Ako napísať e -mail (s obrázkami)

2024 Autor: Gilbert Ryder | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-16 17:41

Písanie e -mailu je pomerne jednoduché, ale existuje všeobecný formát, na ktorý by ste mali pamätať. Uvedomte si tiež rozdiely medzi neformálnymi a formálnymi e -mailmi. Tu je to, čo potrebujete vedieť.

Ako napísať najlepšiu prezentáciu e -mailov

Kroky

Časť 1 z 5: E -mailové náležitosti

Krok 1. Nastavte e -mailovú adresu

Ak ešte nemáte e -mailovú adresu, pred pokračovaním sa budete musieť zaregistrovať u poskytovateľa e -mailu. Našťastie existuje veľa bezplatných webových poskytovateľov e-mailu, s ktorými môžete bezplatne získať bezplatnú e-mailovú adresu. Medzi niektoré z najobľúbenejších patria:

Gmail
Hotmail
Yahoo Mail

Krok 2. Kliknite na „Napísať“alebo „Nové“

Predtým, ako budete môcť písať e -maily, musíte otvoriť nové prázdne pole so správou, do ktorého chcete napísať svoj e -mail. Presný spôsob sa líši v závislosti od služby, ktorú používate, ale v hornej časti stránky sa zvyčajne nachádza tlačidlo s štítok ako „Napísať“, „Nový“alebo „Nová správa“.

Ak si nie ste istí, ako vytvoriť novú správu, navštívte stránky pomocníka vašej e -mailovej služby, kde sa o nej dozviete podrobnejšie

Krok 3. Vytvorte zoznam e -mailových adries príjemcov

Nie je potrebné uvádzať vlastnú e -mailovú adresu, ale musíte zadať e -mailovú adresu osoby alebo osôb, ktorým chcete odoslať e -mail.

Medzera je často dostatočná na oddelenie viacerých e -mailových adries, ale niektoré služby vyžadujú, aby ste oddelili viac adries čiarkou alebo inou formou interpunkcie. Ak je to tak, tieto pokyny by mal špecifikovať váš konkrétny poskytovateľ e -mailu.
Do poľa „Komu:“zadajte e -mailovú adresu hlavného prijímača alebo prijímačov. Hlavný príjemca sa zvyčajne týka kohokoľvek, komu je e -mail priamo určený alebo mu je adresované v tele e -mailu.
Do poľa „CC:“zadajte ďalšie e -mailové adresy. Toto je pole „kópia“. Príjemca by mal byť uvedený v poli „CC:“, ak ich e -mail priamo neuvádza, ale odkazuje na niečo, o čom by mal byť jednotlivec informovaný.
Na skrytie e -mailových adries použite pole „BCC:“. Ak nechcete, aby príjemcovia e -mailov videli zoznam e -mailových adries, na ktoré bola správa odoslaná, zadajte tieto e -mailové adresy do poľa „Slepá kópia“.

Krok 4. Zahrňte informatívny predmet

Každá e -mailová služba vám umožní zadať predmet alebo názov e -mailu do poľa „Predmet“.

Predmet by mal byť stručný, ale mal by tiež príjemcovi poskytnúť predstavu o tom, o čom e -mail je.
- Neformálny e -mail priateľovi napríklad môže jednoducho povedať „Čo sa deje?“Ak však posielate e -mail s otázkou o zadaní, predmet predmetu môže znieť ako „domáca úloha z matematiky“.
- Podobne by otázka pre vedúceho alebo profesora mohla byť označená riadkom s predmetom ako „Otázka“alebo „Otázka o …“, za ktorým nasleduje stručný štítok popisujúci predmetnú tému.
Upozorňujeme, že správa bez predmetu sa zobrazí v doručenej pošte príjemcu s označením „(bez predmetu“).

Krok 5. Napíšte telo svojho e -mailu

Telo vášho e -mailu by malo byť napísané vo veľkom textovom poli pod riadkom s predmetom.

Telo každého e -mailu by spravidla malo obsahovať pozdrav, správu a záver.
Povaha e -mailu je rýchla, preto by ste mali dĺžku správy spravidla skrátiť.

Krok 6. Kliknite na tlačidlo „Odoslať“

Keď napíšete svoj e -mail, skontrolujte ho a overte, či neobsahuje pravopisné alebo gramatické chyby a či správa jasne rieši záležitosť, ktorú ste chceli uviesť. Ak je e -mail pripravený, kliknite na tlačidlo „Odoslať“v okne správy, aby ste ho odoslali ďalej uvedeným príjemcom.

Časť 2 z 5: Písanie priateľského e -mailu

Krok 1. Vedieť, kedy je vhodný priateľský e -mail

Priateľské e -maily by mali byť vyhradené pre blízkych, vrátane priateľov, rodiny a romantických partnerov. Ak je správa neformálna a odosielate ju niekomu, s kým sa neformálne stretávate, môžete poslať priateľský e -mail.

Jediný prípad, kedy by ste neposlali priateľský e -mail rodine alebo priateľovi, by bol vtedy, ak odosielate skupinový e -mail oficiálneho charakteru, napríklad žiadosť o dar alebo reklamu na predaj. Pretože tieto e -maily budú pravdepodobne odoslané aj ľuďom, s ktorými nemáte príležitostné vzťahy, musíte im tiež poslať e -mail

Krok 2. Udržiavajte predmet predmetu v ležérnosti

Predmet nie je úplne zásadný, ale je vhodné zahrnúť predmet. Nech je to krátke, sladké a vecné.

Ak práve píšete e -mail, aby ste sa stretli s priateľom, môžete zaradiť vtipný predmet alebo taký jednoduchý text, ako „Dlho sa nevidíme!“
Ak píšete s nejakým účelom, uveďte, čo to je. Ak sa napríklad rozhodnete napísať e -mail o skupinovom výlete, označte e -mail predmetom, ktorý ho konkrétne uvádza.

Krok 3. Zvážte oslovenie príjemcu menom

V prípade priateľského e -mailu to nie je úplne nevyhnutné, ale je to stále zdvorilý spôsob, ako začať telo vašej správy.

Vaše pozdravenie môže byť také jednoduché, ako uvedenie mena osoby:

„Bob,“
Prípadne môžete tiež zahrnúť priateľský pozdrav s týmto menom:
- „Ahoj, Bob!“
- „Ahoj Bob,“
- „Dobré ráno, Bob!“

Krok 4. Napíšte správu jasne, ale ponechajte svoj jazyk príležitostný

Telo vašej správy by malo byť ľahko zrozumiteľné, ale tón by mal byť neformálny a konverzačný.

Prečítajte si svoj e -mail a položte si otázku, či obsah e -mailu znie tak, ako hovoríte osobne. Ak je to tak, potom ste dosiahli dobrý tón pre priateľský e -mail.
Používajte kontrakcie. Kontrakcie nie sú súčasťou formálneho písania, ale sú bežnou súčasťou každodenného rozhovoru, a preto sú vhodné pre priateľský e -mail.
Neváhajte používať slang. Ak je to žiaduce, môžete namiesto „ďakujem“, „4“namiesto „za“, „l8r“namiesto „neskôr“zadať internetový slang: „thx“.
V prípade potreby použite aj emotikony.:)

Krok 5. Zvážte podpísanie svojho mena

Rovnako ako pozdravy, zatváranie alebo podpis nie sú pre priateľský e -mail nevyhnutne potrebné, ale môže to byť dobrý spôsob, ako ukončiť správu.

Zatváranie môže byť také jednoduché, ako vaše meno:
- "Jen"
- "-Jen"
So svojim zatváraním môžete byť aj trochu kreatívnejší:
- „Neskôr! Jen“
- "Tento e-mail sa automaticky zničí za 3 … 2 … 1 …"

Časť 3 z 5: Písanie formálneho e -mailu

Krok 1. Pochopte, kedy sú potrebné formálne e -maily

Keď píšete niekomu, s kým nemáte príležitostné vzťahy, mali by ste použiť oficiálny e -mail. Patria sem okrem iného supervízori, spolupracovníci, klienti a zákazníci, inštruktori a komunitní alebo politickí činitelia.

Hneď ako s ním vytvoríte pracovný vzťah, môžete prísť na to, že s niekým, kto patrí do jednej z týchto kategórií, nie sú potrebné prísne formálne e -maily. Keď je „formálny“e-mail príliš rigidný, mali by ste napísať „poloformálny“e-mail.
- Tón vašej správy môže byť trochu viac konverzačný, ale mali by ste sa vyhýbať internetovému slangu.
- Stále by ste mali uviesť svoj podpis, ale možno nebudete musieť zadať všetky svoje kontaktné informácie pod svojim menom.

Krok 2. Zahrňte informatívny predmet

Téma by mala byť stručná, ale presná. Prejdite priamo k záležitosti, ktorú máte poruke.

Príklad:
- „Otázka na esej“(pri písaní e -mailu profesorovi so žiadosťou o podrobnosti o zadaní eseje)
- „Žiadosť o správu inzerátu práce“(pri odosielaní e -mailu v reakcii na inzerát s ponukou práce)
- „Problém s časťou #00000“(pri zadávaní e -mailu s cieľom vyžiadať si zákaznícky servis alebo nahlásiť technický problém)

Krok 3. Napíšte formálne pozdravenie

Formálne pozdravenie by malo obsahovať slovo „Vážený“, za ktorým bude meno príjemcu. Použite priezvisko príjemcu a príslušný názov a nasledujte pozdrav dvojbodkou.

Príklad:
- „Vážený pán Smith:“
- „Vážená pani Jonesová:“
- „Vážený doktor Evans:“

Krok 4. Uistite sa, že telo vášho e -mailu je stručné a presné

Obmedzte obsah svojho e -mailu na niekoľko odsekov, ktoré sa priamo týkajú predmetu vášho e -mailu. Používajte formálny jazyk a zaistite, aby bol váš pravopis a gramatika presná.

Vyhnite sa používaniu kontrakcií.
Nepoužívajte internetový slang ani emotikony.

Krok 5. Zahrňte vhodné zatváranie

Najbežnejšie zatváranie je „S pozdravom“, ale existuje aj niekoľko ďalších, ktoré môžu fungovať tiež. Zachovajte zdvorilosť a dodržujte čiarku.

Medzi ďalšie možné uzávery patrí:
- S pozdravom
- Vaše verne
- S Pozdravom
- Ďakujem
- Všetko najlepšie

Krok 6. V prípade potreby zadajte vo svojom podpise kontaktné informácie

Pod záver e -mailu zadajte svoje celé meno. Pod svoje meno možno budete chcieť uviesť svoj oficiálny názov a všetky kontaktné informácie, ktoré sa vám hodia.

Váš titul, ak ho máte, by mal obsahovať vašu pozíciu a názov spoločnosti alebo inštitúcie, ktorej ste súčasťou.
Uveďte minimálne svoje telefónne číslo, faxové číslo a e -mailovú adresu. Môžete tiež chcieť zadať svoju poštovú adresu a webovú adresu.

Časť 4 z 5: Špecifické typy priateľských e -mailov

Krok 1. Napíšte e -mail priateľovi, ktorý sa odsťahoval.

Ak sa priateľ, príbuzný alebo milovaný nedávno presťahoval na nové miesto, napíšte e -mail a zaregistrujte sa. Pýtajte sa, ako sa sťahovanie uskutočnilo, aké je nové okolie a podobne.

Krok 2. Pošlite priateľský e -mail priateľovi, ktorý vám nikdy nedal e -mailovú adresu

Ak ste dostali e -mailovú adresu náhodného priateľa od tretej strany, je dôležité, aby ste pomocou svojho e -mailu overili, či je správna, a aby ste rýchlo objasnili, kto ste.

Krok 3 Naučte sa písať chlapcovi e -mail.

Ak ste dievča a píšete e -mail chlapcovi prvýkrát, môžete sa cítiť trochu nervózne. To platí najmä vtedy, ak ten chlap, s ktorým si píšete, je potenciálnym drobcom. Skúste napísať e -mail, ktorý vyzerá neformálne, ale inteligentne a pokojne.

Napriek tomu, že je to dosť riskantný krok, môžete tiež chlapcovi povedať, že sa vám páči

Krok 4. Pochopte, ako napísať dievčaťu e -mail.

Ak ste chlap a píšete e -mail dievčaťu prvýkrát, úloha sa môže zdať dosť skľučujúca. Buďte v pohode a napíšte správu, ktorá je neformálna a dobre zostavená.

Krok 5. Vytvorte koketný e -mail

Ak chcete byť príjemní a hraví s príjemcom svojho e -mailu, používajte rovnaký jazyk, aký by ste použili na flirtovanie s touto osobou v skutočnosti. Vhod prídu aj emotikony a „objatia a bozky“(xoxo).

Podobne napíšte niekomu koketný e -mail na zoznamovacej webovej stránke. V prípade tohto e -mailu však musíte byť koketný a informatívny, aby príjemca získal dobrú predstavu o tom, kto ste

Krok 6. Napíšte milostný e -mail

V tejto digitálnej dobe je možné milostný e -mail považovať za ekvivalent milostného listu. Ak je váš romantický partner preč a chcete odoslať rýchlu poznámku vyjadrujúcu vašu lásku, e -mail je najrýchlejší spôsob, ako to urobiť.

Časť 5 z 5: Špecifické typy formálnych e -mailov

Krok 1. Požiadajte o prácu e -mailom

Keď posielate svoj životopis a žiadosť o zamestnanie e-mailom, musíte vysvetliť, o akú prácu sa uchádzate, prečo ju chcete a akú máte kvalifikáciu, vďaka ktorej sa na túto prácu dobre hodíte. Ako prílohu by ste mali uviesť aj svoj životopis.

Podobne môžete napísať aj e -mail so žiadosťou o stáž. Popíšte, aký druh stáže hľadáte a ako vám pomôže dosiahnuť vaše kariérne ciele. Uveďte aj dôvody, prečo by vás mali vybrať na stáž.
Ak ste ešte nedostali odpoveď na pozíciu, o ktorú ste sa uchádzali, pošlite ďalší e-mail.

Krok 2. Vedieť, ako napísať e -mail svojmu profesorovi

E -mail profesorovi sa môže zdať zastrašujúci, ale nie je to náročnejšie ako ktorýkoľvek iný formálny e -mail. Váš profesor je pravdepodobne zaneprázdnený, preto svoje otázky majte čo najstručnejšie.

Ak vás váš profesor pozná dostatočne dobre, môžete mu tiež požiadať o odporúčací list e -mailom

Krok 3. Napíšte dopytový list e -mailom

Dopytový list je list, v ktorom sa redaktora pýta, či by zvážil prijatie písomnej práce na posúdenie publikácie. Dotyčné dielo musíte dostatočne popísať, aby mal redaktor dobrú predstavu o čom je.

Krok 4. Na kontaktovanie ľudských zdrojov použite e -mail

Ak máte obavy o ľudské zdroje v súvislosti so svojou spoločnosťou, najrýchlejší spôsob, ako ju vyriešiť, je odoslať e -mail správnym ľuďom v oblasti ľudských zdrojov. Uistite sa, že e -mail problém jasne rieši.