Predmet e -mailu je často tým, čo čitatelia používajú na rozhodnutie, či váš e -mail otvoria. Tieto medzery je potrebné vyplniť krátkym, výstižným a detailne orientovaným jazykom, aby váš príjemca nemohol odstrániť váš e-mail bez toho, aby si ho dokonca prečítal. Ak presne uvediete, prečo by mal váš čitateľ vidieť, čo chcete povedať, pomocou podrobností v riadkoch predmetu, mali by ste sa tešiť na rýchlejšie a častejšie reakcie na vaše e -maily.
Kroky
Časť 1 z 3: Formátovanie riadkov predmetu
Krok 1. Nenechávajte riadok predmetu prázdny
Ak sa rozhodnete nezahrnúť riadok s predmetom, nevyužívate príležitosť, ktorú ponúka, ako nakresliť čitateľa. Ak budete mať prázdny riadok predmetu, budete tiež vyzerať lenivo. Najdôležitejšie je, že v čitateľovi určite nebude cítiť, že potrebuje rýchlo otvoriť alebo odpovedať na váš e -mail.
Krok 2. Pred napísaním e -mailu napíšte svoj predmet
Váš predmet môže pôsobiť ako dodatočná myšlienka, ktorá nie je taká dôležitá ako skutočný obsah vášho e -mailu. Pretože je to prvá vec, ktorú váš čitateľ vidí, je rovnako dôležitá - ak nie ešte viac! - ako to, čo je vo vnútri. Aby ste svojmu predmetu venovali dostatok času a pozornosti, napíšte ho skôr, ako napíšete čokoľvek ďalšie.
Krok 3. Riaďte sa štandardnými pravidlami používania veľkých písmen, aby ste predišli nedbanlivosti
Pokiaľ neposielate rýchlu poznámku niekomu, koho dobre poznáte, mali by ste svoje e -maily považovať za formálnu komunikáciu. Predmety uveďte veľkými písmenami rovnako, ako by ste napísali veľké písmená v názvoch svojich prezentácií.
Nezabudnite na niekoľko základných pravidiel, ktoré vám pomôžu správne používať veľké písmená. Vždy napríklad napíšte prvé a posledné slová riadkov predmetu veľkými písmenami. Mali by ste tiež vždy používať veľké písmená podstatných mien (hora, prezentácia, budova), zámená (on, ona, oni), slovesá (ísť, zmeniť), príslovky (rýchlo, pomaly) a prídavné mená (nedbalý, vynikajúci). Články (a, an,), predložky (in, out) ani koordinačné spojky (a, ale) by ste nemali písať veľkými písmenami
Krok 4. Vyhnite sa tomu, aby ste riadky svojho predmetu považovali za úplné vety
Aj keď by vaše riadky predmetu mali byť gramaticky správne, považujte ich za nadpisy a nie za vety, ktoré vždy vyžadujú interpunkciu. Riadky vášho predmetu nemusia byť označené bodkou, otáznikom alebo výkričníkom.
- Uvedomte si, že niektoré filtre nevyžiadanej pošty budú automaticky filtrovať e -maily s prerušovanými riadkami predmetu do filtra nevyžiadanej pošty.
- Občas môžete chcieť upútať pozornosť čitateľa pomocou otáznika. Túto stratégiu nadmerne nepoužívajte.
- Spojte viacero fráz v riadkoch s predmetmi čiarkami. Napríklad predmet: „Plánovaná schôdza na utorok - vyžaduje sa vaša účasť“, obsahuje dve odlišné frázy spojené pomlčkou.
Krok 5. Riadky predmetu ponechajte kratšie ako 50 znakov
Váš predmet by mal byť čo najstručnejší. Niekedy to môže vyžadovať, aby ste niektoré detaily vynechali v prospech ostatných. Je dôležité, aby váš čitateľ hneď, ako si prečítal váš predmet, vedel, čo musí urobiť.
Nie vždy môže byť možné udržať riadky predmetu na úrovni 50 znakov alebo menej. Niekedy prejdete asi desať postáv. Ak začnete strieľať podľa pravidla 50 znakov, automaticky začnete písať kratšie riadky predmetu
Krok 6. Umiestnite dôležité slová na prvé miesto, aby ste upútali pozornosť čitateľa
Tieto slová sa budú líšiť v závislosti od účelu vášho e -mailu. V niektorých e -mailoch môže byť potrebné, aby bolo na prvom mieste vaše meno a titul, pričom v ostatných môže byť potrebná činnosť, ktorú požadujete vy alebo čitateľ. Zamyslite sa nad tým, vďaka čomu váš čitateľ s najväčšou pravdepodobnosťou otvorí váš e -mail, a slová, ktoré zodpovedajú danej téme, umiestnite na začiatok predmetu.
Vo všeobecnosti by ste mali začať svoj predmet slovom, ktoré naznačuje, prečo kontaktujete svojho čitateľa. Ak ste napríklad nedávno zmenili kancelárske predpisy, napíšte: „Zmenené firemné predpisy - Vyžaduje sa vaša kontrola dnes.“
Krok 7. Vyberte konkrétne podstatné mená a slovesá, ktoré budú komunikovať účel e -mailu
Do predmetu nezahŕňajte vágne alebo nejasné podstatné mená a slovesá. Namiesto toho použite slová, ktoré konkrétne naznačujú, čo presne od svojho čitateľa chcete. Tým sa skráti dĺžka predmetu a zároveň sa v ňom budú zobrazovať potrebné informácie.
Namiesto: „Kontaktovať vás a overiť si nové informácie“, napíšte: „Revidované pravidlá HR - Vyžaduje schválenie do stredy.“V druhej verzii predmetu ste objasnili, čo sú to „nové informácie“a prečo kontaktujete čitateľa. Opravili ste akékoľvek nejasnosti, či si príjemca musí e -mail prečítať a čo musí urobiť, keď ho otvorí
Časť 2 z 3: Poskytnutie podrobností vo vašich predmetových riadkoch
Krok 1. Zadajte účel svojho e -mailu
Povedzte čitateľovi, prečo ich kontaktujete. Buďte čo najkonkrétnejší. Pomôže to čitateľovi okamžite zistiť, či by mal vašu správu otvoriť.
- Predmet, ktorý požaduje odporúčací list alebo referenciu, môže vyzerať takto: „Žiadosť o referenciu pre Tamaru G. do piatku 2. februára.“
- Ak ponúkate svojmu čitateľovi výhodu, vyskúšajte niečo ako: „Vymeňte svoj olej u Jimovej 50% zľavy iba tento týždeň.“
Krok 2. Napíšte, akú akciu má váš čitateľ vykonať
Hneď ako uvidí váš e -mail, váš čitateľ bude chcieť vedieť, čo musí urobiť. Mať tieto znalosti okamžite pripraví vášho čitateľa, aby hľadal ďalšie podrobnosti v obsahu vašej poznámky.
Namiesto toho, aby ste napísali: „Oslovte laskavosť“, zadajte predmet: „Potrebujem vašu pomoc pri písaní návrhu projektu budúci týždeň.“Vďaka tomu bude čitateľ nielen vedieť, že žiadate o pomoc, ale tiež presne vysvetlí, čo dúfate, že pre vás čitateľ urobí
Krok 3. Poskytnite termín, aby čitateľ vedel, kedy má odpovedať
Ak čitateľovi nedáte vedieť, kedy potrebujete, aby vykonal akciu alebo odpovedal, môže otvoriť váš e -mail až zajtra, budúci týždeň alebo dokonca budúci mesiac. Nie je to preto, že vám váš čitateľ nechce pomôcť. Väčšina ľudí dostane desiatky alebo dokonca stovky e -mailov denne, takže e -maily bez jasných termínov sa v stáde ľahko stratia.
Ak je váš e -mail obzvlášť dôležitý a vyžaduje okamžitú odpoveď, môžete čitateľa pomocou slov „Naliehavé“, „Kritické“alebo „Potrebná okamžitá odpoveď“upozorniť, že by tejto poznámke mal venovať osobitnú pozornosť
Krok 4. Uveďte, kto ste, ak vás čitateľ ešte nepozná
Niekedy pošlete e -mail ľuďom, ktorých ste nikdy predtým nestretli. V týchto prípadoch môže byť pre vás dôležité poskytnúť čitateľovi názov, spoločnosť alebo meno, aby mali dôvod otvoriť vašu poznámku. V opačnom prípade sa môžete zdať, že ste len náhodná osoba, ktorej e -mail môže ísť rovno do koša!
Možno ste študent, ktorý sa v súvislosti so školským projektom spojí s miestnym politikom. Napíšte: „Pohovor o projekte pre strednú školu, termín 6/24.“
Krok 5. Uveďte stretnutie s čitateľom, ak sú čerstvým známym
S touto osobou sa možno stretávate, pretože ste sa práve stretli a dúfate, že si s ňou vytvoríte bližší vzťah. Zapamätajte si ich pamäť v riadku predmetu, aby si zapamätali stretnutie s vami. Ak si spomenú na vaše predchádzajúce stretnutie, s väčšou pravdepodobnosťou sa dohodnú na následnom opatrení.
Možno ste mali krátku diskusiu na konferencii alebo večeri o niektorých z vašich spoločných záujmov. Uveďte svoj predmet: „V nadväznosti na náš rozhovor v Kongrese spisovateľov, 30. apríla.“
Krok 6. Pomenujte svoj vzájomný kontakt, ak vás čitateľ predstaví
Ak vás niekto iný kontaktuje s vašim príjemcom, je dôležité, aby ste túto skutočnosť objasnili. Váš čitateľ bude oveľa pravdepodobnejšie, že otvorí e -mail s predmetom, ktorý obsahuje meno niekoho známeho, a nie anonymnou osobou, s ktorou sa nikdy nestretol. Váš čitateľ sa môže tiež rozhodnúť osloviť váš vzájomný kontakt a potvrdiť úvod.
Napíšte napríklad: „Dr. Smithov študent @ Hopkins, žiadajúci o stretnutie budúci mesiac. “
Časť 3 z 3: Zefektívnenie a korektúra vašich predmetových línií
Krok 1. Použite jednoduchý jazyk, aby ste sa vyhli zmätkom
Nechcete, aby mal váš čitateľ problém porozumieť vášmu predmetu. Nepoužívajte príliš dlhé slová a zložitú slovnú zásobu. Predstierajte, že odosielate svoj e -mail stredoškolákovi, a položte si otázku, či rozumie každému slovu v predmete.
Vyhnite sa používaniu nejasnej slovnej zásoby, keď bude stačiť jednoduchšie slovo. Vyberte možnosť „Nové pravidlá balíka Office - rýchlo skontrolujte a odpovedajte“namiesto „Nové pravidlá balíka Office - kontrolujte a odpovedajte pohotovo“. „Rýchlo“a „s ochotou“znamená to isté, ale prvá možnosť je menej náročná a mätúca
Krok 2. Na skrátenie riadkov predmetu použite symboly a skratky
Mnoho slov je možné skrátiť bez toho, aby čitateľ zostal zmätený. Používajte iba bežné skratky a symboly a prečítajte si riadok predmetu, aby ste zaistili, že nedôjde k zámene účelu vášho e -mailu.
Skrátiť sa dajú napríklad všetky dni v týždni. „@“Je spoločný symbol pre „at“. Môžete tiež použiť „RE:“na označenie „o“. „EOM“sa môže použiť na „koniec správy“a „EOD“môže znamenať „koniec dňa“
Krok 3. Skontrolujte pravopisné a gramatické chyby
Rovnako ako ostatné časti vášho e -mailu nesmie byť v predmete žiadne chyby. To zaistí, že nebudete pôsobiť neprofesionálne alebo lenivo hneď, ako bude mať čitateľ šancu otvoriť vašu poznámku.
- E-mailová kontrola pravopisu nemusí pokrývať riadky predmetu, preto buďte obzvlášť opatrní pri pravopisných chybách. Ak máte obavy, skopírujte predmetný riadok a prilepte ho do dokumentu programu Word alebo Google a spustite tam kontrolu pravopisu.
- Váš predmet nemusí byť úplnou vetou. Vyhnite sa však bežným gramatickým chybám, ako je zamieňanie výrazov „sú“, „ich“a „tam“alebo „ste“a „váš“.
Krok 4. Prečítajte si nahlas riadky predmetu, aby ste skontrolovali jasnosť
Najlepším spôsobom, ako zaistiť, aby boli riadky predmetu jednoduché, stručné a správne napísané, je prečítať si ich nahlas. Keď počujete svoje slová, urobíte chybu, ktorej by ste sa nedopustili, keby ste ich práve skontrolovali na obrazovke.
Ak ste na verejnom mieste, čítajte slová potichu popod nos
Varovania
- Nezadávajte rutinné riadky s predmetom výkričníkov !!! alebo všetky CAPS. Stratíte dôveryhodnosť.
- Nikdy nezačínajte vetu v riadku predmetu, ktorú končíte v obsahu svojho e -mailu. Nechcete napríklad napísať do predmetu správy „Žiadame vás o láskavosť, ktorú by som chcel, aby ste…“a potom otvorte e -mail s textom: „Urobte to do piatku“.
