Ak musíte na chvíľu odísť z kancelárie alebo sa chystáte odísť na dovolenku, môžete ľuďom, ktorí vám pošlú e -mail, oznámiť, že ste preč. Ak máte účet Exchange, Outlook je dodávaný so vstavanou funkciou. Ak nemáte účet Exchange, stále môžete automaticky odpovedať na e -maily vytvorením niekoľkých pravidiel. Podľa tohto sprievodcu nastavte automatické odpovede, či už máte účet Exchange alebo nie.
Kroky
Metóda 1 zo 4: Outlook 2010/2013
Krok 1. Zapnite automatické odpovede
Vyberte priečinok Exchange. Vyberte priečinok z úložiska správ. Aby ste videli možnosť Automatické odpovede, musíte mať vybratý priečinok Exchange. Otvorte ponuku Automatické odpovede (mimo kancelárie). Nájdete to tak, že kliknete na kartu Súbor a potom vyberiete kartu Informácie.
Krok 2. Nakonfigurujte svoje odpovede
V ponuke Automatické odpovede začiarknite políčko Odoslať automatické odpovede. Čas, kedy je asistent aktívny, môžete upraviť začiarknutím políčka a nastavením času a rozsahu dátumov.
Krok 3. Napíšte svoje odpovede
V prípade e -mailov odosielaných z vášho servera Exchange použite kartu Inside My Organization. Ak chcete odpovedať na e -maily prijaté od kohokoľvek iného, použite kartu Mimo mojej organizácie. Keď ste so svojimi odpoveďami spokojní, kliknite na tlačidlo OK.
Krok 4. Vypnite automatické odpovede
Ak nastavíte rozsah dátumov pre automatické odpovede, asistent sa automaticky skončí, keď rozsah dátumov skončí. Ak ste nenastavili rozsah, bude pokračovať, kým neotvoríte ponuku Automatické odpovede a nezvolíte „Neposielať automatické odpovede“.
Metóda 2 zo 4: Outlook 2007
Krok 1. Zapnite pomocníka Office
Kliknite na kartu Nástroje. V ponuke Nástroje vyberte položku Asistent mimo kancelárie. Začiarknite políčko „Odosielať automatické odpovede mimo kancelárie“. Čas, kedy je asistent aktívny, môžete upraviť začiarknutím políčka a nastavením času a rozsahu dátumov.
Krok 2. Napíšte svoje odpovede
V prípade e -mailov odosielaných z vášho servera Exchange použite kartu Inside My Organization. Ak chcete odpovedať na e -maily prijaté od kohokoľvek iného, použite kartu Mimo mojej organizácie. Keď ste so svojimi odpoveďami spokojní, kliknite na tlačidlo OK.
Krok 3. Zakázať Asistenta mimo kancelárie
Ak nastavíte rozsah dátumov pre automatické odpovede, asistent sa automaticky skončí, keď rozsah dátumov skončí. Ak ste nenastavili rozsah, bude pokračovať, kým neotvoríte ponuku Automatické odpovede a nezvolíte „Neodosielať automatické odpovede mimo kancelárie“.
Metóda 3 zo 4: Outlook 2003
Krok 1. Zapnite pomocníka Office
V ponuke Nástroje vyberte položku Asistent mimo kancelárie. Začiarknite políčko s názvom „Momentálne som mimo kancelárie“.
Krok 2. Napíšte svoje odpovede
Do poľa označeného „Automatická odpoveď iba raz každému odosielateľovi s nasledujúcim textom:“zadajte odpoveď, pomocou ktorej chcete odpovedať.
Krok 3. Pridajte pravidlá
Do svojho Asistenta môžete pridať pravidlá, napríklad presmerovanie správ od určitých odosielateľov inému príjemcovi. Kliknutím na tlačidlo Pridať pravidlo … nakonfigurujete vlastné pravidlo. Môžete napríklad vytvoriť pravidlo, ktoré bude preposielať poštu od konkrétneho klienta vášmu spolupracovníkovi, aby vám neunikli dôležité e -maily, keď ste preč.
Krok 4. Zakázať Asistenta mimo kancelárie
Asistent mimo kancelárie bude pokračovať, kým neotvoríte ponuku Automatické odpovede a nezvolíte „Neodosielať automatické odpovede mimo kancelárie“.
Metóda 4 zo 4: Odoslanie automatickej odpovede bez účtu Exchange
Krok 1. Vytvorte svoju šablónu
Bez účtu Exchange nie sú možnosti automatickej odpovede k dispozícii. Stále je možné nastaviť automatickú odpoveď pomocou šablóny a niekoľkých pravidiel. Začnite vytvorením nového e -mailu. Toto bude šablóna pre vašu automatickú odpoveď.
- Vyberte predmet, ktorý situáciu výstižne vysvetľuje. Napríklad „Mimo kancelárie do“. Do predmetu môžete napísať aj slová „automatická odpoveď“, aby príjemca ihneď vedel, že odpoveď je automatizovaná.
- Napíšte krátku správu. Do tela e -mailu napíšte všeobecnú správu, ktorá sa môže týkať každého, kto ho dostane. Dajte príjemcovi vedieť, ako vás môže kontaktovať alebo na koho iného sa má obrátiť.
Krok 2. Uložte šablónu
Keď ste so správou spokojní, kliknite na položku Uložiť ako … V rozbaľovacej ponuke „Uložiť ako typ“vyberte položku Šablóna programu Outlook. Súbor sa tým uloží ako šablóna, ktorá sa načíta do Outlooku.
Krok 3. Vytvorte pravidlá
Aby automatická odpoveď fungovala správne, budete musieť definovať niektoré pravidlá na automatizáciu procesu. V balíku Office 2003/2007 kliknite na ponuku Nástroje a vyberte položku Pravidlá a upozornenia. V programe Office 2010/2013 kliknite na kartu Súbor, vyberte položku Informácie a potom kliknite na položku Pravidlá a upozornenia. Tým sa otvorí ponuka Pravidlá e-mailu.
- Kliknite na tlačidlo Nové pravidlo. Zobrazí sa výzva na výber šablóny. V časti „Začať od prázdneho pravidla“vyberte „Skontrolovať správy, keď prídu“. Kliknite na Ďalej.
- Definujte, na ktoré správy budú odpovedané. Ak chcete odpovedať na každú správu, ktorú dostanete do doručenej pošty, začiarknite políčko „Kde je moje meno v poli Komu“. Môžete to zúžiť označením konkrétnych odoslaných správ alebo e -mailov s konkrétnymi slovami v predmete alebo tele. Po vykonaní výberov kliknite na Ďalej
- Načítajte svoju šablónu. V nasledujúcom okne začiarknutím políčka „odpovedať pomocou konkrétnej šablóny“načítajte správu, ktorú ste vytvorili predtým. Kliknite na odkaz v popise poľa „konkrétna šablóna“. Otvorí sa dialógové okno s otázkou, kde hľadať šablóny. Vyberte položku „Šablóny používateľov v systéme súborov“. Otvorte správu, ktorú ste vytvorili predtým.
- Nastavte si výnimky. Po načítaní šablóny môžete definovať prípady, kedy nechcete, aby sa odosielala odpoveď, napríklad konkrétnemu príjemcovi alebo konkrétnym typom správ. Po vykonaní výberov kliknite na Ďalej.
- Pomenujte svoje pravidlo. Predtým, ako budete môcť skončiť, musíte nastaviť názov pravidla. Používajte niečo, čo si ľahko zapamätáte, aby ste v budúcnosti mohli pravidlo rýchlo deaktivovať. Aktivujte pravidlo začiarknutím políčka „Zapnúť toto pravidlo“a potom kliknite na položku Dokončiť.
Krok 4. Vypnite pravidlo
Po návrate do kancelárie môžete pravidlo deaktivovať opätovným otvorením ponuky Pravidlá a upozornenia. Zo zoznamu aktívnych pravidiel vyberte pravidlo Mimo kancelárie, ktoré ste vytvorili, a potom kliknite na tlačidlo Odstrániť.
Video - Používaním tejto služby môžu byť niektoré informácie zdieľané so službou YouTube
Tipy
- Organizácia je obvykle definovaná ako vaša spoločnosť a zahŕňa ľudí, ktorí majú vo vašom e-mailovom systéme účet Exchange Server.
- V hlavnom okne programu Outlook sa zobrazí ponuka Nástroje. Hlavné okno je to isté okno, ktoré sa zobrazí pri spustení programu Outlook a obsahuje ponuky Súbor, Upraviť, Zobraziť, Prejsť, Nástroje, Akcie a Pomocník. V oknách nie je ponuka Nástroje, kde by ste vytvárali alebo zobrazovali položky, ako sú e-mailové správy, kontakty alebo úlohy.
- Keď je začiarknuté políčko Automatická odpoveď ľuďom mimo moju organizáciu, vedľa názvu karty sa zobrazí karta Mimo mojej organizácie.
- Kontakt musí existovať v priečinku s kontaktmi na serveri Exchange Server. Ak kontakt existuje iba v priečinku, ktorý je súčasťou súboru osobných priečinkov (.pst), správa s automatickou odpoveďou sa neodošle.
