Ak nepoznáte program Microsoft Excel, môže sa zdať, že je to zastrašujúci program. Našťastie je ľahké začať. Údaje môžete zadávať, kopírovať a vkladať z iných dokumentov a formátovať ich stačí niekoľko kliknutí. S trochou cviku budete môcť rýchlo zadávať, upravovať a spravovať údaje v programe Microsoft Excel.
Kroky
Časť 1 z 3: Zadávanie a výber údajov
Krok 1. Spustite program Microsoft Excel
Program Excel môžete nájsť tak, že kliknete na ponuku „Štart“, vyberiete položku „Všetky programy“, vyberiete „Microsoft Office“a potom „Microsoft Excel“. Program Excel je dodávaný s balíkom produktov balíka Microsoft Office, ktorý je spravidla dodávaný s počítačmi a notebookmi Windows.
Používatelia počítačov Mac, ktorí si zakúpili program Excel pre Mac, nájdu program v ich doku alebo medzi nimi tak, že otvoria „Finder“a potom zvolia „Aplikácie“
Krok 2. Otvorte tabuľku
Po otvorení Excelu sa môže automaticky objaviť prázdny „zošit“. V opačnom prípade sa vám zobrazí „Galéria šablón“, z ktorej môžete vybrať buď nový prázdny zošit, alebo špeciálne formátovanú šablónu.
Pri práci na inom zošite v programe Excel môžete vždy otvoriť novú tabuľku. Na paneli s ponukami jednoducho kliknite na „Súbor“a zvoľte možnosť „Nový zošit“
Krok 3. Zadajte údaje do požadovaných buniek
Po vybratí a kliknutí na ľubovoľnú bunku môžete zadávať čísla, slová, rovnice, vzorce alebo funkcie do ľubovoľnej bunky.
- Keď ste s danou bunkou hotoví, stlačením klávesu ↵ Enter alebo Tab ↹ sa automaticky presuniete na ďalšiu bunku horizontálne.
- Môžete tiež vytvoriť nový riadok v bunke, do ktorého chcete pridať ďalší text. Jednoducho zadajte „Riadok“stlačením Alt+↵ Enter.
Krok 4. Vytvorte nadpisy pre svoje stĺpce
Zadajte text do riadka 1 a vytvorte nadpisy stĺpcov pre svoje údaje. Zadajte napríklad „Názov“do bunky A1 a „Dátum“do bunky B1 a nechajte ich slúžiť ako hlavičky stĺpcov na sledovanie informácií o názve a dátume.
Krok 5. Vytvorte sekvenovaný rad údajov
Excel je schopný naučiť sa vzorce, ktoré sú základom vašich údajov, a potom ich vyplniť na základe týchto vzorov, čím vám ušetrí čas a energiu. Začnite vytvorením vzoru v po sebe nasledujúcich bunkách (napr. Do jednej bunky napíšte „január“a do ďalšej „február“). Potom vyberte vyplnené bunky a kliknutím a ťahaním v pravom dolnom rohu vybratého obdĺžnika rozbalte vzor do nových buniek. Excel automaticky rozpozná váš zavedený vzor a do ďalších buniek doplní „marec“, „apríl“a podobne.
Excel dokáže rozpoznať mnoho bežných vzorcov, ako sú dni v týždni, rovnomerne rozložené dátumy, poradové čísla a mnoho ďalších
Krok 6. Vyberte rozsah buniek
Ak chcete vybrať rozsah buniek pomocou myši (na formátovanie alebo úpravu väčšieho množstva údajov), kliknite na začiatok alebo koniec rozsahu údajov a presuňte kurzor požadovaným smerom, aby sa zvýraznil príslušný text. Ďalej je uvedených niekoľko užitočných klávesových skratiek.
- Stlačením klávesu Ctrl a medzerníka sa výber rozšíri o celý stĺpec, v ktorom sa nachádza pôvodná bunka.
- Stlačením klávesu ⇧ Shift a medzerníka sa výber rozšíri o celý riadok, v ktorom sa nachádza pôvodná bunka.
- Stlačením Ctrl+⇧ Shift a medzerníka alebo Ctrl+A vyberiete celý pracovný hárok.
Krok 7. Vložte riadky
Začnite kliknutím na číslo riadku (tým sa vyberie celý riadok). Vyberte riadok, nad ktorým má váš nový riadok ísť. Kliknite pravým tlačidlom myši (na počítačoch Mac kliknite na kombináciu klávesov Control+kliknutie) a v zobrazenej ponuke vyberte položku „Vložiť“.
- Táto funkcia je k dispozícii aj na karte „Domov“výberom položky „Vložiť“v časti „Bunky“a potom „Vložiť riadky hárka“.
- Vkladanie viacerých riadkov vyžaduje, aby ste vybrali viac riadkov nad umiestnením, do ktorého chcete umiestniť nové riadky. Jednoducho vyberte rovnaký počet riadkov, ktoré chcete vložiť nižšie.
Krok 8. Vložte stĺpce
Začnite kliknutím na písmeno stĺpca (tým sa vyberie celý stĺpec). Vyberte stĺpec, do ktorého chcete, aby váš nový stĺpec prešiel vľavo od. Kliknite pravým tlačidlom myši (Ctrl+kliknite na počítači Mac) a v zobrazenej ponuke vyberte položku „Vložiť“.
- Táto funkcia je k dispozícii aj na karte „Domov“výberom položky „Vložiť“v časti „Bunky“a potom „Vložiť riadky hárka“.
- Vkladanie viacerých stĺpcov vyžaduje, aby ste vybrali viac stĺpcov napravo od umiestnenia, do ktorého chcete umiestniť nové stĺpce. Jednoducho vyberte rovnaký počet stĺpcov, ktoré chcete vložiť doľava.
Časť 2 z 3: Úprava údajov
Krok 1. Skopírujte jednu alebo viac buniek
Po výbere buniek, ktoré chcete skopírovať, kliknite pravým tlačidlom myši a v zobrazenej ponuke vyberte položku „Kopírovať“. Alternatívne stlačte Ctrl+C (alebo ⌘ Command+C pre používateľov počítačov Mac). Vybraté údaje sa tým pridajú do vašej schránky.
Krok 2. Vystrihnite jednu alebo viac buniek
Po výbere buniek, ktoré chcete vystrihnúť, kliknite pravým tlačidlom myši a v zobrazenej ponuke vyberte položku „Vystrihnúť“. Alternatívne stlačte Ctrl+X (alebo ⌘ Command+X pre používateľov počítačov Mac). Vybraté údaje sa tým pridajú do vašej schránky.
Krok 3. Prilepte jednu alebo viac buniek
Po výbere buniek, do ktorých chcete vložiť údaje, kliknite pravým tlačidlom myši a v zobrazenej ponuke vyberte položku „Prilepiť“. Prípadne stlačte Ctrl+V (alebo ⌘ Command+V pre používateľov počítačov Mac). Týmto sa prilepí obsah skopírovaných alebo vystrihnutých buniek.
Ak vaša bunka obsahuje vzorec, prilepením „Prilepiť“sa do vzorca vloží nevypočítaná hodnota vzorca. Na vloženie hodnôt buniek pomocou príkazu „Prilepiť špeciálne“
Krok 4. Prilepte hodnoty buniek namiesto vzorcov
Začnite výberom položky „Upraviť“na karte „Domov“a kliknutím na položku „Prilepiť špeciálne“. Zo zoznamu atribútov, ktoré chcete prilepiť, vyberte položku „Hodnoty“.
V závislosti od vašej verzie Excelu môžu ďalšie možnosti v časti „Prilepiť špeciálne“zahŕňať „Komentáre“(textové komentáre, ktoré je možné pridať k jednotlivým bunkám), „Formáty“(všetky možnosti formátovania textu) alebo „Všetko“, ak chcete všetko prilepiť na raz
Krok 5. Odstráňte obsah bunky
Jednoducho vyberte bunky, z ktorých chcete odstrániť text, a kliknite na tlačidlo Del alebo kliknite pravým tlačidlom myši a v zobrazenej ponuke vyberte položku „Odstrániť“.
Krok 6. Presuňte bunky, riadky alebo stĺpce
Zvýraznite zvolené bunky a aktivujte „ukazovateľ pohybu“(pre používateľov systému Windows sa zobrazuje ako štyri smerové šípky alebo pre používateľov počítačov Mac ako ikona ruky). Potiahnutím na požadované miesto nahradíte všetky existujúce údaje bunkami, ktoré ste sa rozhodli presunúť
Krok 7. Použite vzorec
Excel používa na výpočty v bunke „vzorce“a v rámci tohto výpočtu môže odkazovať na iné bunky. Kliknite na bunku, do ktorej chcete zadať vzorec, a potom začnite zadaním „=“. Teraz zadajte matematický vzorec a kliknite na „Enter“. Excel zobrazí výsledky (nie samotný vzorec).
Môžete sa tiež dozvedieť viac o tom, ako písať vzorce v programe Microsoft Excel
Krok 8. Referenčné hodnoty z iných buniek
Vzorce môžu odkazovať na iné bunky a ich hodnoty. Pri písaní vzorca jednoducho kliknite na jednu bunku alebo rozsah buniek a Excel do vášho vzorca automaticky vyplní názov bunky (napr. B2, D5). Teraz váš vzorec odkazuje na konkrétnu bunku a bude z nej priebežne čerpať hodnotu. Ak sa zmení hodnota v odkazovanej bunke, zmenia sa aj výsledky vášho vzorca.
Môžete tiež odkazovať na hodnoty z iných pracovných hárkov. Začnite výberom bunky, v ktorej chcete odkazovať na hodnotu, do panela vzorcov zadajte „=“a potom za „=“zadajte požadovaný vzorec. Po zadaní vzorca jednoducho kliknite na kartu pracovného hárka, ktorý chcete odkazovať a potom vyberte požadovaný rozsah údajov, ktorý chcete zadať do vzorca
Krok 9. Sledujte svoje zmeny
Zmeny môžete sledovať tak, že na paneli s ponukami vyberiete položku „Nástroje“a potom kliknete na položku „Sledovať zmeny“. Nakoniec vyberte možnosť „Zvýrazniť zmeny“.
Ak táto možnosť nie je k dispozícii, používate formát iba na čítanie. V časti „Sledovať zmeny“začiarknite možnosť vedľa položky „Sledovať zmeny počas úprav. Bude tiež zdieľaný váš zošit“. Keď je táto možnosť vybratá, môžete vykonávať zmeny a zobrazovať ich tak, že znova vyberiete túto možnosť a začiarknete políčko vedľa položky „Zvýrazniť zmeny“
Krok 10. Pridajte komentáre
Toto môže byť užitočný spôsob, ako diskutovať o úpravách vykonaných v tabuľke programu Excel. Začnite výberom buniek, ku ktorým chcete pridať komentár. Potom na paneli s ponukami zvoľte „Vložiť“a v zobrazenej ponuke kliknite na „Vložiť komentár“. Na požadovanom mieste sa zobrazí textové pole, ktoré vám umožní zanechať komentár.
Krok 11. Uložte zmeny
Na paneli s ponukami zvoľte „Súbor“a kliknite na „Uložiť“. Potom vyberte tlačidlo rozbaľovacieho zoznamu „Uložiť do“a zvoľte požadovaný priečinok. Ak sa pokúsite ukončiť program Excel pred uložením najnovších zmien, zobrazí sa dialógové okno s otázkou, či chcete zmeny uložiť. Podľa svojich preferencií môžete kliknúť na „Uložiť“alebo „Neuložiť“.
Časť 3 z 3: Formátovanie údajov
Krok 1. Zobrazte pásku „Formát“
Uistite sa, že je viditeľná pás s nástrojmi „Formát“, aby ste mali ľahký a rýchly prístup k rôznym možnostiam formátovania. Rozbaľte ho jednoducho kliknutím na šípku smerujúcu nadol v pravej časti pásky „Formát“. To vám umožní upraviť štýl a veľkosť písma a zároveň urobiť text kurzívou, tučným alebo podčiarknutým. Tiež vám poskytuje skratkový prístup k niekoľkým funkciám diskutovaným v nižšie uvedených krokoch formátovania.
Kliknutím pravým tlačidlom myši na bunku alebo skupinu buniek sa zobrazia aj možnosti formátovania. Po kliknutí pravým tlačidlom myši na bunky vyberte položku „Formátovať bunky“. To vám poskytne množstvo možností s ohľadom na číslo (štýl), zarovnanie, písmo, orámovanie, vzory a ochranu
Krok 2. Zabaľte text
To spôsobí, že sa text zalomí a zostane viditeľný v bunke, než aby sa odďaľoval a zatemňoval ďalšou bunkou. Začnite zvýraznením buniek, ktoré chcete upraviť. Potom sa na karte „Domov“pozrite na skupinu tlačidiel „Zarovnanie“a vyberte možnosť „Zbaliť text“.
Môžete tiež prispôsobiť text tak, aby zodpovedal bunkám, aby stĺpce a riadky automaticky upravovali svoju šírku alebo výšku (v uvedenom poradí) tak, aby zodpovedali obsahu v bunke. Na karte „Domov“sa pozrite na skupinu tlačidiel „Bunky“a kliknite na „Formátovať“. V ponuke „Formát“zvoľte „Veľkosť bunky“a kliknite na „Automaticky prispôsobiť šírku stĺpca“alebo „Automaticky prispôsobiť výšku riadka“
Krok 3. Zarovnajte text
To spôsobí, že váš text bude zarovnaný v ľavej, pravej alebo strednej časti buniek. Začnite zvýraznením buniek, ktoré chcete upraviť. Potom na karte „Domov“vyberte príslušné zarovnanie. Uvidíte tri tlačidlá s čiarami orientovanými tak, aby demonštrovali tú stranu buniek, v ktorej sa text začína.
Krok 4. Zmeňte numerický štýl údajov
Na samotnom paneli s nástrojmi „Formát“nájdete niekoľko základných štýlov číslovania. Jednoducho vyberte bunky, ktoré chcete formátovať, a potom kliknite na príslušný numerický štýl umiestnený na paneli s nástrojmi. Ak chcete získať prístup k ďalším štýlom, kliknite pravým tlačidlom myši na vybraté bunky, kliknite na položku „Formátovať bunky“a potom vyberte kartu „Číslo“. V časti „Kategória“uvidíte rôzne možnosti.
Krok 5. Zmeňte farbu textu
Vyberte bunky, pre ktoré chcete upraviť farbu textu. Potom na paneli s nástrojmi „Formát“kliknite na šípku smerujúcu nadol vedľa položky „Farba písma“. Táto možnosť vyzerá ako písmeno „A“s farebnou čiarou pod ním. Po kliknutí na šípku sa zobrazí ponuka s rôznymi možnosťami farieb.
Krok 6. Zmeňte farbu pozadia
Vyberte bunky, pre ktoré chcete upraviť farbu pozadia. Potom na paneli s nástrojmi „Formátovať“kliknite na šípku smerujúcu nadol vedľa položky „Farba výplne“. Táto možnosť vyzerá ako plechovka na maľovanie písmen s farebnou čiarou pod ňou. Po kliknutí na šípku sa zobrazí ponuka s rôznymi možnosťami farieb.
Tipy
- Stlačením klávesov Ctrl+⇧ Shift a príslušnej smerovej šípky sa výber rozšíri na poslednú vyplnenú bunku v rovnakom stĺpci alebo riadku ako pôvodná bunka.
- Stlačením klávesov Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home sa výber rozšíri na úplný začiatok pracovného hárka.
- Stlačením klávesov Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn sa výber rozšíri o aktuálny list a nasledujúci list, ktorý nasleduje za ním.
- Stlačením klávesov Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp sa výber rozšíri o aktuálny list a predchádzajúci list, ktorý je pred ním.
- Môžete tiež ručne nastaviť šírku stĺpcov a výšku buniek. Jednoducho kliknite na riadok oddeľujúci dve bunky a podržte ho, kým sa nezobrazia dve protiľahlé šípky. Potom potiahnite tieto šípky v preferovanom smere, aby ste zmenšili alebo rozšírili riadok alebo stĺpček.
- Môžete tiež vytvoriť podmienené formátovanie pre konkrétne bunky (alebo kategórie buniek). Na karte „Domov“vyberte zo skupiny tlačidiel „Štýly“položku „Podmienené formátovanie“.
