E -mail s potvrdením informuje inú osobu o tom, že ste dostali správu alebo požiadavku, aj keď nemôžete okamžite poskytnúť úplnú odpoveď. Aj keď nepotrebujete odosielať potvrdenie o každom prijatom osobnom e -maile, na priamu adresu by ste mali odpovedať v profesionálnom alebo obchodnom prostredí. Ak potrebujete druhej osobe len povedať, že ste dostali jej e -mail, pošlite jej krátke potvrdenie. Ak osoba požadovala službu alebo si objednala produkt, poskytnite ďalšie informácie o tom, kedy očakávať odpoveď alebo ako vyriešiť akékoľvek problémy.
Kroky
Metóda 1 z 2: Potvrdenie prijatia e -mailu
Krok 1. Odpovedajte, ak ste uvedení v riadku Komu: alebo ak ste v správe pomenovaní
V hornej časti e -mailu skontrolujte, či odosielateľ uviedol vašu e -mailovú adresu v riadku „Komu:“. Ak tam nie ste uvedení, prezrite si telo e -mailu a zistite, či sa tam niekde nachádza vaše meno. Ak vidíte svoje meno, pošlite nám potvrdenie, pretože vás bolo adresované priamo.
Ak je vaša e -mailová adresa uvedená iba v riadku „CC“e -mailu, ale nie ste uvedení v tele, nemusíte potvrdiť, pretože správa bola pravdepodobne odoslaná veľkej skupine ľudí
Pozor:
Vyhnite sa potvrdzovaniu spamových správ, pretože ak vám odpoviete, môžu vám naďalej odosielať e -maily.
Krok 2. Oslovte odosielateľa podľa mena
Začnite pozdrav v hornej časti e -mailu, aby ho druhá osoba ihneď videla, keď ho otvorí. Použite formálny pozdrav, napríklad „Dobrý deň“alebo „Vážený“, za ktorým bude nasledovať ich meno. Ak odpovedáte nadriadenému alebo niekomu, koho nepoznáte, použite jeho meno a priezvisko. Ak toho druhého poznáte dobre, môžete použiť jeho krstné meno.
Ako pozdrav môžete napríklad povedať „Dobrý deň, pani Davisová“alebo „Drahý Jonathan“
Krok 3. Stručne uveďte, že ste si e -mail prečítali
Na potvrdenie používajte iba niekoľko viet, aby to nevyzeralo príliš slovne. Poďakujte osobe za odoslanie e -mailu alebo dajte jej vedieť, že ste dostali jej správu. Ak existujú nejaké konkrétne podrobnosti, zopakujte ich v úvodných vetách, aby ste ukázali, že ste si ich správu prečítali.
- Môžete napríklad napísať niečo ako: „Ďakujem, že si mi poslal správu o stretnutí budúci týždeň“alebo „Dostal som a prečítal som si váš e -mail, pokiaľ ide o nášho nového potenciálneho klienta.“
- Ak ste nemali čas prečítať si e -mail, môžete povedať niečo ako: „Ďakujem, že ste sa na mňa obrátili. Dostal som vašu správu a prečítam si ju, hneď ako to bude možné. “
Krok 4. V prípade, že e -mail obsahuje žiadosť alebo otázku, uveďte odhadovaný čas na odpoveď
Ak máte čas okamžite odpovedať, urobte to čo najskôr, aby ste dokázali, že ste dôveryhodní a spoľahliví. V opačnom prípade uveďte časový rámec, v ktorom môže druhá osoba od vás očakávať ďalšiu správu, aby si nemyslel, že ich ignorujete. Dávajte si pozor, aby ste nepreháňali, ako rýchlo môžete reagovať, ak si myslíte, že to môže trvať dlhšie.
- Môžete napríklad povedať: „K týmto informáciám vás budem môcť dostať do dvoch dní“alebo „Dnes sa k vám opäť obrátim, aby som o tejto záležitosti prediskutoval“.
- Ak neviete, ako dlho bude odpoveď trvať, použite: „V prípade akýchkoľvek otázok alebo pripomienok sa vám čo najskôr ozvem.“
- Ak v e -maile nie je požiadavka alebo problém, ktoré musíte riešiť, nemusíte odpovedať s časovým rámcom.
Krok 5. Pred odoslaním e -mail ukončite zatváraním a svojim menom
Ak chcete, aby správa znela profesionálnejšie, použite vo svojom e -maile formálnu uzávierku, napríklad „Najlepšie“alebo „Ešte raz ďakujem“. Po zavretí správy napíšte svoje meno. Pred kliknutím na tlačidlo Odoslať sa uistite, že je všetko napísané správne.
- Môžete napríklad napísať „Najlepšie, Beth“alebo „Ešte raz ďakujem, Travis.“
- Ak chcete druhej osobe poskytnúť iný spôsob kontaktu, môžete za svojim menom poskytnúť aj telefónne číslo alebo alternatívnu e -mailovú adresu.
Krok 6. Kontaktujte nás čo najskôr e -mailom s úplnou odpoveďou
Ak pôvodný e -mail obsahoval požiadavku alebo otázku, urobte si čas a napíšte úplnú odpoveď, ak môžete. Úplne vyriešte všetky obavy alebo otázky v správe, aby ste ukázali, že ste si našli čas na zváženie ich správy. Udržujte zdvorilý a pozitívny tón v celej správe, aby ste si s nimi udržali dobrý repertoár.
Ak potrebujete viac času, napríklad ak čakáte na správu alebo dokument, skúste odoslať následný e-mail s aktualizáciou a novým časovým rámcom, aby si druhá osoba nemyslela, že ste na ňu zabudli
Metóda 2 z 2: Odpovedanie na obchodné služby a objednávky
Krok 1. V hornej časti e -mailu vložte meno osoby, s ktorou sa stretávate
Začnite formálnym pozdravom, napríklad „Dobrý deň“alebo „Vážený“, aby ste vo svojej správe udržali profesionálny tón. Ak danú osobu dobre nepoznáte, použite formálne jeho meno a priezvisko. Ak sa s danou osobou poznáte lepšie alebo ak uvedie svoje krstné meno, môžete ho namiesto toho osloviť.
Ako pozdrav môžete napríklad napísať „Vážený pán Christensan“alebo „Dobrý deň, Dana“
Krok 2. Poďakujte osobe a uveďte požadovaný produkt alebo službu
Vyjadrite úprimnú vďaku osobe v úvodnej vete vášho e -mailu. V tej istej vete zopakujte výrobok, ktorý si osoba objednala, alebo aké problémy alebo obavy uviedol v predchádzajúcej korešpondencii. Osoba tak rozpozná, že ste si našli čas na prečítanie alebo spracovanie predchádzajúcich správ.
Môžete napríklad povedať: „Ďakujeme, že ste si objednali 2 bonboniéry v našom obchode,“alebo „Ceníme si, že ste sa obrátili v súvislosti s otvorením pracovného miesta, o ktoré ste sa uchádzali.“
Krok 3. Poskytnite osobe časový rámec, kedy má očakávať odpoveď alebo doručenie
V ďalšej vete uveďte, ako dlho bude druhá osoba počuť od vás, aby nemalo pocit, že ste na ňu zabudli. Uistite sa, že časový rámec, ktorý poskytnete, je presný a úprimný, inak sa môžu rozčúliť, ak vás nebudú počuť.
Môžete napríklad povedať: „Balíček môžete očakávať do troch pracovných dní“alebo „Nechajte nám odpovedať 1–2 pracovné dni.“
Variácia:
Ak neviete, ako dlho bude odpovedať, povedzte niečo ako: „Čo najskôr sa s Vami spojíme, aby sme vyriešili Vaše obavy.“
Krok 4. Poskytnite návrhy, ak existujú nejaké problémy, ktoré nemôžete vyriešiť e -mailom
Ak nemôžete priamo vyriešiť ich problém, skúste odporučiť ďalšie možnosti, ktoré by mohli byť užitočnejšie. V správe udržujte zdvorilý a chápavý tón, aby nepôsobil negatívne alebo neupravene. Pokúste sa osobe poskytnúť čo najviac podrobností, aby mohla podniknúť ďalšie kroky na vyriešenie svojich problémov.
Môžete napríklad povedať: „Je nám ľúto, že sa vyskytol problém s prevodom peňazí na váš bežný účet. Skúste sa pozrieť na naše časté otázky a zistiť, či bol váš problém vyriešený. V opačnom prípade možno budete musieť navštíviť banku a porozprávať sa so správcom účtu, aby ste potvrdili svoje transakcie. “
Krok 5. V spodnej časti e -mailu nechajte kontaktné informácie
Ukončite svoj e -mail formálnym zakončením, napríklad „Najlepšie“alebo „Ešte raz ďakujem“, aby ste správu ukončili dobre. Po uzávierke nezabudnite uviesť svoje meno. Ak chcete druhej osobe poskytnúť možnosti, aby vás mohla kontaktovať, môžete za svojim menom nechať aj telefónne číslo, alternatívnu e -mailovú adresu alebo webovú stránku.
