Napriek tomu, že ľudia faxujú dokumenty s menšou frekvenciou, ako tomu bolo kedysi, aj tak budete musieť z času na čas odoslať fax. Existuje množstvo dobrých dôvodov na odoslanie faxu, najmä ak odosielate zmluvy alebo ak váš príjemca nemá technológiu alebo vybavenie potrebné na prenos dokumentov iným spôsobom. Našťastie môžete faxovať dokumenty pomocou faxu, počítača alebo dokonca inteligentného telefónu.
Kroky
Metóda 1 z 3: Používanie faxu
Krok 1. Nastavte faxové zariadenie
Aby ste mohli odosielať a prijímať faxy pomocou faxu, musíte sa uistiť, že je váš fax zapojený do elektrickej siete a pripojený k pevnej linke.
- Ak plánujete časté faxovanie, odporúča sa vyhradená linka, pretože fax a telefón nebudete môcť používať súčasne.
- Ak plánujete prijímať faxy, mali by ste sa tiež uistiť, že váš fax má toner a papier.
- Ak doma alebo v práci nemáte fax, možno ho budete môcť bezplatne odoslať z miestnej verejnej knižnice. Môžete tiež ísť do obchodu, ako je Kinko's alebo The UPS Store, za poplatok faxovať svoje dokumenty. Tieto možnosti fungujú najlepšie, ak neočakávate časté odosielanie faxov.
Krok 2. Upravte svoje nastavenia
Všetky faxy sú odlišné, ale zvyčajne budete mať možnosť upraviť určité nastavenia. Prečítajte si používateľskú príručku, aby ste sa dozvedeli viac o špecifických funkciách, ktoré sú k dispozícii na vašom zariadení.
- Ak chcete s istotou vedieť, že váš fax bol úspešne odoslaný, zapnite nastavenie potvrdzovacej stránky. Keď je táto funkcia zapnutá, zariadenie po odoslaní faxu vytlačí stránku, ktorá vás informuje, či bola úspešne odoslaná alebo nie.
- Môžete tiež nastaviť hlavičku faxu, čo je riadok textu, ktorý sa zobrazí v hornej časti každého odoslaného dokumentu. Spravidla obsahuje základné informácie o tom, od koho je fax.
- Ak plánujete prijímať aj faxy, môžete si vybrať medzi režimom automatického príjmu alebo režimom manuálneho príjmu, ktorý bude vyžadovať prijatie každého prichádzajúceho faxu.
Krok 3. Zhromaždite dokumenty
Použitie pôvodných dokumentov namiesto fotokópií poskytne príjemcovi dokument, ktorý je čistejší a čitateľnejší.
Na vrch strán, ktoré budete faxovať, použite krycí list. Titulný list by mal obsahovať informácie, ako napríklad meno a faxové číslo odosielateľa, meno a faxové číslo príjemcu, dátum a počet strán zahrnutých vo faxe
Krok 4. Vložte dokumenty do zariadenia
Mnoho strojov má podávač papiera aj plochú obrazovku. Ak máte iba jednu stránku, môžete použiť ktorúkoľvek z funkcií. Ak máte viac strán, podávač papiera zvyčajne funguje lepšie.
- Pri použití podávača papiera môžete vložiť všetky svoje stránky naraz. Váš faxový prístroj by mal mať ikonu, ktorá naznačuje, akým smerom by mali byť papiere v podávači papiera otočené. Niektoré faxy ponúkajú aj možnosť skenovania a faxovania oboch strán dokumentu, preto si v používateľskej príručke overte, či je to vo vašom zariadení možné.
- Pri použití plochej obrazovky zdvihnite kryt v hornej časti zariadenia a položte dokument lícom nadol na sklenenú obrazovku. Pred pokračovaním dokument zarovnajte so značkami na obrazovke a zatvorte veko.
Krok 5. Zadajte faxové číslo
Pri zadávaní čísla nezabudnite zadať smerové číslo, smerové číslo krajiny a všetky čísla, ktoré potrebujete vytočiť. Číslo by ste mali zadať presne tak, ako keby ste na číslo volali pomocou telefónu.
Krok 6. Stlačte tlačidlo odoslať
Po niekoľkých sekundách budete počuť, ako zariadenie začne odosielať fax a papiere sa začnú podávať do faxu.
Tlačidlo na vašom zariadení môže namiesto „odoslať“hlásiť „ísť“alebo „fax“
Krok 7. Vyhľadajte potvrdzovaciu správu
Niektoré zariadenia zobrazia na obrazovke správu, ktorá vás informuje, či bol váš fax úspešne odoslaný. Ak ste nakonfigurovali svoje nastavenia na príjem tlačených potvrdení, vaše zariadenie vytlačí stránku, ktorá podrobne popisuje stav vášho faxu.
Metóda 2 z 3: Faxovanie pomocou počítača
Krok 1. Vyberte program
Pri odosielaní faxu z počítača budete mať možnosť použiť softvér, ktorý je nainštalovaný vo vašom počítači, alebo online službu.
- Niektoré operačné systémy sú dodávané s programami, ktoré vám umožňujú odosielať faxy. Windows 7 má napríklad nástroj s názvom Fax a skenovanie, ktorý vám umožňuje odoslať fax bez faxu.
- Ak chcete používať počítačový softvér, budete musieť počítač pripojiť k telefónnej linke. Ak to nie je možné, skúste namiesto toho použiť online službu.
- K dispozícii je niekoľko online služieb, vrátane MyFax, eFax a FaxZero. Niektoré sú bezplatné, niektoré vyžadujú predplatné alebo členstvo a niektoré služby vás požiadajú o platbu za fax.
Krok 2. Otvorte program a vytvorte nový fax
Každý program je jedinečný, ale mala by sa vám zobraziť možnosť s názvom „vytvoriť nový fax“alebo niečo podobné.
Krok 3. Pripojte svoje dokumenty
Aby ste mohli faxovať dokumenty pomocou počítača, musíte ich nahrať do správy. Mali by ste vidieť tlačidlo s nápisom „nahrať dokumenty“alebo niečo podobné.
- Ak máte elektronické dokumenty, môžete ich vyhľadať vo svojom počítači a priložiť k správe.
- Ak máte papierové dokumenty, budete ich musieť digitalizovať pomocou skenera. Ak nemáte skener, môžete si tiež odfotiť dokumenty a buď si ich poslať e -mailom, alebo nahrať obrázok priamo do počítača.
Krok 4. Zadajte faxové číslo a správu
Napíšte krátku správu príjemcovi do priestoru určeného na obrazovke, rovnako ako keby ste posielali e -mail. Toto bude slúžiť ako váš krycí list, takže nie je potrebné pripevňovať samostatný krycí list. Budete tiež musieť zadať faxové číslo príjemcu do poľa TO.
Tiež vás môže požiadať, aby ste zadali potvrdzovací kód, aby ste dokázali, že nie ste robot
Krok 5. Hit send
Keď priložíte dokumenty, napíšete správu a zadáte faxové číslo príjemcu, kliknite na tlačidlo odoslať a je hotovo.
Metóda 3 z 3: Používanie mobilného telefónu alebo tabletu
Krok 1. Stiahnite si aplikáciu
Pre telefóny a tablety je k dispozícii množstvo mobilných aplikácií, ktoré vám umožňujú odosielať faxy rovnako ako z počítača. Niektoré aplikácie sú bezplatné, za iné môžu byť účtované poplatky. Medzi obľúbené aplikácie patria Files Anywhere, Fax Burner a JotNot Fax.
Niektoré aplikácie vám poskytnú dočasné faxové číslo, čo nemusí byť ideálne, ak plánujete časté odosielanie a prijímanie
Krok 2. Otvorte aplikáciu a vyberte dokument
Po otvorení aplikácie na mobilnom zariadení sa zobrazí výzva na vytvorenie nového faxu. Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vybrať dokument, ktorý chcete odoslať faxom.
- Ak je váš dokument uložený lokálne vo vašom zariadení, vo vašom e -maile alebo v službe cloudového úložiska, ako je napríklad DropBox, dokument by ste mali mať možnosť vyhľadať a nahrať z aplikácie.
- Ak máte papierový dokument, môžete pomocou telefónu alebo tabletu odfotiť dokument a priložiť ho k správe.
Krok 3. Zadajte faxové číslo a správu
Napíšte správu príjemcovi, rovnako ako keby ste odosielali fax z počítača. Nezabudnite zadať faxové číslo príjemcu do poľa TO vašej správy.
Krok 4. Hit send
Akonáhle pripojíte svoje dokumenty, napíšete správu a zadáte faxové číslo príjemcu, kliknite na tlačidlo odoslať a váš fax bude odoslaný.
Tipy
- Ak chcete faxovať z domova alebo z kancelárie bez sťahovania softvéru, odosielania dokumentov na webovú stránku alebo nákupu samostatného faxu, inovujte na tlačiareň všetko v jednom. Naďalej budete potrebovať telefónne pripojenie.
- Ak máte účet v online faxovej službe, ako je RingCentral alebo eFax, môžete ho použiť na odosielanie faxov priamo z Gmailu. Jediné, čo musíte urobiť, je zadať faxové číslo, na ktoré chcete odoslať, a za ním pole @domainname.com. Ak napríklad používate eFax, zadáte [email protected].
- Faxy sa niekedy zaseknú a stránky sa niekedy zlepia. Ak k tomu dôjde, budete musieť dokument znova odoslať.
