Už ste si niekedy priali, aby bolo k dispozícii tlačidlo na vymazanie telefónnych správ? Počujete pípnutie a zabudnete na všetko, čo ste chceli povedať? Skončili ste potom pochodovaním ďalej a ďalej? Tento článok vám pomôže zanechať efektívnu správu.
Kroky
Krok 1. Kým zdvihnete telefón, naplánujte si, čo poviete
Môže to trvať niekoľko minút, ale nepreskočte to. Neuveríte, aký je v tom rozdiel.
Krok 2. Overte si svoj plán a uistite sa, že ste zadali svoje meno, meno osoby, ktorej voláte (ak ide o zdieľanú linku), dôvod telefonovania, čas, kedy ste volali, kedy by mal príjemca volať zavolá vám späť (v niektorých správach to nie je potrebné) a vaše telefónne číslo (ak chcete, aby vám zavolali späť)
Buďte priateľskí, zdvorilí a struční a uistite sa, že idete správne k veci.
Krok 3. Ak to pomôže, povedzte svoju správu nahlas pred uskutočnením hovoru
Ak sa vám nepáči, ako to znie, môžete to kedykoľvek zmeniť.
Krok 4. Zdvihnite telefón, zhlboka sa nadýchnite a vytočte číslo
Zaistite, aby nebol žiadny hluk na pozadí (vypnite hudbu, akékoľvek hlasné zariadenia atď.).
Krok 5. Buďte pripravení na to, že niekto zdvihne
Ak to pomôže, stále sa môžete riadiť obrysom svojej správy.
Krok 6. Ak dostanete záznamník, počkajte na pípnutie a potom povedzte svoju správu
Uistite sa, že nebudete šepkať, blúdiť, zbytočne sa pozastavovať alebo pridávať slová ako uh, viete, hm, ako … rozumiete. Nekričte, ale hovorte nahlas a jasne a vyslovujte. Nezabudnite na celkový dojem, ktorý so svojou správou zanecháte. Váš tón môže byť veľmi dôležitý, reakcia toho, koho ste volali, sa môže líšiť v závislosti od vášho tónu hlasu. Ako napríklad: Ak budete znieť smutne, daná osoba vám nemusí zavolať späť alebo vám zavolá súcitne alebo sa dokonca bude snažiť zistiť, čo je zle. To môže byť nepríjemné, najmä ak sa nič nestalo. Pokúste sa znieť čo najnormálnejšie.
Krok 7. Rozlúčte sa alebo rozlúčte so správou
Na konci svojej správy zvážte pridanie niečoho v zmysle „Dúfam, že sa čoskoro uvidíme“alebo „Prajem vám príjemný deň“.
Tipy
- Úsmev- ukáže sa to vo vašom hlase.
- Na aké číslo by vám mal príjemca opäť zavolať? To je dôležité a nemali by ste to vynechávať. Napriek tomu, že väčšina domácich telefónov (a mobilných telefónov) má ID volajúceho, predpokladajte, že táto osoba ho nemá (aj keď ho má). Aj keď to urobia, je vysoká pravdepodobnosť, že nebudú môcť okamžite skontrolovať ID volajúceho, takže stačí nechať číslo na spätné volanie. Uistite sa, že to necháte dvakrát. Keď podávate správu, a ak ste už správu končili číslom spätného volania, zopakujte to a uistite sa, že si príjemca číslo dokáže dobre zapamätať. Povedzte niečo ako „Zavolajte mi na (123) 456-7890, znova, ak ste nechytili, že to bolo (123) 456-7890“.
- Začnite tým, že poviete, kto ste. Ak zanecháte dobrú správu, okrem toho, kým ste, môže ísť o veľa dohadov, ktoré sa príjemcovi nemusia páčiť. Niečo dobré na začiatok je (napríklad) „Hej, Chris, toto je Randi, …“
- Ak pokazíte … naozaj pokazíte … (napríklad necháte nesprávne telefónne číslo alebo zabudnete povedať dôvod volania), zavolajte späť, vysvetlite, prečo voláte znova a uistite sa, že tentoraz máte všetko v poriadku. A netráp sa tým príliš. Je pravdepodobné, že prijímač sa o to nestará- a z dlhodobého hľadiska to je úplne jedno.
- Ak si chcete zacvičiť, skúste zavolať na svoj domov/mobil z iného telefónu a nechať si správu pre seba. Skúste to s plánom, čo poviete, bez plánu a všimnite si, či to má vplyv na to, ako správa znie.
- Mohlo by pomôcť zopakovať si telefónne číslo, najmä ak vás volajúci dobre nepozná a možno ho nemá poruke. Nehovorte číslo naraz- niečo ako „Môžete mi zavolať späť na číslo 123 (pauza)- 456 (pauza)- 7890“
Varovania
- Zostaňte pri téme
- Neponáhľajte sa však ani so svojou správou
- Snažte sa nehovoriť slangom alebo slovami, vďaka ktorým bude vaša správa znieť nedbalo alebo ťažko zrozumiteľne.
- Nepreháňajte a nepozastavujte príliš dlho
