Ak potrebujete presunúť zoznam alebo tabuľku údajov z Wordu do Excelu, nemusíte skopírovať a prilepiť každú jednotlivú informáciu do vlastnej bunky v tabuľke. Po správnom formátovaní dokumentu programu Word môžete celý dokument ľahko importovať do programu Excel niekoľkými kliknutiami.
Kroky
Metóda 1 z 2: Konverzia zoznamu
Krok 1. Pochopte, ako bude dokument prevedený
Keď importujete dokument do Excelu, na určenie údajov, ktoré sa dostanú do každej bunky v tabuľke programu Excel, sa použijú určité znaky. Vykonaním niekoľkých krokov formátovania pred importom budete môcť ovládať, ako sa konečná tabuľka zobrazí, a minimalizovať množstvo manuálneho formátovania, ktoré musíte vykonať. To je obzvlášť užitočné, ak importujete veľký zoznam z dokumentu programu Word do programu Excel.
Táto metóda funguje najlepšie vtedy, ak máte zoznam viacerých záznamov, z ktorých každý má rovnaký formát (zoznam adries, telefónnych čísel, e -mailových adries atď.)
Krok 2. Naskenujte dokument, či neobsahuje chyby formátovania
Pred začatím procesu prevodu budete chcieť zaistiť, aby bol každý záznam formátovaný rovnakým spôsobom. To znamená opraviť všetky chyby interpunkcie alebo reorganizovať všetky položky, ktoré sa nezhodujú so zvyškom. Zaistíte tým správny prenos údajov.
Krok 3. Zobrazte formátovacie znaky v dokumente programu Word
Zobrazenie bežne skrytých znakov formátovania vám pomôže určiť najlepší spôsob rozdelenia záznamov. Môžete ich zobraziť kliknutím na tlačidlo „Zobraziť / skryť značky odsekov“na karte Domov alebo stlačením klávesov Ctrl+⇧ Shift+*
Väčšina zoznamov bude mať buď jednu značku odseku na konci každého riadka, alebo jednu na konci riadka a jednu v prázdnom riadku medzi položkami. Značky použijete na vloženie znakov používaných programom Excel na rozlíšenie buniek
Krok 4. Nahraďte medzery medzi jednotlivými položkami, aby ste sa zbavili nadbytočného miesta
Program Excel použije na určenie riadkov medzery medzi položkami, ale zatiaľ sa ho budete musieť zbaviť, aby ste pomohli procesu formátovania. Nebojte sa, o malú chvíľu ho pridáte. To funguje najlepšie, keď máte jednu značku odseku na konci položky a jednu v medzere medzi položkami (dve za sebou).
- Stlačením klávesov Ctrl+H otvorte okno Hľadať a nahradiť.
- Do poľa Hľadať zadajte ^p ^p. Toto je kód pre dve značky odsekov za sebou. Ak je každý záznam jedným riadkom a nie sú medzi nimi žiadne prázdne riadky, použite namiesto toho jeden ^p.
- Do poľa Nahradiť zadajte oddeľovací znak. Uistite sa, že nejde o znak, ktorý sa nachádza kdekoľvek v dokumente, napríklad ~.
- Kliknite na položku Nahradiť všetko. Všimnete si, že položky sa môžu samy skombinovať, ale to nie je znepokojujúce, pokiaľ je oddeľovací znak na správnom mieste (medzi každým záznamom)
Krok 5. Každý záznam oddeľte do samostatných polí
Teraz, keď sú vaše položky oddelené tak, aby sa zobrazovali v nasledujúcich riadkoch, budete chcieť definovať, ktoré údaje sa zobrazia v každom poli. Ak je napríklad každá položka v prvom riadku názvom, v druhom riadku ulicou a v treťom riadku je uvedené štát a PSČ.
- Stlačením Ctrl+H otvorte okno Hľadať a nahradiť.
- Odstráňte jednu zo značiek ^p v poli Hľadať.
- Zmeňte znak v poli Nahradiť na čiarku,.
- Kliknite na položku Nahradiť všetko. Ostatné symboly odsekov sa nahradia oddeľovačom čiarok, ktorý oddelí každý riadok do poľa.
Krok 6. Proces formátovania dokončíte nahradením oddeľovacieho znaku
Keď vykonáte dva vyššie uvedené kroky Hľadanie a nahradenie, váš zoznam už nebude vyzerať ako zoznam. Všetko bude na jednej línii, pričom medzi každým údajom budú čiarky. Tento posledný krok Hľadanie a nahradenie vráti vaše údaje do zoznamu, pričom čiarky budú definovať polia.
- Stlačením klávesov Ctrl+H otvorte okno Hľadať a nahradiť.
- Do poľa Hľadať zadajte ~ (alebo akýkoľvek iný znak, ktorý ste si pôvodne vybrali).
- Do poľa Nahradiť zadajte ^p.
- Kliknite na položku Nahradiť všetko. Vaše záznamy sa rozdelia späť do jednotlivých skupín oddelených čiarkami.
Krok 7. Uložte súbor ako súbor obyčajného textu
Keď je formátovanie dokončené, môžete dokument uložiť ako textový súbor. To umožní Excelu čítať a analyzovať vaše údaje tak, aby boli vložené do správnych polí.
- Kliknite na kartu Súbor a zvoľte „Uložiť ako“.
- Kliknite na rozbaľovaciu ponuku „Uložiť ako typ“a vyberte „Obyčajný text“.
- Súbor pomenujte podľa svojich predstáv a kliknite na tlačidlo Uložiť.
- Ak sa zobrazí okno Konverzia súboru, kliknite na tlačidlo OK.
Krok 8. Otvorte súbor v programe Excel
Teraz, keď ste súbor uložili vo formáte obyčajného textu, môžete ho otvoriť v programe Excel.
- Kliknite na kartu Súbor a vyberte položku Otvoriť.
- Kliknite na rozbaľovaciu ponuku „Všetky súbory programu Excel“a zvoľte „Textové súbory“.
- Kliknite na Ďalej> v okne Sprievodca importom textu.
- V zozname oddeľovačov vyberte možnosť „Čiarka“. Ako budú položky oddelené, môžete vidieť v ukážke v spodnej časti. Kliknite na Ďalej>.
- Vyberte formát údajov pre každý zo stĺpcov a kliknite na položku Dokončiť.
Metóda 2 z 2: Konvertovanie tabuľky
Krok 1. Vytvorte tabuľku v programe Word s vašimi údajmi
Ak máte zoznam údajov v programe Word, môžete ho previesť do formátu tabuľky v programe Word a potom túto tabuľku rýchlo skopírovať do programu Excel. Ak sú vaše údaje už vo formáte tabuľky, preskočte na ďalší krok.
- Vyberte všetok text, ktorý chcete previesť do tabuľky.
- Kliknite na kartu Vložiť a potom na tlačidlo Tabuľka.
- Vyberte „Previesť text na tabuľku“.
- Do poľa „Počet stĺpcov“zadajte počet riadkov na záznam. Ak máte medzi každým záznamom prázdny riadok, pridajte k celkovému počtu jeden.
- Kliknite na tlačidlo OK.
Krok 2. Skontrolujte formátovanie tabuľky
Word vygeneruje tabuľku na základe vašich nastavení. Znova ho skontrolujte, aby ste sa uistili, že je všetko tam, kde má.
Krok 3. Kliknite na malé tlačidlo „+“, ktoré sa zobrazí v ľavom hornom rohu tabuľky
To sa zobrazí, keď umiestnite kurzor myši na stôl. Kliknutím na toto sa vyberú všetky údaje v tabuľke.
Krok 4. Stlačte
Ctrl+C. na kopírovanie údajov.
Môžete tiež kliknúť na tlačidlo „Kopírovať“na karte Domov.
Krok 5. Otvorte Excel
Po skopírovaní údajov môžete otvoriť program Excel. Ak chcete vložiť údaje do existujúcej tabuľky, načítajte ich. Umiestnite kurzor do bunky, v ktorej sa má zobrazovať ľavá horná bunka tabuľky.
Krok 6. Stlačte
Ctrl+V na prilepenie údajov.
Jednotlivé bunky z tabuľky programu Word budú umiestnené do samostatných buniek v tabuľke programu Excel.
Krok 7. Rozdeľte všetky zostávajúce stĺpce
V závislosti od typu údajov, ktoré importujete, budete musieť vykonať ďalšie formátovanie. Ak napríklad importujete adresy, mesto, skratka štátu a PSČ môžu byť v jednej bunke. Môžete nechať Excel automaticky rozdeliť.
- Kliknutím na záhlavie stĺpca stĺpca, ktorý chcete rozdeliť, vyberiete celý stĺpec.
- Vyberte kartu „Údaje“a kliknite na tlačidlo „Text do stĺpcov“.
- Kliknite na Ďalej> a potom v poli Oddeľovače vyberte „Čiarka“. Ak použijete vyššie uvedený príklad, mesto sa tým oddelí od štátnej skratky a PSČ.
- Kliknutím na Dokončiť uložte zmeny.
- Vyberte stĺpec, ktorý je ešte potrebné rozdeliť, a zopakujte postup, pričom ako oddeľovač vyberte „Medzerník“namiesto „Čiarka“. Tým sa oddelí skratka štátu od PSČ.
