Aj keď môžete jednotlivé súbory PDF chrániť heslami, pri odosielaní veľkého počtu súborov sa to môže stať zbytočne zložitým. V programe Adobe Acrobat môžete vytvárať takzvanú bezpečnostnú obálku. Toto je súbor PDF, ktorý môže ako prílohu obsahovať množstvo rôznych súborov. Všetky tieto prílohy budú chránené jediným heslom.
Kroky
Krok 1. V aplikácii Acrobat Pro otvorte nástroj Security Envelope
Tento postup sa trochu líši v závislosti od verzie, ktorú používate. V bezplatnom programe Acrobat Reader nemôžete vytvárať bezpečnostné obálky.
- XI a DC - Kliknite na ponuku Nástroje na pravej strane okna a zvoľte „Ochrana“→ „Ďalšie možnosti“/„Väčšia ochrana“→ „Vytvoriť bezpečnostnú obálku“.
- X a staršie - Na paneli s nástrojmi kliknite na tlačidlo „Zabezpečiť“a vyberte „Vytvoriť bezpečnostnú obálku“. Ak sa tlačidlo „Zabezpečiť“nezobrazuje, otvorte ponuku Rozšírené a zvoľte „Zabezpečenie“→ „Vytvoriť bezpečnostnú obálku“.
Krok 2. Pridajte súbory na odoslanie do obálky
Váš aktuálne otvorený súbor PDF sa pridá automaticky a môžete pridať ďalšie požadované súbory. Súbory, ktoré pridáte, nemusia byť súbormi PDF; môžete pridať dokumenty programu Word, tabuľky programu Excel a ďalšie typy súborov.
Kliknite na tlačidlo „Pridať súbor na odoslanie“a vyhľadajte súbory, ktoré chcete pridať. Viac súborov zvýši veľkosť súboru bezpečnostnej obálky
Krok 3. Vyberte šablónu obálky
Acrobat je dodávaný s tromi rôznymi šablónami obálok, z ktorých si môžete vyberať, a ďalšie si môžete stiahnuť online. Ak používate počítač Mac, možno nebudete mať na výber žiadne šablóny. Ak je to tak, vykonajte nasledujúce kroky:
- Otvorte priečinok Aplikácie a kliknite pravým tlačidlom myši na Adobe Acrobat.app.
- Vyberte „Zobraziť obsah balíka“a potom prejdite na/Applications/Adobe Acrobat DC/Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates.
- Skopírujte šablóny na jednoduchšie miesto, napríklad do priečinka Dokumenty.
- Späť v okne Vytvoriť bezpečnostnú obálku kliknite na „Prehľadávať“a zvoľte nové umiestnenie šablóny.
Krok 4. Vyberte, ako chcete obálku odoslať
Môžete sa rozhodnúť odoslať ihneď, čím sa po vytvorení obálky otvorí váš e -mailový klient. Ak sa ho rozhodnete odoslať neskôr, Acrobat vytvorí súbor obálky vo formáte PDF, ktorý vám umožní odoslať ho podľa vlastného želania.
Spravidla je najlepšie vybrať odoslanie súboru neskôr
Krok 5. Začiarknite políčko „Zobraziť všetky zásady“a vyberte „Šifrovať pomocou hesla“
" To vám umožní pridať do obálky heslo. Kým nebudete proces dokončený, nebudete vyzvaní na vytvorenie hesla.
Môžete sa rozhodnúť zabezpečiť pomocou certifikátov, ale toto je zložitejší proces, ktorý vyžaduje vytvorenie šifrovaných certifikátov pre vás aj pre príjemcu. Je to bezpečnejšie ako heslo, pretože súbor môže otvoriť iba držiteľ certifikátu, ale zmätie väčšinu ľudí, ktorým sa pokúšate odoslať súbor. Držte sa hesiel, pokiaľ nie ste pod veľmi prísnymi opatreniami zabezpečenia alebo dôvernosti
Krok 6. Zadajte informácie o odosielateľovi
Budete vyzvaní na zadanie informácií o odosielateľovi, ktoré Acrobat použije na vyplnenie šablóny. Po vyplnení môžete začiarknuť políčko „Už nezobrazovať“a uložiť ho pre budúce obálky.
Krok 7. Skontrolujte svoje nastavenia a kliknite na „Dokončiť
" Tým sa otvorí okno Nastavenia hesla.
Krok 8. Začiarknite políčko „Vyžadovať heslo na otvorenie dokumentu“
To vám umožní zadať heslo.
Krok 9. Vytvorte heslo pre obálku
Novšie verzie aplikácie Acrobat budú pri zadávaní hesla hodnotiť silu vášho hesla. Budete vyzvaní na opätovné zadanie, aby ste to potvrdili.
Krok 10. Vyberte kompatibilitu (voliteľné)
Väčšina používateľov môže kvôli maximálnej kompatibilite nechať toto na „Acrobat 7.0“. Ak viete, že váš príjemca používa Acrobat 6.0, môžete ho namiesto toho vybrať. Ak viete, že používajú XI alebo novší, môžete ho vybrať pre zvýšené šifrovanie hesiel.
Bezpečnostné obálky nie sú kompatibilné s verziou 5.0 alebo staršou
Krok 11. Dokončite proces vytvárania
Zobrazí sa upozornenie, že nastavenia sa prejavia až po uložení súboru.
Krok 12. Dokončite úpravu obálky
Po dokončení procesu vytvárania sa zobrazí vaša bezpečnostná obálka. môžete prechádzať a upravovať polia a vyplniť príslušné informácie. Do poľa „Komu“môžete zahrnúť pokyny pre príjemcu, ale uistite sa, že ste sem neuviedli heslo.
Krok 13. Uložte súbor
Po dokončení uložte súbor do počítača. Uloží sa ako bežný súbor PDF. Akonáhle je súbor uložený, môžete ho odoslať komukoľvek ako prílohu e -mailu alebo ho nahrať do služby cloudového úložiska a na jeho otvorenie bude potrebovať heslo.
