Podniky zamestnávajú profesionálov v oblasti ľudských zdrojov, aby zvládli všetko od mzdových a politických záležitostí až po právne sťažnosti. Ak máte právnu alebo politickú otázku alebo máte vážny problém s niektorým zo svojich spolupracovníkov, možno budete musieť kontaktovať zástupcu oddelenia ľudských zdrojov. Ľudské zdroje môžu byť tiež prvým oddelením, s ktorým sa v konkrétnej spoločnosti skontaktujete. Je vhodné začať túto konverzáciu jednoduchým formálnym e -mailom, ktorý osobu zoznámi s vašim konkrétnym problémom.
Kroky
Metóda 1 z 3: Písanie a odosielanie e -mailov
Krok 1. Adresu svojho e -mailu na správnu osobu
Skontrolujte adresár ľudských zdrojov a zistite, či existuje osoba poverená riešením typu problému, ktorý potrebujete riešiť. V spoločnosti môže byť tiež priradené kontaktné miesto pre vaše oddelenie. Ak máte obavy, že váš problém berú vážne, môžete sa obrátiť aj priamo na vedúceho oddelenia ľudských zdrojov.
Dôkladne skontrolujte, či je v e -maile uvedená iba osoba, ktorú chcete kontaktovať. Zvlášť, ak ide o súkromný alebo citlivý problém, nechcete ho omylom poslať nesprávnej osobe. Buďte obzvlášť opatrní pri odstraňovaní všetkých zoznamov, ktoré by odoslali e -mail nastavenej skupine zamestnancov
Krok 2. Napíšte konkrétny riadok predmetu, ktorý naznačuje, že je potrebná akcia
Jasný predmet, ktorý bude komunikovať váš problém a mieru naliehavosti, ktorú mu priraďujete, pomôže ľudským zdrojom stanoviť prioritu vášho problému. Ak tento riadok necháte prázdny alebo nejasný, vaša korešpondencia môže byť pochovaná v doručenej pošte niekoho.
Použite riadky ako: „Právny problém - potrebné opatrenie“, „Zmena osobných okolností - potrebná okamžitá pozornosť“, „Naliehavá politická otázka“alebo „Nedávny rozhovor - ďakujem.“
Krok 3. Na začiatku a na konci svojho e -mailu použite formálne pozdravy
Na začiatku tejto konverzácie chcete nastaviť formálny a profesionálny tón. To pomôže ľudským zdrojom vedieť, že sa s problémom vážne zaoberáte. Aj keď zástupcu poznáte, pamätajte na to, že ide skôr o profesionálnu než priateľskú diskusiu.
Začnite slovom „Vážený [celé meno zástupcu]“a skončte slovami „S pozdravom“alebo „Ďakujem za váš čas, [vaše celé meno].“
Krok 4. Napíšte jasný, priamy a konkrétny obsah
Nechajte svoje vety krátke a vecné. Neposkytujte viac informácií, ako je potrebné, pretože nechcete, aby sa čitateľ v e -maile zablokoval. Neuvádzajte žiadne podrobnosti, ktoré by mohli zamieňať ľudské zdroje o vašom probléme. Zložité detaily môžete riešiť osobne.
Krok 5. Opíšte problém presne
Vysvetlite presnú povahu vášho problému. Uveďte časový harmonogram, kedy sa problém začal alebo začne. Ujasnite si, či si myslíte, že sa jedná o právny problém alebo problém, ktorý si môže spoločnosť vyriešiť sama.
Ak kontaktujete ľudské zdroje a požiadate ich o pracovné príležitosti, nebudete tým predstavovať problém. Radšej sa predstavte a vysvetlite svoj predchádzajúci kontakt so spoločnosťou. Jasne povedzte, aké akcie očakávate alebo ktoré by zástupca mal vykonať
Krok 6. Všimnite si, či máte dokumentáciu vášho problému
Ľudské zdroje budú chcieť hneď vedieť, ako riešiť právne alebo politické problémy. Vaša dokumentácia môže ovplyvniť ich reakciu, pretože pomôže objasniť závažnosť problému a právne dôsledky, s ktorými sa konkrétny zamestnanec môže stretnúť. Upozornite svojho zástupcu na všetky „dôkazy“, ktoré máte k dispozícii, a ponúknite ho, že ho prinesiete na osobné stretnutie.
- Pokiaľ je to možné, budete chcieť dôkaz o akýchkoľvek právnych problémoch, ktorý by bolo možné predložiť ľudským zdrojom. Bohužiaľ, väčšina oddelení ľudských zdrojov sa pokúsi chrániť spoločnosť, ak to bude možné.
- Ak dôjde k obťažovaniu alebo diskriminácii, zaznamenajte si dátumy incidentov a uložte si akúkoľvek písomnú korešpondenciu, ktorá obsahuje usvedčujúce jazyky.
- Uschovajte si elektronické aj papierové kópie akejkoľvek dokumentácie, ktorú poskytnete ľudským zdrojom. Originál by ste si mali ponechať a kópie poskytnúť ľudským zdrojom.
Krok 7. Vysvetlite, čo ste urobili, aby ste problém vyriešili
Možno ste sa už pokúsili vyriešiť problém predtým, ako ste kontaktovali ľudské zdroje. Možno ste mali rozhovor so svojim šéfom alebo spolupracovníkom, alebo ste im dokonca oznámili, že budete kontaktovať ľudské zdroje. Zástupca ocení, že bude mať tieto informácie, pretože im to pomôže porozumieť tomu, kto už o probléme vie.
V prípade problémov meniacich sa osobných pomerov môže byť táto komunikácia menej formálna. Ak napríklad odchádzate na materskú alebo otcovskú dovolenku, pravdepodobne ste už informovali svojho šéfa o svojom stave a jednoducho sledujete ľudské zdroje
Krok 8. Požiadajte o osobné stretnutie
Stretnutie, na ktorom sa stretnete tvárou v tvár so svojim zástupcom, vám pomôže podrobne prediskutovať problém. Zástupcovi to poskytne príležitosť položiť akékoľvek doplňujúce alebo objasňujúce otázky. Váš e -mail je ideálnym miestom na začatie plánovania dôležitého stretnutia. Informujte ich o blokoch vo svojom pláne a požiadajte ich, aby podľa toho plánovali.
Krok 9. Uistite sa, že sú uvedené vaše kontaktné informácie
Personalisti vás môžu chcieť kontaktovať telefonicky, preto v spodnej časti e -mailu uveďte niekoľko spôsobov kontaktu. Tieto informácie môžu byť uvedené priamo pod vašim menom po odhlásení sa z korešpondencie. Znova skontrolujte správnosť zadaných telefónnych čísel a e -mailov.
Krok 10. Upravte svoj e -mail na preklepy, pravopisné a gramatické chyby
Väčšina e-mailových služieb má službu kontroly pravopisu. Ďalej si prečítajte svoj e -mail, aby ste zachytili gramatické chyby, chýbajúce slová a problémy s jasnosťou.
Metóda 2 z 3: Nadviazanie na odoslaný e -mail
Krok 1. Poďakujte ľudským zdrojom za akúkoľvek odpoveď, ktorú pošlú
Po prvé, poďakujte zástupcovi, že si našiel čas na prešetrenie vášho prípadu, pretože to vo vašej konverzácii okamžite nastaví tón zdvorilosti. Nezabudnite odpovedať na všetky reakcie, ktoré ľudské zdroje odosielajú rýchlo. Bude to znamenať, že vás problém naďalej znepokojuje, a malo by tiež vyjadrovať vašu túžbu riešiť ho skôr ako neskôr.
Krok 2. Zorganizujte všetky potrebné materiály pre osobné stretnutie
Pripravte sa na stretnutie vytvorením špeciálneho priečinka so súbormi, ktorý obsahuje všetky dokumenty, ktoré plánujete priniesť. Ak máte otázky týkajúce sa zásad, prineste si príručku pre zamestnancov so záložkou konkrétnych zásad. To pomôže bezproblémovému priebehu schôdze, akonáhle prídete.
Krok 3. Zvážte najatie právneho poradcu, ak narážate na právne problémy
Ak sa obávate ochrany pred akýmikoľvek krokmi, ktoré môže spoločnosť voči vám podniknúť, porozprávajte sa s právnikom. Môžu vám poskytnúť informácie o vašich právach a vy sa môžete rozhodnúť ich priniesť na akékoľvek osobné stretnutia. Ak sa vyberiete touto cestou, možno budete chcieť informovať ľudské zdroje o svojich plánoch zamestnať právnika.
Uistite sa, že ste si vedomí nákladov spojených s prijatím právnika. Väčšina bude drahá, takže budete musieť tieto rozpočtové problémy zvážiť s potrebou právnej ochrany
Krok 4. Ak ste týždeň čakali bez odpovede, druhýkrát pošlite e -mail
Týždeň sa spravidla považuje za primeraný čas na čakanie pred odoslaním následného e-mailu. Ak riešite obzvlášť naliehavý problém, môžete do 24 hodín odoslať následné upozornenie. Namiesto toho, aby ste sa obávali, že svojmu zástupcovi ubližujete, pamätajte na to, že majú veľa povinností. Možno budú potrebovať pripomenúť, že ste jedným z nich.
Metóda 3 z 3: Rozhodnutie, či sa obrátiť na HR
Krok 1. Ak je to možné, vyriešte problém sami
Ak máte jednoduchý a nezákonný problém, ktorý nesúvisí s politikou spoločnosti, možno ho budete môcť vyriešiť sami. Ak je to možné, prediskutujte problém so svojim šéfom alebo spolupracovníkmi, aby s ním problém vyriešili. Ľudské zdroje ocenia vedieť všetky kroky, ktoré ste urobili, aby ste našli riešenie, skôr ako k nim prídete.
Ak máte napríklad pocit, že vás váš šéf rozvrhuje na príliš veľa víkendov, najskôr sa porozprávajte so šéfom. Nechcete tiež ísť do ľudských zdrojov s nekritickou sťažnosťou, ako napríklad „Nemám rád svoje kancelárske priestory“
Krok 2. Prečítajte si príručku pre zamestnancov a overte si zásady svojej spoločnosti
Môžete mať pocit, že dochádza k porušovaniu zásad spoločnosti. Predtým, ako sa obrátite na ľudské zdroje, prečítajte si znova konkrétne zásady týkajúce sa vášho problému. Tieto príklady budete chcieť citovať v akýchkoľvek diskusiách s ľudskými zdrojmi.
Ak máte napríklad obavy, že počas pracovnej doby nedostanete dostatok prestávok, prečítajte si písomné pravidlá o prestávkach. Je možné, že vaša spoločnosť má iba neformálne, nie kodifikované zásady prerušenia, čo znamená, že ľudské zdroje vám v oficiálnej funkcii nedokážu veľa pomôcť
Krok 3. Ak vás v práci obťažujú, okamžite kontaktujte ľudské zdroje
Neváhajte nás kontaktovať, ak v práci zažívate akékoľvek verbálne, fyzické alebo sexuálne obťažovanie z akéhokoľvek zdroja. Pred týmto druhom správania ste zákonne chránení a ľudské zdroje sú povinné vám pomáhať a chrániť vás.
Nečakajte však, že ľudské zdroje môžu o týchto problémoch viesť mimo záznam. Akonáhle to nahlásite, sú povinní konať
Krok 4. Ak sa vaše osobné okolnosti menia, kontaktujte ľudské zdroje
Ľudské zdroje vám môžu pomôcť naplánovať akékoľvek nadchádzajúce zmeny vo vašej pracovnej situácii, napríklad ak sa chystáte na materskú dovolenku. Budú schopní zaistiť, aby ste získali všetky svoje výhody a pokrytie. Môžu tiež kontaktovať ľudí v spoločnosti, ktorí potrebujú byť informovaní o vašich meniacich sa okolnostiach.
Krok 5. Ak potrebujete ochranu vlády, obráťte sa na ľudské zdroje
V práci môžu nastať určité situácie, ktoré vás oprávňujú na ochranu alebo odškodnenie od vlády. Ak ste napríklad pri práci zranení, ľudské zdroje vám môžu pomôcť koordinovať krytie vašich liečebných nákladov.
To bude pravdepodobne vyžadovať, aby ste vyplnili papierovanie s ľudskými zdrojmi, takže buďte na tento proces pripravení
Krok 6. Ak chcete získať prístup k pracovnému školeniu, obráťte sa na ľudské zdroje
Môžu byť k dispozícii programy školenia alebo mentorstva, ktoré by vám umožnili napredovať vo vašej spoločnosti. Ľudské zdroje vám môžu poskytnúť všetky potrebné informácie o týchto možnostiach a prípadne koordinovať váš vstup do týchto programov. Mohla by to byť skvelá príležitosť posunúť vašu kariéru na ďalšiu úroveň.
Krok 7. Požiadajte ľudské zdroje o pomoc s potrebným ubytovaním
Ľudské zdroje vám tiež môžu pomôcť vyriešiť akékoľvek individuálne potreby, ktoré môžete mať v práci. Vaše pracovné prostredie by malo zahŕňať zdroje, ktoré vám umožnia využívať rovnaké príležitosti na úspech ako ktorýkoľvek iný zamestnanec.
Ak máte pocit, že napríklad neexistujú vhodné hendikepované zdroje, ľudské zdroje tento problém vyriešia. Oddelenie môže s vami spolupracovať aj na zabezpečení vyhradeného miesta pre dojčiace matky
Krok 8. Ak hľadáte prácu, oslovte ľudské zdroje
Kontaktovanie zástupcu ľudských zdrojov v konkrétnej spoločnosti vám príležitostne umožní získať informácie o aktuálnych voľných pracovných miestach alebo príležitostiach na neformálne „informačné“pohovory so súčasnými zamestnancami. Môžete sa tiež obrátiť na ľudské zdroje a poďakovať im za nedávny rozhovor, ktorý ste absolvovali s ich spoločnosťou.
Ak do týždňa nedostanete odpoveď, môžete odoslať jeden následný e-mail. Potom budete musieť túto spoločnosť nechať ísť
Krok 9. Vyhnite sa kontaktu s ľudskými zdrojmi s osobnými sťažnosťami
Pamätajte si, že ľudské zdroje pracujú najskôr pre spoločnosť, takže nie sú ľuďmi, ku ktorým by ste mali ísť, ak sa chcete len prevetrať. Aj keď by ste sa rozhodne nemali vyhýbať hláseniu situácií, v ktorých sa cítite nepríjemne alebo diskriminovane, dávajte pozor na rozlišovanie medzi problémami, ktoré môžu byť jednoducho nepríjemné alebo malicherné, a vážnejšími právnymi problémami.
