Zdá sa, že môže byť ťažké zastrieť dôležitý obchodný e -mail. Existuje toľko spôsobov, ako dokončiť svoju správu! V konečnom dôsledku však spôsob, akým zatvoríte svoj e -mail, bude závisieť od niekoľkých rôznych faktorov. Môžu to zahŕňať napríklad to, ako dobre poznáte osobu, s ktorou si píšete, účel e -mailu a to, či je váš e -mail súčasťou reťazca. S ohľadom na tieto faktory vytvorte vhodnú poslednú vetu. Potom vyberte správne odhlásenie a rozhodnite sa, čo vložíte do svojho podpisu.
Kroky
Časť 1 z 3: Napíšte svoje záverečné poznámky
Krok 1. Pripomeňte príjemcovi účel vášho e -mailu
Existuje mnoho dôvodov pre napísanie e -mailu v obchodnom prostredí. Presné určenie primárneho účelu e -mailu vám pomôže určiť najlepší spôsob, ako ho zabaliť.
- Ak napríklad podávate žiadosť, ukončite ju napríklad slovami „Ďakujem za váš čas“alebo „Ďakujem za zváženie“.
- Ak odpovedáte na žiadosť o informácie alebo pomoc, môžete to skončiť slovami „Dúfam, že to pomôže!“alebo „Dajte mi vedieť, ak existuje iný spôsob, akým by som vám mohol pomôcť.“
- Ak si nastavujete osobné stretnutie, môžete skončiť s niečím ako: „Uvidíme sa budúci týždeň!“
Krok 2. Použite vhodný tón pre svoje publikum
Zamyslite sa nad tým, ako dobre poznáte človeka, s ktorým si píšete, aký s ním máte vzťah a čo sa snažíte dosiahnuť. E-mail manažérovi na vyššej úrovni alebo dôležitému novému klientovi by mal byť pravdepodobne formálnejší ako e-mail známemu spolupracovníkovi.
- Ak napríklad chystáte stretnutie s klientom, dobrým záverečným vyhlásením môže byť niečo ako: „Teším sa na naše stretnutie 24. Ak máte akékoľvek otázky, kontaktujte ma na čísle 555-555-5555. “
- Na druhej strane, ak si dohodnete priateľské stretnutie so spolupracovníkom, ktorého dobre poznáte, môže byť úplne v poriadku skončiť s niečím ako: „Znie to dobre! Uvidíme sa zajtra!:)”
Krok 3. Neuvádzajte záverečné vyhlásenie, ak je váš e -mail súčasťou reťazca
Ak je to váš prvý e -mail o danej téme, alebo ak ide o obzvlášť dôležitý e -mail, pravdepodobne bude vhodné zahrnúť záverečné poďakovanie alebo „výzvu na akciu“. Stručnosť je však v obchodných e -mailoch dôležitá. Ak je váš e -mail súčasťou dlhého reťazca, možno nebudete musieť uvádzať nič nad rámec najdôležitejších informácií.
Ak napríklad ukončujete dlhý rozhovor s šéfom o e -maile o úlohe, možno nebudete musieť hovoriť oveľa viac ako: „Dobre. Budem to mať hotové do konca dňa v piatok. –M. “
Časť 2 z 3: Voľba odhlásenia
Krok 1. Vyberte odhlásenie, ktoré zodpovedá tónu vášho e-mailu
Ak je váš e -mail formálny, odhláste sa niečím ako „s pozdravom“alebo (pre ešte formálnejší dotyk) „S pozdravom“. Pri menej formálnych e -mailoch vám môže stačiť niečo ako „Dávajte si pozor“alebo „Na zdravie“.
Ak ste dostali predchádzajúce e-maily od osoby, s ktorou si píšete, môžete sa pozrieť na jej prihlásenie a prispôsobiť jej tón. Ak majú napríklad tendenciu podpisovať niečím ako „srdečný pozdrav“, mali by ste sa odhlásiť s podobnou úrovňou formality
Krok 2. Použite odhlásenie, ktoré vyhovuje vášmu účelu
Rovnako ako záverečná veta, aj odhlásenie môže odrážať účel vášho e-mailu. Ak napríklad podávate jednoduchú žiadosť alebo stručne vyjadrujete vďačnosť za niečo, môžete použiť odhlásenie ako „Mnohokrát ďakujem“alebo „Ďakujem veľmi pekne“, za ktorým nasleduje váš podpis.
Krok 3. Vyhnite sa všetkému príliš láskyplnému
Pokiaľ nepoznáte osobu, s ktorou si píšete, veľmi dobre, vyhnite sa všetkému, čo je príliš slangové, neformálne alebo láskyplné. Vo všeobecnosti by sa v obchodných e -mailoch nemali používať veci ako „láska“, „XOXO“alebo „Objatie“.
Krok 4. Vynechajte prihlásenie v krátkych alebo reťazcových e-mailoch
Ak je váš e-mail súčasťou dlhého reťazca alebo sa pokúšate niečo veľmi stručne a rýchlo oznámiť spolupracovníkovi, nemusí byť vôbec potrebné zahrnúť odhlásenie.
Ak sa necítite dobre, že by ste preskakovanie úplne vynechali, stačí jednoduché prihlásenie ako –Bernice alebo –B. by malo byť v poriadku pre krátke neformálne e -maily
Časť 3 z 3: Podpis vášho e -mailu
Krok 1. Zahrňte svoje základné identifikačné údaje
To, koľko informácií zahrniete do svojho podpisu, bude závisieť od toho, ako dobre poznáte svojho korešpondenta a ako často ste s ním komunikovali.
- Prvý e-mail by mal pravdepodobne obsahovať aspoň vaše úplné meno, pracovné zaradenie, miesto výkonu práce a telefónne číslo.
- Pri komunikácii so spolupracovníkom alebo s niekým, komu často píšete e-maily, pravdepodobne stačí podpísať sa krstným menom alebo iniciálou.
Krok 2. Udržujte svoj podpis stručný
Vo všeobecnosti je najlepšie nepreplniť pracovný e -mail veľkým množstvom textu a obrázkov navyše. Do podpisu elektronickej pošty nepridávajte nič nepotrebné, napríklad citáty, efektnú grafiku alebo množstvo odkazov.
Krok 3. Nastavte automatický podpis
Ak sa vám nechce písať funkciu a kontaktné údaje pri každom odoslaní dôležitého e -mailu, môžete si vytvoriť podpis, ktorý váš e -mailový klient môže automaticky pridať do vašich správ.
Niektoré programy, ako napríklad Outlook, vám umožňujú vytvoriť viac podpisov, takže si môžete vybrať ten, ktorý je pre daný e -mail najvhodnejší
Tipy
-
Váš podpis by mal vyzerať takto:
- S Pozdravom,
- Jane Doe, analytička trhu
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Vo väčšine e -mailových klientov, ako je napríklad Outlook, je veľmi jednoduché nastaviť podpis, ktorý sa automaticky pripojí ku každému e -mailu.
Varovania
- Ak je to možné, nechajte svoju prácu dvakrát skontrolovať druhou osobou. Správna korektúra nemôže nič nahradiť.
- Všetky listy pred odoslaním upravte a skontrolujte ich - to znamená, že si prečítate správnu gramatiku a pravopis a odstránite typografické chyby. Zmeňte nejednoznačný jazyk, napríklad slová a frázy, ktoré sú nejasné alebo majú dvojitý význam.
- Použitie kontroly pravopisu nie je neomylné, pretože softvér často vkladá správne napísané slovo, ale nie správne slovo pre kontext. Ak zmeníte „bankroll“na „prázdny zoznam“, skutočne sa zmení význam vety. Musíte sa tiež spoliehať na svoje vlastné znalosti jemností gramatiky, pretože návrhy softvéru nie sú vždy správne.
