte požiadavku, ktorá ich bude motivovať zdvihnúť telefón. Ak zostanú po vypočutí vašej hlasovej schránky zmätení alebo neistí vo vašom zámere, neurobilo to svoju prácu.
- Skúste frázy ako „dajte mi vedieť, ako sa vám páčil recept, ktorý som vám poslal“alebo „Mám záujem počuť vaše nápady na tento návrh“.
- Ľudia sú viac motivovaní dostať sa do kontaktu, keď ste im vybrali požiadavku, než keby ste jednoducho povedali „zavolaj mi späť“.
Krok 2. Obnovte svoje meno a kontaktné informácie
Znova zatvorte svoju správu a dajte poslucháčovi svoje meno a telefónne číslo. Zopakujte svoje telefónne číslo dvakrát, aby nedošlo k žiadnej chybe číslice alebo k zápisu. Uveďte tiež všetky podrobnosti, ktoré môžu byť užitočné, keď vám príjemca zavolá, napríklad kedy budete a nebudete k dispozícii a kedy je najlepšie volať počas dňa.
- Vyslovenie vášho telefónneho čísla viac ako dvakrát na konci hovoru je prehnané a dokonca by sa dalo interpretovať ako neslušné.
- Môžete tiež chcieť napísať svoje priezvisko, ak sa s vami volajúci nikdy predtým nestretol.
- S týmto krokom si nemusíte robiť starosti, ak je vaša správa príležitostná pre priateľa alebo príbuzného.
Krok 3. Vyhnite sa dlhým vinutým koncom
Keď je čas zavesiť, správu sa zbytočne netápajte a nepredlžujte. Pokiaľ nejde o osobné volanie milovanej osoby, nie je potrebné nikomu priať nádherný deň. Pozornosť príjemcu bude narúšať, čím dlhšie bude hlasová schránka pokračovať, takže sa na konci snažte nestratiť koncentráciu. Poďakujte im za ich čas a ďalšiu fázu komunikácie nechajte na nich.
- Priateľské závery ako „teším sa na vašu odpoveď“sú teplejšie, a preto účinnejšie než všeobecné, komerčné ako „prajem pekný deň“.
- Nerekapitulujte ani neshrňte svoju správu na konci. Ak príjemca potrebuje znova počuť určitý detail, môže si ho prehrať neskôr.
Skóre
0 / 0
3. časť Kvíz
Koľkokrát by ste mali na konci správy v hlasovej schránke povedať svoje telefónne číslo?
Žiadne, za predpokladu, že ste to povedali na začiatku správy.
Nie úplne! Áno, svoje číslo by ste mali uviesť na začiatku hlasovej schránky. Ale aj napriek tomu existuje šanca, že to človek premeškal prvýkrát, takže je dobré to zopakovať na konci svojej správy. Kliknutím na inú odpoveď nájdete správnu …
Raz
Zavrieť! Povedať svoje číslo raz na konci správy je určite lepšie, ako to nepovedať vôbec. V ideálnom prípade by ste to však mali zopakovať viac ako raz, aby ste sa uistili, že to osoba dostane. Vyberte inú odpoveď!
Dvakrát
Áno! Na úplnom konci správy zopakujte svoje číslo dvakrát. To je ideálne číslo na zaistenie toho, aby ho osoba počula správne, bez toho, aby pôsobilo dotieravo alebo hrubo. Prečítajte si ďalšiu kvízovú otázku.
Tri krát
Skoro! Na konci hlasovej schránky nemusíte svoje číslo uvádzať trikrát. Osoba, ktorej voláte, dostane vaše číslo s menším počtom opakovaní. A čo je ešte horšie, opakovať to trikrát alebo viackrát môže prísť ako neslušné. Skúste inú odpoveď…
Chcete ďalšie kvízy?
Testujte sa aj naďalej!
Video - Používaním tejto služby môžu byť niektoré informácie zdieľané so službou YouTube
Tipy
- Zamyslite sa nad tým, kedy ste dostali správy z hlasovej schránky, ktoré vás prinútili zamyslieť sa „čo chce táto osoba?“Zanechajte typ hlasovej schránky, ktorý chcete dostávať.
- Ak je to relevantné pre vašu interakciu s príjemcom, zadajte okrem telefónneho čísla aj svoju e -mailovú adresu alebo iný spôsob kontaktu.
- Usmej sa! Prechádza to, dokonca aj cez telefón.
- Ak zdieľate informácie citlivé na čas, nezabudnite uviesť dátum.
- Ak voláte o citlivej téme, obmedzte informácie, ktoré zadávate do hlasovej schránky, v prípade, že ich budú počuť ostatní.
- V prípade núdze alebo prírodnej katastrofy použite svoju odchádzajúcu správu v hlasovej schránke a dajte ľuďom vedieť, že ste v poriadku.
Varovania
- Ak sa pokúšate dosiahnuť, aby vám niekto zavolal späť, nevyjadrujte sa k minulým neúspešným pokusom o hovor. Vďaka tomu budete pôsobiť naštvane a budú sa pri jednaní s vami cítiť menej pohodlne.
- Za profesionálnych okolností by ste mali vždy zanechať hlasovú schránku, ak osoba, ktorej voláte, neodpovedá. Zobrazenie viacerých zmeškaných hovorov bez správ v hlasovej schránke oslabuje dôležitosť vašej firmy.
