Začatie e -mailu správnym pozdravom môže byť náročné. Pri odosielaní profesionálneho e -mailu alebo písaní niekomu, koho dobre nepoznáte, bude najlepšou voľbou spravidla zvoliť jednoduché a všestranné pozdravenie ako „ahoj“pred oslovením osoby jeho priezviskom. Ak píšete priateľovi, členovi rodiny alebo niekomu ďalšiemu, s kým máte neformálnejší vzťah, je v poriadku ho jednoducho osloviť krstným menom.
Kroky
Metóda 1 zo 4: Výber vhodného pozdravu
Krok 1. Povedzte „Ahoj“a začnite svoj e -mail priateľsky
Jednoduché „Ahoj“nasledované menom osoby bude fungovať dobre pre väčšinu e -mailov. Je to uvoľnené a osobné bez toho, aby ste sa cítili prehnane formálne alebo neformálne. A pretože je taký krátky a priamy, nebude rušiť vášho čitateľa ani nevyzerať na mieste.
„Ahoj“môžete použiť aj pri oslovovaní viacerých príjemcov naraz, ako v „Ahoj všetci“
Tip:
„Ahoj“je skvelý univerzálny pozdrav, či už je váš e-mail určený priateľovi, nadriadenému alebo neznámej osobe.
Krok 2. Formálnejšie správy otvoríte pomocou možnosti „Vážení“
„Drahý“je všestranný pozdrav-je vhodnejší ako „ahoj“, ale napriek tomu má teplý, príjemne staromódny prsteň. Vďaka tomu je to perfektný spôsob, ako pozvať korešpondenciu s blízkymi blízkymi aj s ľuďmi, ktorých veľmi nepoznáte.
Tento pozdrav je možné použiť aj pre priateľov a rodinu
Krok 1.
- Slovo „drahý“so sebou nesie aj znak slušnosti a úcty, ktoré menej formálne pozdravy nie.
- Jednou nevýhodou tohto otvárača je, že pre niektorých by to mohlo byť považované za príliš formálne, najmä v obchodnom prostredí.
Krok 2. Ak nepoznáte meno príjemcu, použite anonymný pozdrav
„Pozdravy“a „Koho sa to môže týkať“sú dva z najbežnejších, neškodných anonymných pozdravov. Sú to stávky na istotu v tých časoch, keď si nie ste istí, kto bude čítať vašu správu.
- Môžete tiež vyskúšať niečo nejednoznačné ako: „Vážený pán alebo pani,“aj keď to môže vo všetkých e -mailoch okrem tých najformálnejších pôsobiť trochu dusno.
- Anonymné pozdravy sa najčastejšie používajú pri písaní skupinám, ako sú firmy a organizácie, a nie jednotlivcom.
Krok 3. Ak chcete ísť priamo k veci, zadajte meno osoby samo
Ak vás zaujíma, ktorý pozdrav použiť, alebo chcete, aby sa vaša správa dostala do centra pozornosti, je úplne v poriadku uviesť meno príjemcu a nechať to tak. Stačí pridať čiarku, preskočiť riadok a povedať, čo chcete povedať.
- "Pani. Thompson “neznie viac -menej formálne ako„ Dobrý deň, pani Thompsonová “, a umožňuje vám obísť nerozhodnosť pri výbere najvhodnejšieho pozdravu.
- Použitie mena osoby ako pozdravu môže byť nápomocné aj pri následnej korešpondencii, keď si nechcete nutne vyberať vždy nový pozdrav.
Metóda 2 zo 4: Oslovenie príjemcu
Krok 1. Zavolajte mu osobu krstným menom, ak ho dobre poznáte
Toto pravidlo je veľmi jednoduché: ak ste s niekým na základe krstného mena, je v poriadku použiť jeho krstné meno. V opačnom prípade je dobré držať sa ich priezviska, aby ste sa vyhli trúfalosti a potenciálne si ich nepoškodili. F
Pri písaní známemu známemu môžete buď viesť jeho meno samostatne, alebo ako úvod priložiť ležérnejší pozdrav (t.j. „Ahoj Jackie“)
Pozor:
Nikdy nehovorte o niekom, koho ste nestretli svojim krstným menom, pokiaľ vám výslovne nepovie, že je to v poriadku, urobte to. To jednoducho nie je slušné!
Krok 2. Odkazy na profesionálne a neznáme kontakty podľa ich priezviska
Vyberte vhodný pozdrav (nezabudnite, že „Ahoj“, „Vážený“a „Pozdravy“sú užitočné v rôznych situáciách), potom prilepte priezvisko osoby. Väčšina odoslaných e -mailov bude pravdepodobne začínať priezviskom príjemcu, najmä ak sa týkajú práce.
- Ak je osobou, ktorej posielate e -maily, žena, zadajte predponu „pani“. namiesto „pani“pokiaľ neviete, že je vydatá.
- Upresnenie použitia priezviska príjemcu vytvára zdvorilý a úctivý tón pre nasledujúcu korešpondenciu.
Krok 3. Na pozdrav viac ako jedného príjemcu použite výraz ako „Každý“
Veľké skupiny môžu obsahovať mnoho rôznych typov ľudí a nechcete robiť žiadne predpoklady o ich pohlaví alebo úrovni známosti. Pretože výrazy ako „chlapi“a „dámy a páni“možno interpretovať ako obmedzujúce pohlavie, je lepšie ich vynechať v prospech niečoho inkluzívnejšieho.
- Nezabudnite sa tiež vyhnúť príliš príležitostným pozdravom ako „ľudia“alebo „y’all“.
- Vyhodenie nesprávneho hromadného zámena môže spôsobiť, že sa jeden z vašich čitateľov bude cítiť na okraji spoločnosti alebo bude úplne ignorovaný.
Krok 4. Uveďte meno alebo pozíciu osoby, ak je to relevantné pre vašu správu
Za normálnych okolností môže znieť čudne, keď pošlete e -mail „pozdravujem hlavného zástupcu zákazníckeho servisu“. Ak však pozícia danej osoby priamo súvisí s vašim dôvodom na napísanie, môže to byť dobrý spôsob, ako ju predostrieť otázke, žiadosti alebo sťažnosti.
- E -mail adresujte skôr na „Direct of Communications“než na „Mr. Everett”dá príjemcovi vedieť, že daná záležitosť zahŕňa plnenie jeho individuálnych povinností.
- Podobne, keď sa dostanete do kontaktu s vedúcim organizácie, môžete začať veci s pozdravom ako „Vážený organizátor odborov mesta Salt Lake City“.
Metóda 3 zo 4: Vyhnite sa bežným chybám pri pozdravoch
Krok 1. Nezabudnite vždy zahrnúť pozdrav
Pravidlom číslo jedna pri písaní e -mailového pozdravu je zaistiť, aby tam nejaký bol. Otvorenie e -mailu a konfrontácia s blokom textu bez predstavenia alebo osobných príjemností môže byť náročné. Zadanie niekoľkých slov na zhrnutie zámeru vašej komunikácie trvá iba niekoľko sekúnd.
E -mail bez pozdravu bude mnohými považovaný za neúplný. V dôsledku toho sa to môže zle odrážať na vás alebo na vašej schopnosti efektívne komunikovať
Tip:
Nepremýšľajte o tom-ak si nie ste istí, čo ešte dodať, zvoľte jednoduché „ahoj“a nasmerujte svoju mozgovú silu do vytvorenia zvyšku e-mailu.
Krok 2. Vyhnite sa výrazu „hej“, pokiaľ nie ste v blízkosti osoby, ktorú píšete
„Hej“je len také príležitostné, ako sa len dá. Z tohto dôvodu je to prijateľný spôsob, ako odoslať e-mail vášmu najlepšiemu priateľovi alebo spolupracovníkovi rovnakého hodnotenia, nie však vyššiemu alebo komukoľvek, s kým komunikujete prvýkrát.
- Aj keď to môže znieť neškodne, príliš neformálne pozdravy ako „Hej“môžu neúmyselne signalizovať nedostatok rešpektu voči vášmu príjemcovi.
- V e-mailoch by sa nikdy nemali používať iné uvoľnené režimy adries, ako napríklad „Čo sa deje“alebo „Hej“. Tieto pozdravy sú lepšie vyhradené pre výmenu textových správ.
Krok 3. Buďte opatrní pri používaní pozdravov špecifických pre čas, ako napríklad „Dobré popoludnie
„Odkaz na čas, ktorý píšete, môže vášmu e -mailu dodať osobnejší dojem a umožní vám lepšie nadviazať vzťah s príjemcom. Mali by ste to však urobiť iba vtedy, ak ste si istí, že sa nachádzajú v rovnakom časovom pásme. Ak nie ste, môžete vyzerať bezradne alebo bezohľadne.
- Povedanie „dobrého rána“niekomu, kto žije na druhom konci sveta, môže spôsobiť zmätok, najmä ak váš e-mail obsahuje časovo citlivé informácie.
- Ak ste sa odhodlali používať jeden z týchto pozdravov, nezaškodí si chvíľu nájsť čas (a dátum!) Na mieste, kde bude váš príjemca čítať vašu správu.
Krok 4. Interpunkciu ponechajte jednoduchú a vhodnú
Najlepším spôsobom, ako naformátovať akýkoľvek pozdrav, je napísať zvolený pozdrav a meno príjemcu a potom vložiť čiarku, aby jeho oči mohli prejsť do tela e -mailu. Môžete si myslieť, že výkričník je expresívnejší, ale existuje šanca, že ho možno čítať ako mladistvý alebo neprofesionálny.
- V niektorých prípadoch môžete svoj pozdrav ukončiť aj dvojbodkou alebo pomlčkou pre formálnejší alebo ležérnejší efekt.
- Prenášanie príliš veľkého vzrušenia môže osobu, s ktorou si píšete, dokonca naštvať, ak nezdieľa vaše nadšenie.
Krok 5. Uistite sa, že ste správne napísali meno príjemcu
Predtým, ako kliknete na „odoslať“, dvakrát skontrolujte pravopis mena osoby tak, ako je uvedené v predchádzajúcom e-maile alebo pôvodnom dokumente. Nevinným preklepom nie je koniec slova, ale opakovanie tej istej chyby znamená, že vás dostatočne nezaujíma, aby ste to urobili správne.
- Ak narazíte na obzvlášť náročné alebo neobvyklé meno, skontrolujte, či ho môžete skopírovať a prilepiť priamo do svojho e -mailu z externého zdroja.
- Riskujete odcudzenie svojho čitateľa tým, že budete nesprávne pomenovať jeho meno nedôsledne.
Metóda 4 zo 4: Vytvorenie úvodného riadku vášho e -mailu
Krok 1. Hneď zadajte účel svojho e -mailu
Použite svoju prvú vetu, aby ste príjemcovi presne povedali, prečo píšete. Vďaka tomu nezostanú visieť. To je zvyčajne také jednoduché, ako rozdeliť to, o čom budete diskutovať v tele vašej správy, do ústrednej myšlienky a premeniť ju na stručný úvod.
- Dôležitým otváračom vášho e -mailu môže byť „píšem, aby som sa spýtal na …“alebo „chcel som získať váš názor na …“
- Nenudte svojho príjemcu dlhotrvajúcou preambulou alebo nepotrebnými informáciami. Nie je potrebné mlátiť okolo kríka, stačí doň skočiť.
Krok 2. Ak píšete odpoveď, poďakujte svojmu príjemcovi
Keď sa s niekým dostanete späť k správe, ktorú vám poslal, je zvykom nájsť si chvíľu poďakovania. Poďakovanie za niečo môže byť veľmi potešujúce a malé poďakovanie vám pomôže uistiť sa, že vaša korešpondencia začína správnou nohou.
- Pri formulácii prvej vety nezabudnite uznať alebo zhrnúť účel pôvodného e -mailu ako v časti „Ďakujeme, že ste sa obrátili na spoločnosť Acme Corporation ohľadom vašej nedávnej skúsenosti“alebo „Ďakujem za tak rýchlu odpoveď“.
- Ak vaša korešpondencia nesúvisí s obchodom, môžete otvoriť niečo ako: „Ďakujem, že ste sa na nás obrátili. Je to tak dlho, čo sme hovorili!"
Krok 3. Pozdravte blízke kontakty osobnejšou poznámkou
Ak svojho príjemcu poznáte dostatočne dobre, môžete sa rozhodnúť pre sentimentálnejší prístup tým, že ho odhlásite alebo požiadate o informácie o jeho živote. Osobné pozdravy pôsobia dôverne a slúžia na nastolenie priateľskej a srdečnej dynamiky.
- Môžete použiť olovenú šnúru ako „Blahoželáme k novému dieťaťu!“alebo „Bol som práve v Brooklyne a prinieslo mi to veľa dobrých spomienok“, aby to príbuznému alebo kamarátskemu úradníkovi pripomenulo, že sú vo vašich myšlienkach.
- Uistite sa, že akékoľvek osobné komentáre alebo otázky, ktoré uvediete, sú vhodné vzhľadom na váš vzťah s príjemcom. Na otázku „Ako sa vám páči váš nový byt? môže vydesiť niekoho, koho ste stretli iba raz alebo dvakrát.
Krok 4. Pracujte s trochou humoru ako ľadoborec pútajúci pozornosť
Aj keď sa v profesionálnom svete často odrádza od humoru, pri rozumnom používaní môže poskytnúť chvíľu vítanej úľavy od fádnej povahy praktickej každodennej komunikácie. Väčšina ľudí je zvyknutá na prezeranie suchých a aktuálnych e-mailov, takže vtipné pozdravy môžu spôsobiť, že čitateľa upútate a viac ho zaujmete.
"Ak chcete veci trochu odľahčiť, skúste úvodný riadok ako:" Už je piatok? " alebo „Viem, ako rád ráno počuješ odo mňa prvú vec.“
Pozor:
Rýchly vtip alebo hlúpa slovná hračka môžu byť užitočné na oživenie bezfarebných profesionálnych e-mailov, ale iba vtedy, keď si to situácia vyžaduje.
Tipy
- Napriek tomu, že je pozdrav krátky, je jednou z najdôležitejších častí obchodného e -mailu. V zásade dáva vášmu príjemcovi prvý dojem z vás a profesionálne správanie.
- Mená alebo preferované mená väčšiny ľudí nájdete v informáciách o ich odosielateľovi alebo v samotnej e -mailovej adrese.
- Ak sa náhodou dozviete meno anonymného príjemcu po pôvodnom e -maile, nezabudnite ho zahrnúť do ďalších správ, aby ste potvrdili zmenu a urobili osobnejší akord.
