Duplicitné záznamy sa môžu objaviť, ak máte viac ľudí, ktorí zadávajú údaje do databázy bez dostatočných záruk. Zlúčenie niekoľkých databáz dohromady môže tiež spôsobiť duplikáty. Access poskytuje dotazovací nástroj na vyhľadanie duplikátov vo vašej databáze. Potom ich môžete odstrániť alebo zlúčiť, aby bola vaša databáza čitateľnejšia a efektívnejšia.
Kroky
Krok 1. Zistite, čo robí údaje „duplicitnými“
Duplicitné údaje neznamená, že sú všetky polia identické. Napríklad zákazník, ktorý bol dvakrát zadaný do databázy, môže mať dva rôzne ID a potenciálne odlišné hláskovanie. Na druhej strane, ak je názov spoločný, môžu to byť dvaja rôzni zákazníci. Budete musieť porovnať dostupné údaje a starostlivo skontrolovať každý výsledok, aby ste zistili, čo je a nie je duplicitné.
Krok 2. Zálohujte svoju databázu
Pred veľkými zmenami sa odporúča vytvoriť novú zálohu. Týmto spôsobom môžete obnoviť databázu, ak omylom odstránite nesprávne položky.
- Kliknite na ponuku Súbor a zvoľte „Uložiť ako“alebo „Uložiť a publikovať“.
- V sekcii Rozšírené kliknite na „Zálohovať databázu“. Podľa pokynov zálohujte databázu.
Krok 3. Informujte ostatných používateľov, že sa chystáte vykonať zmeny
Aby ste sa vyhli konfliktom s údajmi, pokúste sa zaistiť, aby do databázy nepridávali údaje iní používatelia. Nie je to potrebné, ale ak sa niečo pokazí, môže vám to neskôr spôsobiť bolesť hlavy.
Ak je to možné, nastavte svoju databázu na exkluzívny režim. Tým sa zabráni vykonaniu akýchkoľvek zmien inými používateľmi. Kliknite na ponuku Súbor, vyberte položku „Možnosti“a potom položku „Nastavenia klienta“. V časti „Predvolený otvorený režim“vyberte „Exkluzívne“. Ak databázu nepoužíva veľa ľudí, spravidla si s tým nemusíte robiť starosti
Krok 4. Otvorte Sprievodcu dotazom
Nástroj Dotaz dokáže nájsť položky, ktoré obsahujú duplicitný obsah. Proces spustenia sprievodcu sa líši v závislosti od verzie programu Access, ktorú používate:
- 2013/2010 - Kliknite na kartu „Vytvoriť“a potom kliknite na „Sprievodcu dopytom“.
- 2007 - Kliknite na kartu „Vložiť“alebo „Vytvoriť“a zvoľte „Sprievodca dopytom“.
- 2003 - Otvorte okno Databáza a vyberte kartu „Dotazy“. Kliknite na tlačidlo „Nové“.
Krok 5. Vyberte „Sprievodcu vyhľadaním duplikátov dotazu“
Tento dotaz porovnáva polia a hľadá duplicitné položky.
Krok 6. Vyberte tabuľku, ktorú chcete prehľadať
Budú uvedené všetky tabuľky vo vašej databáze. Vyberte tabuľku, v ktorej chcete skontrolovať duplikáty.
Pre väčšinu duplicitných kontrol budete chcieť ponechať vybraté zobrazenie „Tabuľky“
Krok 7. Vyberte polia, ktoré podľa vás obsahujú duplikáty
Vyberte všetky polia, ktoré chcete porovnať, pre duplicitné údaje. Zahrňte dostatok polí na posúdenie. Duplikáty sa vrátia iba vtedy, ak sa polia zhodujú so znakom pre znak. Na nájdenie čiastočných zhôd môžete použiť výrazy.
- Vyhnite sa používaniu všeobecných polí. Nepoužívajte polia, ako napríklad dátum alebo miesto, na zníženie neporiadku pri porovnávaní záznamov.
- Bez dostatočného počtu polí na rozlíšenie medzi záznamami alebo s príliš všeobecnými poliami získate veľa duplicitných výsledkov.
Krok 8. Vyberte ďalšie polia, ktoré chcete zobraziť
Ďalšie jedno alebo dve pole vám môžu pomôcť rozhodnúť sa, či sú údaje skutočne duplicitné. Pole ID objednávky vám napríklad pomôže určiť, či sú dva rovnaké názvy dvakrát oddelenými položkami. Zahrňte aspoň jedno pole, ktoré pomôže pri rozlišovaní a zabráni náhodnej strate údajov.
Krok 9. Vytvorte dotaz
Budete vyzvaní, aby ste dotazu pomenovali. Výsledky zobrazíte kliknutím na „Dokončiť“.
Krok 10. Starostlivo skontrolujte svoje výsledky
Zobrazia sa všetky potenciálne duplikáty na základe vašich kritérií. Prejdite si všetky výsledky a pomocou znalostí, ktoré máte o svojej spoločnosti, rozhodnite, či je záznam duplikát. Pred odstránením záznamu sa presvedčte, že je duplikát.
Ak sa neviete rozhodnúť, znova vytvorte dotaz pomocou ďalšieho poľa, ktoré vám pomôže pri rozhodovaní
Krok 11. Odstráňte duplicitné záznamy
Ak chcete odstrániť duplikát, kliknite pravým tlačidlom myši na ľavý stĺpec a vyberte položku „Odstrániť záznam“. Môžete vybrať viacero záznamov a odstrániť ich všetky naraz.
- Možno budete chcieť zlúčiť niektoré údaje z jedného z duplicitných záznamov do záznamu, ktorý si plánujete ponechať.
- Nezabudnite vymazať všetky záznamy, ktoré sa zobrazujú v zozname duplicitných výsledkov, inak vám nezostane pôvodný záznam.
