Aj keď sa dnes už nepoužívajú tak často, fax je stále dôležitým zariadením na rýchly a účinný prenos dôležitých dokumentov, formulárov a ručne písaných poznámok, najmä v kancelárii. Fax používa na odosielanie a prijímanie dokumentov aktívnu pevnú telefónnu linku a jeho použitie je rovnako jednoduché ako vytočenie telefónneho čísla. Hneď ako správne nastavíte fax a zoznámite sa s metódami odosielania a prijímania faxov, budete dokumenty odosielať bez problémov!
Kroky
Časť 1 z 3: Nastavenie vášho faxového zariadenia
Krok 1. Umiestnite fax
Umiestnite fax na rovný povrch v blízkosti napájacích zásuviek a telefónnej zásuvky. Dbajte na to, aby podávač papiera smeroval von. Pomôže to zabrániť uviaznutiu prichádzajúcich faxov a naskenovaných dokumentov medzi stenou a zariadením a zabráni ich poškodeniu.
Krok 2. Pripojte zdroj napájania
Zapojte fax do najbližšej elektrickej zásuvky. Zaistite, aby bolo pripojenie v poriadku a zástrčka správne zasunula do zásuvky. Keď je faxové zariadenie pripojené k zdroju napájania, uistite sa, že zostane vypnuté po zvyšok nastavenia.
Krok 3. Zabezpečte telefónnu linku
Faxové zariadenie používa telefónnu linku na odosielanie a prijímanie údajov na vytváranie a tlač dokumentov. Nebudú fungovať prostredníctvom internetovej telefónnej linky. Uistite sa, že máte aktívnu telefónnu linku a telefónne číslo na fax, aby vaše zariadenie mohlo prenášať a prijímať signály na vytváranie dokumentov.
V prípade potreby zavolajte svojmu káblovému a telefónnemu poskytovateľovi a dohodnite si pevnú linku
Krok 4. Pripojte telefónny kábel
Do telefónneho konektora faxu, ktorý je obvykle na zadnej strane zariadenia, by mal byť zapojený štandardný telefónny kábel. Druhý koniec kábla by mal byť zaistený priamo do najbližšieho telefónneho konektora v stene. Dôkladne skontrolujte, či je kábel zapojený do zariadenia a telefónneho konektora v stene.
Krok 5. Pridajte papier a atrament
Na vytvorenie a tlač prichádzajúcich dokumentov bude fax vyžadovať dodávku papiera a atramentu. Uistite sa, že máte tieto zásoby po ruke.
- Pred vložením papiera prevzdušnite alebo prevráťte stoh papiera, aby ste sa uistili, že sa nezlepujú. Pomôže to zabrániť zaseknutiu papiera.
- Každý stroj bude obsahovať určitý typ, veľkosť a počet atramentových kaziet. Nezabudnite si prečítať pokyny k zariadeniu, aby ste sa rozhodli, ktorý atrament s vašim zariadením najlepšie funguje.
Krok 6. Skontrolujte pripojenie
Keď je faxové zariadenie pripojené a je doň vložený papier a atrament, zapnite zariadenie a skontrolujte telefónne pripojenie. Aby ste mohli používať fax, pripojenie musí byť zabezpečené.
- Zdvihnutím prijímača faxu skontrolujte, či je pevná linka správne pripojená, ak je k dispozícii vo vašom zariadení. Prijímač by mal pripomínať telefón. Počúvajte hukot oznamovacieho tónu, ktorý naznačuje, že je pripojenie zabezpečené.
- Ak fax nemá prijímač, môžete telefón pripojiť pomocou konektora externého telefónu na faxovom zariadení. Ak je pripojenie zdravé, mali by ste počuť bzučanie oznamovacieho tónu.
Časť 2 z 3: Odoslanie faxu
Krok 1. Zapnite zariadenie
Pred odoslaním dokumentu sa uistite, že je zariadenie zapnuté a telefónny kábel je na svojom mieste. Možno budete chcieť skontrolovať oznamovací tón v prijímači, aby ste sa presvedčili, že je pripojenie bezpečné.
Krok 2. Použite krycí list
Krycí list je skvelý spôsob, ako zaručiť, že sa váš dokument dostane k správnej osobe. Toto je obzvlášť užitočné pri odosielaní faxov do firmy, kde rovnaké zariadenie môže používať niekoľko zamestnancov. Krycí list by mal obsahovať meno príjemcu, jeho faxové číslo a vaše, vaše kontaktné informácie a počet strán, ktoré by mal príjemca očakávať vo faxe.
Zahrnutie počtu strán na titulný list je pre príjemcu užitočné, aby vedel, či dostal všetky potrebné stránky
Krok 3. Objednajte si dokumenty správne
Nezabudnite pridať čísla strán a stránky dokumentu dať v takom poradí, v akom ich chcete prijímať. Nechcete, aby príjemca hádal stránky dohromady. To môže spôsobiť zmätok a môže to narušiť zamýšľaný význam dokumentu. Objednanie strán a ich číslovanie zabezpečí efektívny prenos informácií.
Krok 4. Vložte dokumenty do skenera
Väčšina faxov bude vyžadovať, aby ste dokument vložili do skenerovej časti faxu buď lícom hore alebo lícom nadol. Neexistuje štandardná metóda pre všetky zariadenia. Väčšina faxov uvedie, ktorý spôsob sa má použiť, pomocou ľahko čitateľného symbolu na prednej strane zariadenia.
Krok 5. Vytočte faxové číslo príjemcu
Pomocou klávesnice na prednej strane faxu vytočte faxové číslo príjemcu vrátane medzimestskej predvoľby. Ak faxujete dokument medzinárodne, musíte zadať kód krajiny. Ak existuje externé telefónne číslo spoločnosti (často „7“alebo „9“), zadajte správnu číslicu pred kód oblasti alebo krajiny a faxové číslo.
Krok 6. Odošlite dokumenty
Keď vytočíte číslo, väčšina faxov bude vyžadovať, aby ste dokument odoslali stlačením tlačidla „Odoslať“alebo „Spustiť“. Sledujte prenos dokumentu v prípade chyby alebo zaseknutia papiera. Keď bol prenos dokumentu úspešný, fax s vytlačenou správou o priebehu alebo potvrdzovacou stránkou. Ak sa zobrazí chybové hlásenie, skúste dokument odoslať znova.
Časť 3 z 3: Príjem faxu
Krok 1. Skontrolujte pripojenie
Uistite sa, že je fax zapnutý. Aby ste mohli prijímať faxy, je tiež dôležité zabezpečiť, aby bol fax pripojený k zdroju napájania a telefónnej zásuvke. Možno budete chcieť zdvihnúť prijímač a počúvať oznamovací tón, aby ste zaistili správne pripojenie.
Krok 2. Skontrolujte zásobu papiera a atramentu
Vo faxovom zariadení budete chcieť poskytnúť dostatok papiera a atramentu. Ak dostávate veľa dokumentov prostredníctvom faxu, tento spotrebný materiál často kontrolujte. V opačnom prípade vám to môže zabrániť v prijatí dokumentu v celom rozsahu alebo oddialiť jeho príchod.
Krok 3. Počúvajte vyzváňací tón
Keď fax prijíma prichádzajúci dokument, zazvoní alebo vydá zvuk vytáčania. Zariadenie je nastavené na automatické spracovanie týchto dokumentov, takže v súčasnej dobe nemusíte nič robiť. Počas tejto doby nestláčajte tlačidlá na zariadení, inak môže dôjsť k narušeniu alebo prerušeniu pripojenia.
Krok 4. Skontrolujte dokument
Hneď ako fax prijme dokument, vytlačí strany v poradí, v akom ich odosielateľ umiestnil. Skontrolujte titulnú stranu a uistite sa, že ste zamýšľaným príjemcom a že všetky strany boli úspešne odoslané a vytlačené.
Krok 5. Následné opatrenia s odosielateľom
Ak chcete potvrdiť prijatie faxu alebo sa obávate, že ste nedostali všetky potrebné informácie, môžete sa obrátiť na odosielateľa prostredníctvom telefónu alebo e-mailu. Kontaktné informácie môžu byť uvedené v titulnom liste, preto ak nemáte po ruke informácie o odosielateľovi, navštívte túto stránku.
