Archivácia a automatická archivácia sú funkcie v programe Microsoft Outlook 2007, ktoré vám umožňujú presúvať staré položky do umiestnenia archívu v plánovaných intervaloch. V predvolenom nastavení Outlook 2007 položky automaticky archivuje každých 14 dní, ale môžete sa rozhodnúť buď pre manuálnu archiváciu položiek, alebo môžete prispôsobiť automatickú archiváciu položiek tak, aby sa položky archivovali podľa vami určeného plánu.
Kroky
Metóda 1 z 2: Ručná archivácia súborov
Krok 1. V hornej časti relácie Outlooku 2007 kliknite na „Súbor“a vyberte „Archivovať
” Otvorí sa dialógové okno Archív.
Krok 2. Vyberte prepínač vedľa položky „Archivovať tento priečinok a všetky podpriečinky
”
Krok 3. Kliknite na rozbaľovaciu ponuku vedľa položky „Archivovať položky staršie ako“a vyberte požadovaný dátum
Všetky položky staršie ako zvolený dátum budú archivované.
Krok 4. Kliknite na „Prehľadávať“a potom vyberte, kam chcete vo svojom počítači uložiť priečinok Archív
Krok 5. Kliknite na „OK
” Všetky položky v programe Outlook staršie ako uvedený dátum budú teraz archivované.
Metóda 2 z 2: Prispôsobenie automatickej archivácie
Krok 1. V hornej časti relácie programu Outlook 2007 kliknite na „Nástroje“a vyberte „Možnosti
” Tým sa otvorí dialógové okno Možnosti.
Krok 2. Kliknite na kartu „Iné“a potom kliknite na „Automaticky archivovať
”
Krok 3. Začiarknite políčko „Spustiť automatickú archiváciu každých“a v rozbaľovacej ponuke vyberte, ako často sa majú položky automaticky archivovať
V predvolenom nastavení program Outlook 2007 vyhľadáva staršie položky každých 14 dní.
Krok 4. Začiarknite políčka vedľa jednej alebo viacerých z nasledujúcich možností na základe vašich osobných preferencií:
- Vyzvať pred spustením automatickej archivácie: Táto funkcia zobrazuje pripomienku pred automatickou archiváciou položiek a dáva vám možnosť zrušiť konkrétnu reláciu automatickej archivácie.
- Odstrániť položky, ktorým vypršala platnosť: Táto funkcia umožňuje Outlooku automaticky odstrániť položky, keď uplynie doba ich starnutia.
- Archivovať alebo vymazať staré položky: Táto možnosť vám umožňuje archivovať alebo odstrániť vybrané položky po uplynutí doby ich starnutia.
- Zobraziť archívny priečinok v zozname priečinkov: Ak je táto funkcia zapnutá, zobrazuje priečinok Archív na ľavom navigačnom paneli programu Outlook, aby ste mali ľahký prístup k archivovaným položkám.
- Vyčistiť položky staršie ako: Toto nastavenie vám umožňuje vybrať, kedy chcete položky archivovať podľa veku. Môžete sa rozhodnúť archivovať všetky položky vo veku od jedného dňa do 60 mesiacov.
- Presunúť staré položky do: Táto funkcia vám umožňuje vybrať miesto v počítači, do ktorého chcete uložiť archivované položky.
- Natrvalo odstrániť položky: Ak je táto možnosť zapnutá, automaticky odstráni staršie položky bez ich archivácie.
Krok 5. Kliknite na „OK
” Vaše nové nastavenia automatickej archivácie budú teraz uložené a povolené.
