V americkom právnom systéme sa komunikácia medzi zástupcom a ich klientom v súvislosti s tým, ako advokát poskytuje klientovi právnu pomoc, považuje za „privilegovanú“. To znamená, že čokoľvek, čo napíšete svojmu splnomocnencovi (alebo vám to váš právny zástupca napíše) v kontexte ich zastupovania, je dôverné. Avšak najmä pri digitálnej komunikácii existuje mnoho spôsobov, ktorými sa dá toto oprávnenie omylom vzdať. Zabezpečenie e -mailu a elektronických zariadení je najľahší spôsob, ako sa chrániť pred náhodným vzdaním sa tohto cenného privilégia.
Kroky
Metóda 1 z 3: Vypracovanie privilegovaných e -mailov
Krok 1. Do predmetu pridajte poznámku o oprávnení advokáta-klienta
Do predmetu e-mailu zadajte slová „privilegovaný“, „dôverný“alebo „komunikácia medzi advokátom a klientom“. Pomáha vyniknúť týmto slovám tak, ako je to možné, napríklad tým, že ich zadáte veľkými písmenami alebo na obidve strany umiestnite hviezdičky.
- Ak napríklad do predmetu e -mailu napíšete „*** SÚKROMNÉ A DÔVERNÉ ***“, je menej pravdepodobné, že by to niekomu chýbalo.
- Mnoho advokátov pridáva do „podpisového“bloku svojich e-mailov vyhlásenie, že materiál v ich e-mailoch podlieha oprávneniu zástupcu-klienta. Tieto prehlásenia však neposkytujú všeobecnú ochranu. Poznámka v riadku predmetu zaisťuje, že príjemca vie, že e -mail je pred otvorením privilegovaný.
Krok 2. Upresnite a spresnite svoju žiadosť o právnu radu
Nie každá konverzácia s advokátom sa považuje za privilegovanú, aj keď píšete advokátovi, ktorého ste konkrétne najali, aby vás zastupoval v právnej záležitosti. Toto privilégium platí iba vtedy, ak požiadate o právnu radu. Ak podáte túto žiadosť vopred, nebude priestor na diskusiu o tom, o čom je e -mail.
Ak sa napríklad práve rozvádzate a chcete poradiť, ako sa so svojim manželom porozprávať o záležitostiach, ktoré sa týkajú vašich detí, môžete napísať: „Píšem tento e -mail a žiadam o právnu radu týkajúcu sa komunikácie s mojím manželom / manželkou. o hodinách plávania našej dcéry spôsobom, ktorý neporušuje príkaz sudcu. “
Krok 3. Vo svojich e -mailoch diskutujte iba o právnej rade
V niektorých kontextoch môžete mať aj ďalšie veci, o ktorých sa chcete porozprávať so svojim zástupcom, ktoré nemajú nič spoločné s právnou radou. V týchto situáciách je lepšie písať samostatné e -maily, aby komunikácia, ktorej chcete byť dôverná a privilegovaná, zostala taká.
Predpokladajme napríklad, že ste si najali zástupcu, ktorý vás bude zastupovať v nedávnom súdnom procese proti vašej spoločnosti. Tiež by ste sa chceli porozprávať s týmto zástupcom o tom, ako môžete zrevidovať svoje dodávateľské zmluvy, aby ste sa v budúcnosti vyhli podobným súdnym sporom. Poradenstvo v súvislosti so zmluvami by sa pravdepodobne považovalo za obchodné poradenstvo, a nie za právne poradenstvo, preto by ste mali napísať dva samostatné e -maily
Krok 4. Na komunikáciu so svojim zástupcom použite súkromnú e -mailovú adresu
Ak máte e -mailový účet, ku ktorému majú prístup ostatní, tento prístup by mohol znamenať, že akékoľvek e -maily medzi vami a vašim zástupcom už nebudú privilegované. To platí aj pre pracovné e -mailové adresy, aj keď ste vlastníkom spoločnosti, ak je možné, že k vášmu e -mailovému účtu má prístup ktokoľvek iný.
Ak máte napríklad domácu e -mailovú adresu, ktorú využívate vy aj váš manželský partner, vyhnite sa používaniu tohto e -mailu na komunikáciu so svojím zástupcom (pokiaľ zástupca nezastupuje vás a vášho manžela v tej istej právnej záležitosti)
Tip:
Ak máte vo zvyku nechať svoju e -mailovú schránku otvorenú na domácom počítači alebo ak dostávate e -maily na smartfón, ku ktorému majú prístup iní ľudia vo vašom dome, vytvorte si samostatnú e -mailovú adresu, ktorú budete používať iba na privilegovanú komunikáciu so svojim zástupcom.
Krok 5. E -mail pošlite iba svojmu zástupcovi
Privilégium advokáta-klienta chráni iba dôvernú komunikáciu medzi vami a vašim zástupcom, ktorá súvisí s ich právnym zastúpením. Ak do konverzácie zapojíte kohokoľvek iného, veci, ktoré uvediete v e -maile (alebo ktoré právny zástupca odpovie), pravdepodobne nebudú považované za privilegované.
Aj keď je do záležitosti, o ktorej diskutujete so svojim zástupcom, zapojený niekto iný, je lepšie, ak mu pošlete e -mail oddelene. Môže sa to zdať neúčinné, ale zaisťuje to, že vaša komunikácia s právnym zástupcom zostane privilegovaná
Metóda 2 z 3: Vyhnite sa náhodným výnimkám
Krok 1. Zdržte sa diskusie o e -mailoch od svojho zástupcu
Aj v neformálnom prostredí môže komentár typu „môj právny zástupca mi odporučil, aby som to nerobil“viesť k náhodnému vzdaniu sa vášho privilégia zástupcu-klienta, pretože o obsahu rady diskutujete s niekým iným. Ak príde na tému, v ktorej máte radu od svojho zástupcu, jednoducho povedzte, že o nej nemôžete diskutovať a zmeňte tému konverzácie.
Vôbec nehovorte o tom, že ste sa o tejto téme rozprávali so svojim zástupcom, ak sa chcete vyhnúť náhodnému vzdaniu sa svojho privilégia zástupca-klient. Ak sa vás napríklad niekto opýta, prečo ste urobili konkrétnu akciu, nechceli by ste povedať „Urobil som, čo mi povedal môj zástupca“. Takýmto prehlásením v podstate druhému poviete, čo vám dôverne povedal váš zástupca
Tip:
Prevezmite zodpovednosť za svoje činy alebo očakávania druhých a nehovorte, že konáte podľa rady svojho zástupcu.
Krok 2. Pred zdieľaním informácií s ostatnými sa opýtajte svojho zástupcu
Ak vám váš zástupca radí vo veci, ktorá by mohla mať vplyv na ostatných, môžete sa s ním podeliť o radu svojho zástupcu. Ak by však táto osoba nebola do tejto záležitosti významne zapojená, mohla by to zničiť privilegovanú povahu tejto komunikácie.
- Predpokladajme napríklad, že ste sa poradili s právnym zástupcom ohľadom žaloby, ktorá bola na vašu spoločnosť nedávno podaná. Možno budete chcieť zdieľať rady zástupcu so svojim obchodným partnerom. Ak však váš partner nie je považovaný za klienta advokáta, môže to znamenať, že rady sa už nepovažujú za privilegované.
- Ak potrebujete do právnej záležitosti zapojiť ďalších ľudí, váš právny zástupca vám môže poradiť, čo im máte povedať a ako tak, aby boli zachované vaše privilégiá advokát-klient.
Krok 3. Začnite radšej nový e-mailový reťazec než preposielanie alebo kopírovanie iných zástupcov
E-mailové reťazce sú nebezpečné pre privilégium zástupcu-klienta, pretože niekto v reťazci môže kedykoľvek neúmyselne kliknúť na „odpovedať všetkým“a privilégium zničiť. Ak chcete zdieľať informácie, ktoré vám poskytol váš zástupca, napíšte tejto osobe nový e -mail a odovzdajte tieto informácie oddelene.
Rovnako tak, ak prepošlete zástupcovi e -mail alebo reťazec e -mailov, pretože je to relevantné pre váš prípad, označte e -mail jasne ako preposlaný a potom vytvorte samostatný e -mail, v ktorom požiadate o právnu radu alebo poskytnete akékoľvek dôverné informácie
Tip:
Funguje to aj opačne. Ak vám váš zástupca preposlal e -mail od niekoho iného alebo vás skopíroval na e -mail, začnite nový reťazec e -mailov, a nie hovorte so svojim zástupcom v rovnakom reťazci.
Krok 4. Zoznámte sa osobne, aby ste im poskytli obzvlášť citlivé informácie
Dokonca aj tie najbezpečnejšie počítače a e -mailové účty stále nie sú také bezpečné ako osobné rozhovory. Vo všeobecnosti je najlepšie neukladať najcitlivejšie informácie písomne.
- Ak ste napríklad uprostred sporného rozvodu a chcete získať radu svojho právneho zástupcu o poškodení informácií, ktoré ste sa dozvedeli o svojom manželovi, stretnite sa s nimi radšej osobne, ako by ste mali písať informácie do e -mailu.
- Zavolajte namiesto e -mailu svojmu zástupcovi a dajte mu vedieť, že sa chcete stretnúť, aby ste prediskutovali citlivú a dôvernú záležitosť.
Metóda 3 z 3: Zabezpečenie elektronických zariadení
Krok 1. Zamknite všetky zariadenia, ktoré majú prístup k privilegovanej komunikácii, silnými heslami
Na uzamknutie zariadení, ktoré poznáte iba vy, použite heslo. Najlepšie heslá obsahujú veľké a malé písmena spolu s ďalšími znakmi (napríklad *, $ alebo %), vďaka ktorým je pre ostatných ťažké uhádnuť.
Nastavte svoje zariadenia tak, aby sa automaticky uzamkli, ak ich niekoľko minút nepoužívate, a nezabudnite zariadenie zavrieť alebo zamknúť, ak od neho odídete
Krok 2. Po skončení používania e -mailových účtov sa odhláste
Môžete mať vo zvyku nechať svoj e -mailový účet otvorený na domácom počítači alebo mobilnom zariadení, aby ste k nemu mali rýchly prístup, keď dostanete e -mail. Tento zvyk však tiež umožňuje ostatným čítať potenciálne privilegované e-maily, ktoré dostávate od svojho právneho zástupcu, čo môže zničiť oprávnenie právneho zástupcu-klienta.
Ak dostávate e -maily na smartfón alebo iné mobilné zariadenie, vypnite funkciu „náhľad“, ktorá vám umožní vidieť časť e -mailu prostredníctvom upozornenia na domovskej alebo uzamknutej obrazovke. Ak necháte telefón položený na stole, aby ktokoľvek mohol vidieť ukážku, môžete zničiť privilegovanú povahu e -mailu od svojho zástupcu
Krok 3. Odosielanie a prijímanie e -mailov len na zariadeniach, ktoré ovládate
Konkrétne pravidlá sa líšia v závislosti od toho, kde žijete, ale vo všeobecnosti je najlepšie neposielať privilegované alebo dôverné informácie vášmu zástupcovi v počítači alebo inom zariadení, ktoré nepatrí iba vám. V niektorých štátoch sudcovia rozhodli, že používanie počítača alebo servera, ktorý patrí niekomu inému, znamená, že potenciálne majú prístup k vášmu e-mailu, aj keď používate e-mailový účet chránený heslom.
Ak sa napríklad rozprávate s právnym zástupcom o podaní žaloby na diskrimináciu voči vášmu zamestnávateľovi, počkajte, kým sa vrátite domov, aby ste im poslali e -mail, a nie e -mailom z firemného počítača. Ak e -mail prechádza vašim firemným serverom, spoločnosť môže mať právo na prístup k týmto e -mailom
Krok 4. Šifrujte svoje e -maily, ak pravidelne komunikujete so svojim zástupcom
Väčšina webových e-mailových služieb poskytuje spôsob, akým môžete šifrovať svoje e-maily. Po zašifrovaní bude príjemca potrebovať heslo na otvorenie a prečítanie e -mailu.
- Ak napríklad používate Gmail, môžete svoje e -maily šifrovať prostredníctvom mobilnej aplikácie Gmail alebo pomocou rozšírenia pre prehliadač Chrome.
- Ak vám váš zástupca pošle dokumenty na kontrolu a uložíte ich do počítača, zašifrujte ich aj vy, aby ste ich mohli otvoriť a čítať iba vy.
Pozor:
Ak vy a váš právny zástupca zdieľate dokumenty prostredníctvom cloudovej služby, uistite sa, že k vášmu účtu v tejto službe nemá prístup nikto iný. Ktokoľvek iný s prístupom môže toto oprávnenie zničiť, aj keď sa do súborov nikdy nepozrie.
