Odosielanie e -mailov je súčasťou života takmer každého profesionálneho, študentského a pracujúceho človeka, ktorý dnes žije. Aj keď niektoré e -maily môžu pôsobiť chladne, iné môžu byť nehanebne hrubé a je potrebné ich riešiť. S takýmito e -mailami sa môžete vysporiadať tak, že budete v pohode, odpoviete potom, čo ste si urobili plán, a budete pokračovať vo svojom dni.
Kroky
Časť 1 z 3: Zachovať pokoj a urobiť si plán
Krok 1. Zvážte, či má byť e -mail hrubý
Je ťažké povedať, či je niekto voči e -mailom hrubý alebo nie, najmä preto, že nevidíte jeho výrazy v tvári ani nepočujete tón jeho hlasu, ktorý vám pomôže rozhodnúť sa. Predtým, ako zareagujete na e -mail, ktorý sa vám zdá hrubý, zvážte, či hrubosť nemôže byť nedorozumenie.
Skúste sa danej osoby priamo opýtať, čo znamená, keď sa s ňou rozprávate z očí do očí alebo cez telefón. To môže pomôcť predísť problémom v dôsledku jednoduchej nedorozumenia
Krok 2. Neodpovedajte okamžite
Aj keď môže byť lákavé okamžite začať spájať množstvo zlých alebo zraňujúcich slov v odpovedi na tento e -mail, vyhýbajte sa tomu za každú cenu. Neskôr to budete pravdepodobne ľutovať. Odstupte radšej od e -mailu, zatvorte prehliadač a nájdite si chvíľu na zozbieranie myšlienok.
- Choďte na pár minút na prechádzku, kým sa nebudete cítiť pokojne.
- Zhlboka sa nadýchnite a napite sa vody.
Krok 3. Odvetrajte si koncept e -mailu, ale neposielajte ho
Ďalším spôsobom, ako sa zbaviť negatívnej energie konštruktívne, je napísať osobe e -mail, ale neodoslať ho. Tak môžete začať zbierať svoje prvotné myšlienky, bez ohľadu na to, ako intenzívne, a zároveň si dať čas na ich neskoršie zdokonalenie, zdokonalenie a doplnenie.
- Vytiahnite samostatný e -mail a napíšte odpoveď bez toho, aby ste museli zadávať príjemcu, aby ste ho omylom neodoslali. Alebo môžete ako príjemcu uviesť svoj vlastný e -mail.
- Myslite na to, že ste na niečo okamžite reagovali a neskôr ste ľutovali všetky múdre alebo podnetné veci, ktoré ste mohli povedať. To vám poskytne čas na ich rozvoj a zabráni ľútosti.
Krok 4. V prípade potreby prijmite zodpovednosť
Pri čítaní e -mailu ste to mohli považovať za neslušné, pretože jeho časť je pravdivá a pravda môže uškodiť. Aj keď ich to nezbaví viny v danej situácii, poskytne vám to určitý priestor na sebazdokonaľovanie a úprimnosť, a to tak voči sebe, ako aj voči odosielateľovi e-mailu.
Možno vám napríklad váš šéf poslal hrubý e -mail o meškaní do práce. Aj keď znenie nemuselo byť hrubé, mali by ste uznať a napraviť svoje oneskorenie
Krok 5. Nepodobujte ich zlé správanie
Keď je k vám niekto hrubý, môže to byť príliš lákavé vrátiť vám láskavosť. Znova sa vyhnite negatívnej reakcii, ale tiež by ste sa mali zdržať pasívneho agresívneho alebo hrubého správania, ak by ste ich predtým, ako odpoviete, videli osobne. Nedávajte im špinavé pohľady alebo ich ignorujte, ak s vami hovoria.
- Namiesto toho praktizujte láskavosť. Pozdravte ich a kráčajte ďalej.
- Netrávte s nimi čas, pokiaľ to nie je nevyhnutné, ale ani sa im aktívne nevyhýbajte.
Krok 6. Zvážte koreň
Hrubý e -mail má niekedy veľmi málo spoločného s vami alebo okolnosťami, ktoré ho obklopujú. Uraziť niekoho nie je v poriadku, ale niekedy osoba, ktorá odoslala e -mail, môže prechádzať trochu viac, ako zvládne, a mohla vám to poslať z frustrácií, ktoré sa vás netýkajú. Možno si ani neuvedomujú, že boli drzí. Neospravedlňuje ich to, ale pochopenie súčasného stavu a motivácií človeka môže pomôcť pri krokoch vpred.
- Napríklad, ak majú manželské problémy alebo ak im nedávno zomrel niekto z rodiny, mohlo by to vysvetliť ich hrubosť.
- Je tiež možné, že práve majú zlý deň.
Časť 2 z 3: Odpoveď na e -mail
Krok 1. Požiadajte o pomoc priateľa
Priatelia alebo spolupracovníci vám môžu obzvlášť pomôcť pri reakcii na hrubý alebo škaredý e -mail a môžu tiež poskytnúť druhý názor na situáciu. Počas tejto doby sa vyhnite požiadaniu svojich priateľov, ktorí majú horúcu hlavu, aby vám pomohli; oslovte radšej tých, ktorí sú pokojní, múdri a zameriavajú sa na riešenie.
Ak je to možné, požiadajte o zobrazenie všetkých predchádzajúcich reakcií na hrubé e -maily, ktoré odoslali
Krok 2. Uznajte ich hrubosť
Pri tvorbe e -mailu bude potrebné, aby ste uznali, aké hrubé boli. Je možné, že nevedeli, že ich slová budú bezcitné, ale bez ohľadu na to by ste na to mali upozorniť.
- Povedzte niečo ako: „Skôr než začnem s odpoveďou, chcem uznať hrubosť uvedenú vo vašom e -maile, najmä pokiaľ ide o vaše obviňujúce a urážlivé poznámky.“
- Byť priamy je užitočné pre vás aj pre druhú osobu a môže to pomôcť zabrániť tomu, aby sa rovnaká situácia opakovala.
Krok 3. Uznajte ich frustráciu
Napriek tomu, že ich e -maily boli neslušné, ich frustrácia zrejme prichádzala z veľmi skutočného miesta. Ak áno, uznajte túto frustráciu a vyjadrte porozumenie, aj keď len okrajové. To im umožní cítiť sa menej mentality ako vy voči nim a posunie vás oboch k potenciálnemu vytváraniu mieru.
- Povedzte niečo ako: „Váš e -mail naznačoval, že ste frustrovaní.“
- Nezabudnite sa zamerať na to, čo povedal ich e -mail, a nie na nich osobne.
Krok 4. Opýtajte sa prečo
Niekedy však môžete byť úplne bezradní, prečo sa vám niekto po dlhej sebareflexii a konzultácii s ostatnými rozhodol poslať taký e-mail. V takom prípade by ste sa mali odosielateľa opýtať jednoduché „prečo“, aby ste mohli porozumieť problému a lepšie ho vyriešiť.
Môžete povedať: „Starostlivo som premýšľal o vašom e -maile a stále som trochu zmätený z vášho odôvodnenia jeho odoslania, preto by som rád vedel, čo ho k tomu viedlo.“
Krok 5. Ponúknite riešenie alebo vysvetlenie
Potom, čo ste vyriešili niektoré svoje predbežné obavy a body v e -maile, mali by ste začať hľadať riešenia a reagovať na ich obavy, ak sú prítomné. Dajte im vedieť, čo ste ochotní urobiť, preskúmajte oblasti kompromisu a prejavte ochotu pracovať na tom.
- Usporiadanie schôdze môže byť tiež prospešné. Ľudia sú k ľuďom spravidla milší, než keď sa skrývajú za obrazovkou počítača.
- Môžete povedať niečo ako „vyjadrili ste hnev, že som sa včera vrátil z obeda o 15 minút neskôr, ale musel som vyzdvihnúť chorú dcéru zo školy. Aj keď sa v budúcnosti môžem určite pokúsiť vrátiť späť načas, prídu časy, ktorým sa nedá vyhnúť. “
Krok 6. Stanovte hranice
Potom, čo ste úspešne ponúkli riešenia, je načase stanoviť si základné pravidlá pre akúkoľvek pokračujúcu konverzáciu. Dajte im vedieť, že v budúcnosti nebudete tolerovať takú hrubosť a bude to veľmi ťažké, ak nie nemožné, pokračovať v spolupráci.
- Povedzte im, že neprijmete urážky ani nevhodné obvinenia.
- Požiadajte ich, aby k vám prišli s obavami a láskavosťou, než skočia zo zbrane.
Krok 7. V prípade potreby ho odstráňte
Možno prídete na to, že si e -mail prečítate a znova prečítate a uviaznete v ňom negatívne pocity. To vám však nepomôže posunúť sa vpred a pravdepodobne vás len rozhnevá a frustruje. Ak je to nevyhnutné, odstráňte e -mail z doručenej pošty, aby ste k nemu nemali prístup.
Ak si myslíte, že by ste e -mail mohli v budúcnosti znova potrebovať, pošlite ho niekomu, komu dôverujete, ale odstráňte ho z vlastnej doručenej pošty
Časť 3 z 3: Pokračovanie vo vašom dni
Krok 1. Buďte aj naďalej produktívni
Aj keď vám tento e -mail zdanlivo mohol zničiť deň, urobte všetko, čo je v vašich silách, aby ste to zakázali. Pokračujte vo svojej rutine, vytvorte si zoznam úloh a dokončite všetky potrebné úlohy. Nenechajte jeden výstrel vykoľajiť váš deň alebo pokrok.
Ak sa budete zamestnávať, pomôže vám to udržať si koncentráciu na to, čo je pre vás dôležité, a vyhnete sa prežúvaniu jedného e -mailu
Krok 2. Stanovte si malé ciele, aby ste udržali dynamiku
Udržujte si svoju rutinu a stanovujte si malé, dosiahnuteľné ciele, na ktoré sa v ten deň môžete zaviazať. Ich vyplnenie vám pomôže cítiť sa lepšie a následne menej ovplyvnení hrubým e -mailom, ktorý ste dostali.
Zvážte stanovenie cieľov, ako napríklad „odpovedať na všetky ostatné e -maily“alebo „ísť do posilňovne“
Krok 3. Rozptýlite sa
Niekedy, aby ste sa od niečoho pohli dopredu, potrebujete trochu rozptýliť. Dajte si pauzu, počúvajte hudbu, obedujte alebo zavolajte priateľovi a porozprávajte sa o niečom inom, ako je e -mail. Keď sa z vecí spamätáte, môže vám to poskytnúť veľmi potrebnú a katarznú prestávku.
Krok 4. V prípade potreby zvážte ich nahlásenie
Na konci dňa je niekedy najlepší spôsob, ako sa pohnúť dopredu, vyriešiť problém natrvalo. Ak e -mail obsahoval akékoľvek hrozby alebo urážky, ktoré by sa dali považovať za nenávistné prejavy, nahláste túto osobu správnym ľuďom, ktorými môžu byť oddelenie ľudských zdrojov vo vašej práci alebo správanie študentov vo vašej škole. Môžete im tiež zablokovať odosielanie e -mailov v budúcnosti.
- Ak sa voči vám fyzicky vyhrážajú, oznámte to úradom.
- Skúste najskôr poslať e -mail svojmu manažérovi, aby mu oznámil, čo sa deje. Ak problém neriešia, obráťte sa na HR.
