Takmer každý, kto pracuje, používa e -mail, ale ten nás môže ľahko zahltiť. Niektorí z nás dostávajú oveľa viac e -mailov, než s ktorými sa môžu efektívne vysporiadať. Schopnosť rýchlo a správne odpovedať na e -mail nám môže pomôcť ušetriť čas a pôsobiť profesionálnejšie. Poznámka:
Nie všetky tieto kroky a návrhy fungujú vo všetkých e -mailových službách, fungujú však v službe Gmail.
Kroky
Krok 1. Pochopte dôvod, prečo ľudia používajú e -mail
E -mail slúži na komunikáciu medzi ľuďmi; slúži na odosielanie textových a vizuálnych informácií od jednej osoby k druhej / mnohým ďalším. Nie je to pre:
- Ukladanie informácií; je lepšie uložiť informácie ako dokument do počítača alebo do cloudu
- Pripomenutie, čo je potrebné urobiť; Na to radšej použite zoznam úloh alebo kalendár
Krok 2. Pomocou štítkov alebo priečinkov udržujte e -maily organizované a mimo priečinka doručenej pošty
- Pri veciach, ktoré musíte urobiť, použite štítok „nadväzovať“alebo „odpovedať“. Potom by ste si ich mali pridať do svojho denníka alebo zoznamu úloh.
- Ak čakáte na niekoho iného, použite „čakajúcu odpoveď“
- „Naliehavé“použite pri veciach, ktoré je potrebné urobiť čo najskôr
Krok 3. Uložte užitočné informácie a potom archivujte e -mail
- Stiahnite si všetky prílohy a uložte súbory na správne miesto
- Ak potom na e -mail neodpovedáte, archivujte ho
Krok 4. Archivujte e -maily, s ktorými ste skončili
Nebojte sa archivácie; V zásade presunie e-mail z vašej doručenej pošty do poľa „bez mena“(technicky to odstráni štítok „doručenej pošty“)
- Nezmizlo to - na to slúži vymazanie
- Vždy je možné ich vyhľadať a nájsť
Krok 5. Odstráňte chybné e -maily a potom zrušte ich odber
Vďaka tomu bude vaša doručená pošta bez zbytočných a nechcených e -mailov.
- Odstráňte e -maily, ktoré ste pôvodne nemali dostávať
- Potom, čo budú chvíľu v „koši“, už ich nebude možné hľadať ani nájsť
- Ak už nechcete dostávať tento druh e -mailov, odhláste sa z ich odberu tak, že v spodnej časti e -mailu nájdete informácie o „odhlásení“.
- Ak sa z neho nemôžete odhlásiť, zadajte e -mail ako spam
Krok 6. Použite hviezdičky na špeciálne a veľmi dôležité alebo naliehavé e -maily
Hviezdičky používajte striedmo, pretože príliš veľa e -mailov s hviezdičkou bude rovnako užitočné ako žiadne e -maily s hviezdičkou.
Tipy
- Vždy majte na pamäti účel e -mailu a snažte sa ho nepoužívať na nič iné.
- E-mail používajte ako súčasť „pracovného toku produktivity“spolu so zoznamom úloh, kalendárom alebo diárom a akýmkoľvek ďalším nástrojom, ktorý považujete za užitočný.
