Ak vám v e -maile IBM Notes dochádza miesto, ale nie ste pripravení odstrániť e -maily, zvážte ich archiváciu. Archivácia e -mailov znamená kopírovanie správ na iné miesto v počítači. Naučte sa archivovať IBM Notes na voľné miesto vo vašom účte pri ukladaní pôvodných e -mailov. Pomáha tiež vášmu počítaču a softvéru pracovať pri najvyššom výkone.
Kroky
Krok 1. Obmedzte veľkosť súboru pošty
Udržujte veľkosť súboru pošty menšiu ako 500 MB. (Niektoré organizácie môžu vyžadovať prísnejšie obmedzenie, napríklad 200 MB.)
- Veľkosť údajov skontrolujte v časti Súbor, Databáza, Vlastnosti. V Lotus 8 prejdite na Súbor, Aplikácie, Vlastnosti.
- Kliknite na kartu „i“. Číslo za „Diskovým priestorom“je množstvo dát, ktoré máte v súčasnosti v IBM Notes.
Krok 2. Naučte sa vopred určené nastavenia vašej organizácie
Ak používate IBM Notes na školské alebo pracovné účely, možno už sú k dispozícii nastavenia archívu. Organizáciám to pomáha kontrolovať množstvo e -mailov na používateľa a tiež všeobecnú výkonnosť počítačov v rámci organizácie. Ak sú nastavenia archívu už zavedené, porozprávajte sa s pracovníkom technického systému, či je možné ich zmeniť.
Krok 3. Určite požadované nastavenia archívu
Môžete archivovať všetky e -maily IBM Notes alebo vybrať konkrétne. Budete sa tiež musieť rozhodnúť, ako často chcete archivovať IBM Notes.
- Otvorte príslušnú aplikáciu (Mail).
- Prejdite na položku Akcie, Archív, Nastavenia.
- Prejdite na kartu Kritériá a uistite sa, že je vybratá možnosť „Predvolené pre poslednú úpravu“.
- Kliknutím na tlačidlo „ok“uložíte zmeny.
- Uistite sa, že sú povolené kritériá.
Krok 4. Naplánujte automatické archívy
Plánovanie automatických archívov zaisťuje, že archivujete pravidelne a dôsledne. Šetrí vám to aj čas.
- Otvorte príslušnú aplikáciu (Mail).
- Prejdite na položku Akcie, Archív, Nastavenia.
- Prejdite na kartu Plán. Uistite sa, že je vybratá možnosť „Naplánovať archiváciu“.
- Vyberte vhodný čas a deň, kedy má počítač archivovať vaše súbory.
Krok 5. Ručne archivujte poznámky IBM
Aj keď si naplánujete automatickú archiváciu, môžete ju kedykoľvek archivovať manuálne.
- Otvorte príslušnú aplikáciu (Mail).
- Otvorte poštu alebo priečinok, ktorý chcete archivovať.
- Prejdite na Akcie, Archivovať, Archivovať teraz.
- Kliknutím na tlačidlo Áno vykonáte archiváciu podľa vopred stanovených nastavení.
Krok 6. Archivujte pomocou metódy drag and drop
Toto je jednoducho ďalší spôsob manuálnej archivácie IBM Notes.
- Otvorte príslušnú aplikáciu (Mail).
- Otvorte poštu alebo priečinok, ktorý chcete archivovať.
- Vyberte príslušné správy.
- Presuňte správy do požadovaného archívu na navigačnej table.
Krok 7. Zobrazte archivované správy
Napriek tomu, že ste archivovali e -mail, možno ho z času na čas budete potrebovať. Váš archívny súbor bude napodobňovať priečinky, ktoré ste nastavili vo svojom účte IBM Notes. Všetko zostane organizované tak, ako ste to navrhli.
- Otvorte príslušnú aplikáciu (Mail).
- Na navigačnom paneli kliknite na položku Archivovať.
- Vyberte príslušný archív (tj. Predvolený pre naposledy upravený).
Tipy
- Zálohujte dôležité e -maily. Ak máte v aplikácii IBM Notes dôležité e -maily, skopírujte ich na iné miesto, napríklad na disk CD alebo DVD. To vám poskytne ďalšiu kópiu pre prípad, že sa niečo stane so serverom alebo s kópiou uloženou vo vašom osobnom počítači.
- Odstráňte staré a nepotrebné správy, najmä ak obsahujú prílohy. Pomôže to tiež znížiť veľkosť údajov a zlepšiť výkon počítača.
