Access je správca relačných databáz, ktorý vám umožňuje importovať jednu alebo viac databáz Excelu do jeho systému, aby ste medzi nimi alebo medzi nimi mohli spájať bežné polia. Pretože jeden súbor programu Access môže obsahovať viacero tabuliek programu Excel, je program tiež skvelým spôsobom, ako agregovať alebo analyzovať veľké množstvo informácií. Najprv však musíte importovať tabuľku programu Excel do programu Access. Vyžaduje si to iba niekoľko kľúčových krokov.
Kroky
Časť 1 z 3: Príprava na import Excelu do Accessu
Krok 1. V počítači otvorte oba programy
Budete si musieť kúpiť a stiahnuť balík balíka Microsoft Office, ktorý obsahuje Excel aj Access. Môžete to urobiť online prostredníctvom lokality Microsoft.
- Po stiahnutí programov kliknite v systéme Windows na „Štart“a vyberte „Všetky programy“.
- Kliknite na „Microsoft Office“a potom v rozbaľovacej ponuke vyberte „Prístup“(alebo „Excel“). Možno už máte vytvorenú tabuľku programu Excel, ktorú vám poslal niekto iný alebo ktorú ste stiahli odinakiaľ. Ak máte Office v počítači, môžete ho otvoriť.
Krok 2. Pred importovaním tabuľky programu Excel ju vyčistite do Accessu
Uľahčí to, ak pred importovaním tabuľky programu Excel do Accessu urobíte niekoľko jednoduchých krokov. Kľúčom je, aby vaše údaje boli medzi importovanými tabuľkami konzistentné.
- Je vhodné uistiť sa, že prvý riadok tabuľky programu Excel obsahuje hlavičky stĺpcov (alebo názvy polí) a že sú veľmi jasné a zrozumiteľné. Napríklad pre stĺpec obsahujúci priezviská ľudí možno budete chcieť názov hlavičky stĺpca/poľa nazvať „priezvisko“. Buďte zrozumiteľní a presní, pretože to uľahčí pokus o priradenie hlavičiek stĺpcov k jednému listu programu Excel k druhému.
- Access vám umožňuje prepojiť bežné polia medzi dvoma alebo medzi mnohými tabuľkami. Povedzme, že máte hárok programu Excel, ktorý obsahuje informácie o mzdách. Obsahuje krstné mená a priezviská, adresy a platy ľudí. Povedzme to na argumente, že chcete zodpovedať tomuto hárku v programe Access k druhému listu programu Excel, ktorý obsahuje informácie o príspevkoch na financovanie kampane. Tento druhý hárok obsahuje mená ľudí, adresy a dary. Access vám umožňuje priradiť rôzne hlavičky stĺpcov k sebe. Môžete prepojiť hlavičky mien a zistiť, ktorí ľudia s rovnakým menom sa napríklad nachádzajú v oboch databázach.
- Naskenujte hárky programu Excel, aby ste sa presvedčili, že s každým typom údajov sa zaobchádza rovnako, a pred importovaním do Accessu ich vyčistite. Musí to byť to, čo Access nazýva „vzťahový“. Ak napríklad hypotetická tabuľka miezd obsahovala v jednom stĺpci meno, priezvisko a strednú iniciálu, ale druhá tabuľka obsahovala iba krstné meno a priezvisko v oddelených stĺpcoch, Access to zaregistruje ako nezhodnú. Je potrebné, aby zodpovedali hlavičky/polia stĺpcov.
Krok 3. Rozdeľte informácie do stĺpca v programe Excel
Na vyriešenie tohto problému je vhodné rozdeliť informácie do stĺpca v programe Excel, aby sa v programe Access nesprávne nezaregistrovali ako „žiadna zhoda“.
- Napríklad môžete chcieť rozdeliť krstné meno do vlastného stĺpca, strednú iniciálu do vlastného stĺpca a priezvisko do vlastného stĺpca. Ak sa to už robí rovnakým spôsobom v druhej tabuľke, pri prepojení, povedzme, priezviska s priezviskom v programe Access, by to malo vytvárať zhody, ak sú mená rovnaké.
- Ak chcete rozdeliť stĺpec v programe Excel, zvýraznite stĺpec, v ktorom sú informácie, ktoré chcete rozdeliť. Kliknite na „údaje“na paneli s nástrojmi v programe Excel. Kliknite na „text do stĺpcov“. Spravidla vyberiete možnosť „oddelené“. Kliknite na Ďalej.
Krok 4. Pokračujte v použití sprievodcu na rozdelenie zlúčených stĺpcov
Teraz ste pripravení dokončiť proces rozdelenia zlúčených informácií do jedného stĺpca do viacerých stĺpcov.
- Vyberte, ako majú byť údaje v stĺpci „oddelené“. To znamená, že každá informácia v stĺpci je niečím oddelená. Medzi najbežnejšie možnosti patrí medzera, čiarka alebo bodkočiarka. Informácie sú často oddelené medzerou. Rovnako ako v nasledujúcom príklade: povedzme, že meno „John A. Doe“sa objaví v jednom stĺpci. Krstné meno John je od strednej iniciály A oddelené medzerou. Priezvisko Doe je od strednej iniciály A oddelený medzerou. V sprievodcovi s oddeľovačmi teda vyberte miesto.
- Kliknite na Ďalej. Kliknite na Dokončiť. Program by mal rozdeliť Johna, A. a Doea do troch stĺpcov. Potom môžete novým stĺpcom dať nové názvy hlavičiek, ktoré budú označovať druh informácií, ktoré sú v nich uložené (priezvisko, krstné meno atď.). Je vhodné vytvoriť niekoľko prázdnych stĺpcov napravo od údajov, ktoré rozdeľujete, pretože to presunie údaje do nových prázdnych stĺpcov (namiesto stĺpcov, ktoré už obsahujú informácie).
Časť 2 z 3: Import Excelu do Accessu
Krok 1. V počítači otvorte program Access
Prejdite do ponuky Štart, vyberte položku Microsoft Office a kliknite na položku Microsoft Access. Je potrebné otvoriť novú prázdnu databázu Access a importovať do nej hárok programu Excel.
- Vyberte „prázdnu databázu“, aby ste vytvorili novú databázu v programe Access.
- Ak chcete, dajte mu nový názov. Kliknite na „vytvoriť“.
Krok 2. Importujte tabuľku programu Excel do programu Access
Ďalším krokom je načítanie tabuľky programu Excel (alebo viacerých) do databázy programu Access.
- Keď sa nachádzate v správcovi databáz Accessu, kliknite na paneli s nástrojmi na „Externé údaje“. Vyberte „Excel“. V niektorých verziách Accessu nájdete túto funkciu kliknutím na „súbor“na paneli s nástrojmi a „Získať externé údaje“.
- Tam, kde je uvedené „názov súboru“, kliknite na „prehľadávať“. To vám umožní nájsť list programu Excel vo svojom počítači.
- Nechajte začiarknuté políčko „Importovať zdrojové údaje do novej tabuľky v aktuálnej databáze“. Štandardne bude začiarknuté.
- Keď nájdete v počítači tabuľku programu Excel, ktorú chcete importovať, kliknite na ňu. Kliknite na „OK“. Tým sa dostanete do sprievodcu importom Excelu do Accessu.
Časť 3 z 3: Dokončenie procesu importu pomocou sprievodcu
Krok 1. Prejdite krokmi v sprievodcovi, ktorý sa zobrazí v programe Access
Na dokončenie procesu importu tabuľky musíte vykonať kroky v sprievodcovi.
- Vyberte hárok v hárku programu Excel, ktorý chcete importovať. Niekedy je to jednoduché, pretože tabuľka programu Excel je len jeden list. Niekedy však ľudia vytvoria viac stránok v rámci jednej tabuľky programu Excel, čo môžete vidieť kliknutím na karty v spodnej časti tabuľky. Ak je to tak, musíte sprievodcovi prístupom povedať, ktorú tabuľku si vyberáte. Kliknite na Ďalej.
- Na ďalšej stránke je pole s otázkou, či má prvý riadok v hárku programu Excel nadpisy stĺpcov. To znamená riadok v tabuľke, ktorý identifikuje údaje v každom stĺpci (napríklad priezvisko, adresa, plat atď.). Je dobré, ak ste najskôr vyčistili hárok programu Excel, aby ste sa uistili, že prvý riadok má jasne definované nadpisy stĺpcov. Potom skontrolujte, či áno, či prvý riadok obsahuje nadpisy stĺpcov. Toto je najjednoduchší prístup. Kliknite na Ďalej.
- Ak váš prvý riadok neobsahuje hlavičky stĺpcov, nasledujúca stránka sa vás spýta, či chcete v Accesse premenovať takzvané „polia“(jedná sa o nadpisy stĺpcov). Ak ste už pred importom nepomenovali každé pole niečím jasným a ľahko rozpoznateľným (odporúča sa), môžete to urobiť tu.
Krok 2. Dokončite proces importu
V procese importu zostáva iba niekoľko krokov. Nasledujúca stránka v sprievodcovi sa vás opýta, či chcete identifikovať primárny kľúč.
- Nemusíte to robiť, ale môžete. Primárny kľúč znamená, že počítačový program priradí každému riadku informácií jedinečné číslo. To môže byť užitočné neskôr pri triedení údajov. Kliknite na Ďalej.
- Posledná obrazovka v sprievodcovi má priestor poskytujúci predvolený názov. Názov importovaného hárka programu Excel môžete zmeniť (po dokončení importu sa stane "tabuľkou" v programe Access na ľavej strane stránky).
- Kliknite na „importovať“. Kliknite na „zavrieť“. Na ľavej strane obrazovky uvidíte svoj stôl. Teraz sa importuje do programu Access.
- Ak chcete prepojiť viac ako jednu množinu údajov, zopakujte tento postup s ďalšou alebo viacerými tabuľkami programu Excel. Teraz ste pripravení priradiť údaje v hárkoch v programe Access.
Video - Používaním tejto služby môžu byť niektoré informácie zdieľané so službou YouTube
Varovania
- Ak je súbor programu Excel z inej verzie balíka Office ako Access, môžete mať problémy s bezproblémovým importom súborov.
- Nemôže byť dostatočne podčiarknuté: Pred importovaním tabuľky programu Excel je potrebné ju vyčistiť. Čiastočne to znamená analyzovať problémy s údajmi, ktoré máte.
- Vždy si ponechajte kópiu pôvodných tabuliek, takže ak ich pokazíte, môžete postup zopakovať.
- Do programu Access nemôžete importovať viac ako 255 polí.
