Excel je veľmi užitočný program, ale jeho rôzne funkcie sa môžu zdať zdrvujúce! Nebojte sa. Existuje množstvo tipov a trikov, ktoré vám môžu pomôcť rýchlo dokončiť prácu. Svoju sadu schopností môžete zvýšiť učením sa novej sady trikov. Môžete sa tiež naučiť používať kontingenčné tabuľky na lepšiu analýzu vašich údajov. Nakoniec strávte nejaký čas skúmaním nových funkcií. Existuje mnoho spôsobov, ako sa rýchlo stať vynikajúcim majstrom!
Kroky
Metóda 1 zo 4: Naučte sa triky a šetriče času
Krok 1. Na rýchlejšiu navigáciu použite klávesové skratky
Implementujte klávesové skratky a skráťte čas potrebný na používanie myši. Ak napríklad podržíte kláves Ctrl a kliknete na tlačidlo so šípkou, vyberiete všetky bunky na konci tabuľky. Zistite, o koľko rýchlejšie môžete pracovať bez myši!
- Premeňte čísla na menu súčasným stlačením klávesov Ctrl, Shift a $.
- Konvertujte čísla na dátumy súčasným stlačením klávesov ctrl, shift a #.
- Stránky môžete rýchlo meniť stlačením a podržaním klávesu ctrl pri súčasnom stlačení stránky nahor alebo nadol v pravom hornom rohu klávesnice.
- Program Excel pre Mac bol vo všeobecnosti aktualizovaný tak, aby sa veľmi podobal programu Excel pre Windows. Ak sa pri použití týchto skratiek stretnete s problémami, môžete si prečítať pokyny pre konkrétny program.
Krok 2. Dostaňte sa do ponuky Zoradiť pomocou skratky:
povel, smena, r. Excel ponúka vlastné zoznamy v ponuke Zoradiť. Môžete sa napríklad rozhodnúť usporiadať dodanie svojich produktov podľa týždňa, mesiaca alebo priority. Keď vstúpite do tejto ponuky, môžete kliknutím otvoriť rozbaľovacie pole „Zoradiť podľa“. Tam môžete vidieť širokú škálu možností založených na vašej vlastnej tabuľke. Ako je to nápomocné?
Krok 3. Do ponuky filtra sa dostanete stlačením klávesu alt=„Obrázok“a šípky nadol
Táto skratka vám umožní dostať sa do ponuky filtrov ešte rýchlejšie! Uvidíte rozbaľovacie ponuky, ktoré vám umožnia vybrať si, čo chcete v tabuľke zvýrazniť. Môžete tiež použiť niekoľko ďalších klávesových skratiek, aby ste filtre používali ešte efektívnejšie:
- Filtre zapnete alebo vypnete stlačením klávesov ctrl, shift, L.
- Stlačením klávesu ALT, šípky nadol zobrazíte rozbaľovaciu ponuku Filter.
Krok 4. V dolnom rohu vyhľadajte Rýchlu analýzu
Môžete rýchlejšie vykonať základnú analýzu bez toho, aby ste museli hľadať požadovanú funkciu. Rýchla analýza má malú ponuku v pravom dolnom rohu tabuľky. V tejto ponuke nájdete množstvo nástrojov, ktoré je možné použiť na spojenie rôznych častí vašich údajov. Tento šetrič času vám bráni v hľadaní konkrétnych funkcií-v tejto ponuke je ich veľa.
Krok 5. Prejdite na Vložiť> Grafy a nájdite nové grafy
Vďaka grafom môžu vaše údaje vyzerať oveľa zaujímavejšie! Nenechajte sa zaseknúť v rutine používania rovnakých starých koláčových grafov. Zapôsobte na svojho šéfa a oživte svoje údaje pomocou hierarchických grafov, ako je stromová mapa. Vaše údaje sa zobrazia ako štvorec (všetky vaše údaje) zložený z menších obdĺžnikov, ktoré predstavujú jednotlivé súčasti vašich údajov.
Ďalším novším grafom je vodopád, ktorý ilustruje, ako časti údajov prispievajú k celku. Aj tento nájdete v Grafoch
Krok 6. Vykonajte spoľahlivé predpovede pomocou prognóz jedným kliknutím
Vďaka tomuto nástroju sa budete cítiť ako profesionál. Vyberte údaje, ktoré chcete analyzovať. Prejdite na kartu Údaje a zadajte skupinu Predpoveď. Vyberte Predpoveď a preskúmajte možnosti v dialógovom okne.
- Môžete napríklad zvoliť, aby sa vaše informácie zobrazovali ako čiarový alebo stĺpcový graf.
- Môžete si tiež vybrať možnosť prognóz v závislosti od sezónnosti.
Metóda 2 zo 4: Použitie kontingenčných tabuliek
Krok 1. Choďte na Údaje v Exceli a vyberte Kontingenčné tabuľky
Ovládanie kontingenčných tabuliek môže byť pre používateľov Excelu skutočným meničom hier. Kontingenčné tabuľky vám pomôžu reorganizovať údaje a pozrieť sa na ne rôznymi spôsobmi. Excel automaticky naplní vaše údaje, ale môžete ich ľubovoľne presúvať. Po vytvorení tabuľky si môžete vybrať, ako ju chcete usporiadať, a to tak, že vyberiete jednu zo štyroch možností:
- Report Filter, ktorý vám umožní pozrieť sa iba na určité riadky.
- Menovky stĺpcov, ktoré môžu fungovať ako hlavičky.
- Menovky riadkov, ktoré môžete použiť na pomenovanie svojich riadkov.
- Hodnota, ktorá vám umožňuje vybrať si, či chcete údaje počítať alebo sčítať, a ponúka rôzne ďalšie manipulácie.
Krok 2. Pridajte viac riadkov a stĺpcov súčasne
Pri pohľade na tabuľku si môžete vybrať, ktoré riadky alebo stĺpce chcete pridať. Zvýraznite riadky/stĺpce, ktoré chcete vložiť, kliknite pravým tlačidlom myši a zvoľte „Vložiť“. To ušetrí čas, pretože je to oveľa rýchlejšie ako pridávanie jednotlivých stĺpcov alebo riadkov.
Krok 3. Porovnajte svoje údaje pomocou filtrov
Keď v tabuľke kliknete na kartu Údaje, zvoľte „Filter“. Potom si môžete vybrať, či chcete stĺpce zobrazovať zostupne alebo vzostupne, kliknutím na šípku vedľa hlavičky stĺpca. Môžete to tiež urobiť, aby ste vybrali, ktoré riadky chcete zobraziť.
Krok 4. Zvýraznite stĺpec, ktorý chcete transponovať
V niektorých prípadoch možno budete chcieť zmeniť údaje z riadkov na stĺpce alebo naopak. Zvýraznite riadok alebo stĺpec, ktorý chcete zmeniť, a kliknite pravým tlačidlom myši. Potom zvoľte „Kopírovať“. Vyberte bunku, v ktorej chcete začať nový riadok alebo stĺpec. Potom kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť „Prilepiť špeciálne“. Zobrazí sa nová možnosť a môžete kliknúť na „Transponovať“.
Krok 5. Ak chcete odstrániť duplikáty, zvýraznite riadok alebo stĺpec
Ak pracujete s veľkým súborom údajov, vaše údaje sa môžu často opakovať. Vyberte riadok alebo stĺpec, ktorý chcete spresniť, a zvýraznite ho. Na karte Údaje vyhľadajte položku „Nástroje“a vyberte položku „Odstrániť duplikáty“.
Vyskakovacie okno vás požiada o potvrdenie, s ktorými údajmi chcete manipulovať. Znova vyberte možnosť „Odstrániť duplikáty“
Metóda 3 zo 4: Pridanie nových vzorcov a funkcií do vášho repertoáru
Krok 1. Použite nástroj Vložiť vzorec
Nebojte sa vyskúšať niektoré nové vzorce. Ak chcete zadať funkciu, zvýraznite bunku, ktorá bude funkciu obsahovať. Potom kliknite na kartu Vzorec na páse s nástrojmi v hornej časti tabuľky a zvoľte „Vložiť funkciu“. Ak poznáte presný vzorec, ktorý chcete použiť, môžete ho zadať. Môžete tiež zadať kľúčové slová, napríklad „počítať bunky“. Excel vám môže pomôcť nájsť vzorec, ktorý potrebujete, čo je skutočne užitočné.
Krok 2. Precvičte si používanie SUMPRODUCT v Exceli
Táto funkcia sa používa na vynásobenie polí alebo rozsahov a získanie súčtu produktu. Syntax je: = SUMPRODUCT (pole1, [pole 2], …)
V rámci SUMPRODUCT existujú rôzne funkcie. Ak napríklad potrebujete pridať najnižšie hodnoty vašich údajov, môžete si vybrať funkciu MALÉ v rámci funkcie SUMPRODUCT
Krok 3. Použite funkciu COUNTIF
Je to užitočné, ak chcete zistiť, koľkokrát sa číslo alebo slovo objaví vo vašej tabuľke. Vzorec je = COUNTIF (rozsah, kritériá).
Ak by ste napríklad chceli vedieť, ako často sa vyskytuje slovo „Kalifornia“, zadajte = COUNTIF (B: B, „Kalifornia“)
Krok 4. Na skombinovanie údajov použite funkciu VLOOKUP
Môžete si myslieť, že VLOOKUP je podobný použitiu telefónneho zoznamu na nájdenie jeho telefónneho čísla pomocou mena osoby. Táto funkcia vám umožňuje pozrieť sa na jednu informáciu a nájsť jej zodpovedajúcu hodnotu v rovnakom alebo inom riadku alebo stĺpci.
- Môžete prísť na to, že chcete skombinovať 2 alebo viac tabuliek do 1. Najprv sa uistite, že máte aspoň 1 stĺpec, ktorý je v oboch tabuľkách úplne identický. Vzorec je: = VLOOKUP (hodnota vyhľadávania, pole tabuľky, číslo stĺpca, [vyhľadávanie rozsahu]).
-
Keď napríklad zadávate vlastné premenné, môže to vyzerať takto:
- = VLOOKUP (C2, List2! A: B, 2, FALSE)
- To by pomohlo, ak by ste mali číslo dielu zariadenia a potrebovali by ste poznať cenu dielu.
Metóda 4 zo 4: Konzultácia s inými zdrojmi, aby ste sa dozvedeli viac
Krok 1. V prípade zložitých problémov sa obráťte na pána Excela
Aj expert na Excel môže naraziť na problémy. To je v poriadku! Excel má toľko funkcií, že by bolo ťažké ich všetky poznať. Ak sa ocitnete zaseknutý, navštívte stránku www.mrexcel.com. Najprv sa môžete pokúsiť nájsť odpoveď na svoju otázku na nástenkách. Iné použitia vám môžu skutočne pomôcť.
Ak potrebujete odbornú pomoc, môžete sa zaregistrovať na konzultáciu od pána Excela. Možno budete musieť minúť trochu peňazí, ale pravdepodobne získate prispôsobené riešenie, ktoré vám môže skutočne pomôcť
Krok 2. Využite bezplatný online návod
Či už hľadáte nové skratky, alebo sa len chystáte ohromiť svojho šéfa novými schopnosťami, tutoriál vám skutočne môže pomôcť zdvihnúť nohu. GCF Learn Free ponúka skutočne dôkladný kurz, ktorý sa zaoberá rôznymi problémami programu Excel. Môžete sa naučiť, ako rýchlejšie používať analýzu What-If, a vidieť príklady, ako používať mnoho rôznych vzorcov.
Krok 3. Vykonajte rýchle vyhľadávanie na internete, aby ste našli triedu vo svojej oblasti
Do vyhľadávača zadajte „excel class“a miesto, kde žijete. Môžete napríklad napísať „excel class in Chicago“. Za poplatok sa môžete zaregistrovať na osobné alebo online hodiny. Budete môcť požiadať odborného inštruktora, aby vám ukázal najnovšie triky.
Tipy
- Kurzy v Exceli môžete absolvovať online alebo osobne na miestnej komunitnej škole.
- Tiež by vám mohlo pomôcť stiahnuť si niektoré šablóny Excelu a precvičiť si svoje nové schopnosti.
