Napísali ste skvelý e -mail, ale keď príde čas na napísanie záverečných vyhlásení, nebudete vedieť, čo povedať. To je úplne normálne. Nájdenie jasného a stručného spôsobu ukončenia e -mailu môže byť frustrujúce, ale nie nemožné. Všetko, čo musíte urobiť, je pridať rýchly súhrn svojich bodov, ponúknuť priateľské ukončenie a odhlásiť sa správnym slovom alebo frázou.
Kroky
Metóda 1 z 3: Uzavretie formálneho e -mailu
Krok 1. Potvrďte svoj účel písania
Nie je to potrebné pre krátke e -maily alebo rýchle odpovede na niekoho otázku. Ak ste však napísali dlhý e -mail alebo sa zaoberáte viacerými predmetmi alebo problémami, pridajte krátku záverečnú vetu a zhrňte svoje informácie alebo požiadavku.
Ak sa napríklad uchádzate o prácu, môžete uviesť informácie o svojich povereniach a skúsenostiach. Potom môžete zhrnúť svoj e -mail tak, že napíšete: „Na základe mojich znalostí a skúseností sa domnievam, že by som bol vynikajúcim kandidátom na túto pozíciu.“
Krok 2. Pridajte záverečný riadok
Jednou vetou ukončite svoj e -mail vyjadrením vďačnosti alebo žiadosťou o kontakt. Ak oslovíte niekoho iného, môžete napísať: „Ďakujem za váš čas“alebo „Teším sa na stretnutie s vami“. Ak na niekoho odpovedáte, môžete skončiť slovami: „Ak máte ďalšie otázky, neváhajte ma kontaktovať.“
Presné zatváranie, ktoré použijete, závisí od predmetu vášho e -mailu. Nezabudnite, že uzávierka je krátka, zdvorilá a relevantná pre váš e -mail
Krok 3. Vyberte svoje odhlásenie
Pri ukončení formálneho e-mailu sa vždy očakáva odhlásenie. Po ukončení formálneho e-mailu chcete zvoliť slušné a úctivé odhlásenie. Skúste záver ako „s pozdravom“, „s pozdravom“, „ďakujem“alebo „všetko najlepšie“.
- Vyhnite sa používaniu skratiek alebo skratiek. Vždy je najlepšie napísať úplné slová formálnym podpisom.
- Pokúste sa vyhnúť príliš blízkym alebo formálnym zatváraniam. Odhlásenia ako „Láska“sú príliš osobné na formálny e-mail, zatiaľ čo „S úctou váš“je vhodné iba vtedy, ak sa obraciate na vládnych úradníkov.
Krok 4. Napíšte svoje úplné meno
Keď ukončíte formálny e -mail, vždy chcete použiť svoje meno a priezvisko. Neviete, koľko ľudí s menom John alebo Lisa príjemca pozná. Pridanie priezviska im pomôže spomenúť si na vás rýchlejšie a jasnejšie.
Metóda 2 z 3: Ukončenie neformálneho e -mailu
Krok 1. Uveďte dôvod ukončenia e -mailu
E -mail jemne ukončite pred odhlásením krátkou záverečnou poznámkou. Malo by byť priateľské a nemusí obsahovať veľa podrobností. Veta ako: „Každopádne sa musím dostať do kníh!“je úplne dobrá záverečná poznámka.
Krok 2. Nechajte komunikačnú linku otvorenú
Pridajte rýchle vyhlásenie, ktoré príjemcovi oznámi, že sa od neho chcete informovať. Písanie „Dajte mi vedieť, ak potrebujete ešte niečo“alebo „Nemôžem sa dočkať, až sa dozviete, o čo vám ide“je priateľské a ležérne.
Krok 3. Odhláste sa
Ukončenie neformálneho e -mailu môže byť oveľa príležitostnejšie ako formálne. V závislosti od príjemcu môže odhlásenie zahŕňať:
- Láska
- Na zdravie
- Vidíme sa
- Vaše
- Zbohom
Krok 4. Podpíšte svoje meno
Neformálnym e -mailom zvyčajne nepotrebujete podpísať celé meno. Príjemca už vie, kto ste. Je úplne prijateľné podpísať svoje krstné meno.
Ak píšete niekomu blízkemu, môžete tiež použiť prezývku. Ak vás priatelia alebo rodinní príslušníci nazývajú prezývkou, môže to byť zábavné a priateľské, keď to odhlásite
Metóda 3 z 3: Použitie podpisového bloku
Krok 1. Rozhodnite, či je potrebný podpis
Ak posielate osobný e -mail, podpis nie je potrebný. Blok podpisu obsahuje informácie vrátane vášho titulu, vašich kontaktných informácií a informácií o vašej spoločnosti alebo organizácii. Ak odosielate neformálny alebo osobný e -mail, nerobte si starosti so zahrnutím týchto informácií. Namiesto toho podpíšte svoje meno.
- Vaša spoločnosť alebo organizácia často bude vyžadovať podpis a oni vám dajú vedieť, aké informácie požadujú. Opýtajte sa svojej spoločnosti, či má štandardizovaný podpisový blok, ktorý by chceli, aby ste použili.
- Ak vaša spoločnosť neposkytuje štandardný podpisový blok, môžete tiež skopírovať blok od niekoho iného vo vašej organizácii a nahradiť jeho kontaktné údaje vašim.
Krok 2. Pridajte svoje informácie
Váš podpisový blok by mal obsahovať niekoľko základných vecí. Minimálne by malo obsahovať vaše meno a priezvisko, titul, telefónne číslo a e -mailovú adresu. Môžete sa tiež rozhodnúť zahrnúť logo, webovú stránku a odkazy na sociálne médiá ako LinkedIn, YouTube a Facebook.
- Ak vaša spoločnosť alebo organizácia nemá štandardný formát podpisu, postupujte podľa tohto základného postupu: Na prvé miesto zadajte svoje meno a potom názov. Potom pridajte svoj e -mail a telefónne číslo a na poslednú pozíciu zadajte informácie o svojej spoločnosti alebo skupine.
- Snažte sa, aby bol váš podpis krátky a jednoduchý. Použite tri alebo štyri riadky textu. Namiesto vypisovania názvu svojej spoločnosti pridajte logo a namiesto zadávania adries URL používajte sériu ikon sociálnych sietí.
- Dávajte si pozor na príliš veľa informácií o sociálnych médiách. Odkazy by mali smerovať na informácie o sociálnych médiách vašej spoločnosti. Ak vaša spoločnosť nemá účty sociálnych médií, spravidla nie je vhodné spájať sa s vašimi vlastnými účtami, pokiaľ to nie je výslovne uvedené.
Krok 3. Uložte si podpis na opakované použitie
Väčšina e -mailových klientov vrátane Gmailu a Outlooku vám umožňuje uložiť váš podpis, aby ste ho mohli pridať jediným kliknutím namiesto jeho zadávania. V nastaveniach e -mailu si nastavte svoj podpis.
