Tento wikiHow vás naučí používať Microsoft Word na vytvorenie fakturačnej faktúry. Faktúra je podrobný zoznam predaných produktov alebo poskytnutých služieb, ktoré môžete použiť na fakturáciu svojim klientom. Najjednoduchší spôsob, ako začať, je použiť jednu z bezplatných šablón faktúr od spoločnosti Microsoft, ale môžete ju vytvoriť aj z prázdneho dokumentu.
Kroky
Metóda 1 z 2: Stiahnutie bezplatnej šablóny
Krok 1. Otvorte Microsoft Word pre Windows alebo macOS
Nájdete ho v ponuke Štart pod Microsoft Office na PC a v Aplikácie priečinok na počítači Mac.
- Túto metódu použite na rýchle a jednoduché zostavenie faktúry z vopred pripravenej šablóny. Šablóny vám ušetria starosti s tým, že budete musieť zistiť, čo zahrnúť, ale dajú sa prispôsobiť tak, aby vyhovovali vašim potrebám.
- Bezplatné šablóny Wordu si môžete stiahnuť aj z webu so šablónami balíka Microsoft Office. Je lepšie nesťahovať šablóny z iných webových stránok, pretože niektoré môžu obsahovať vírusy.
Krok 2. Nájdite vyhľadávací panel šablóny a zvoľte Nový
Po otvorení programu Word by sa mala automaticky zobraziť obrazovka „Nové“-táto obrazovka v hornej časti uvádza „Nové“a vo vnútri sa zobrazí vyhľadávací panel s textom „Hľadať online šablóny“. Ak sa tento vyhľadávací panel nezobrazuje, kliknite na ikonu Súbor ponuku vľavo hore, potom vyberte Nový vyvolať to.
Krok 3. Do vyhľadávacieho panela zadajte faktúru a stlačte kláves Enter
Zobrazí sa zoznam zodpovedajúcich výsledkov.
Krok 4. Kliknutím na faktúru zobrazíte náhľad
Zobrazí sa väčšia verzia faktúry spolu so stručným popisom.
- Ak sa rozhodnete šablónu nepoužiť, kliknite na X v hornej časti okna sa vrátite do zoznamu.
- Existuje niekoľko pekných a jednoduchých možností Faktúra (nadčasová) a ten, ktorý sa práve volá Faktúra.
Krok 5. Kliknutím na položku Vytvoriť použijete šablónu
Nachádza sa v okne ukážky šablóny. Tým sa šablóna stiahne a automaticky otvorí.
Krok 6. Vymeňte predvyplnené informácie za svoje
Každé pole obvykle obsahuje nejaký text, ktorý vás má sprevádzať vyplňovaním faktúry. Môžete jednoducho kliknúť myšou pred niekoľkými informáciami, stlačiť ← Backspace alebo Odstrániť, aby ste sa zbavili toho, čo tam je, a napísať svoje vlastné informácie.
Okrem vyplnenia prázdnych miest môžete k faktúre pridať aj ďalšie podrobnosti, ako napríklad logo, extra pole alebo špeciálne riadky a farby
Krok 7. Uložte si dokončenú faktúru
Ak to chcete urobiť, kliknite na ikonu Súbor menu, vyberte Uložiť ako, a potom uložte súbor na požadované miesto v počítači. Po vytvorení faktúry si ju môžete vytlačiť alebo poslať e -mailom svojim klientom.
Metóda 2 z 2: Vytvorenie faktúry od začiatku
Krok 1. Otvorte program Microsoft Word pre Windows alebo macOS
Nájdete ho v ponuke Štart pod Microsoft Office na PC a v Aplikácie priečinok na počítači Mac.
- Túto metódu použite, ak chcete navrhnúť faktúru od začiatku. Táto metóda je najlepšia pre tých, ktorí ovládajú funkcie programu Word vrátane vytvárania hlavičiek a tabuliek.
- Pred vytvorením vlastnej šablóny si najskôr pozrite niekoľko príkladov faktúr online. Ak je vaša faktúra špecifická pre vaše podnikanie, skúste vyhľadať typ svojho podnikania a konkrétne príklady (napr. Vzor faktúry pre lekára, vzor faktúry pre nezávislých autorov).
Krok 2. Na obrazovke „Nový“kliknite na Prázdny dokument
Ak sa vám nezobrazuje obrazovka „Nové“, kliknite na ikonu Súbor menu a vyberte Nový teraz.
Krok 3. Vytvorte záhlavie faktúry
Nadpis obsahujúci názov vašej firmy, kontaktné informácie a slovo „Faktúra“by sa mal objaviť niekde v hornej časti dokumentu. Tieto informácie môžete navrhnúť a štylizovať akýmkoľvek spôsobom, ale snažte sa, aby boli jednoduché a konzistentné s ostatnými vašimi obchodnými materiálmi.
Krok 4. Zobrazte dátum (y) faktúry
Dátum vystavenia a dátum splatnosti (ak je k dispozícii) by mali byť viditeľné v hornej časti dokumentu, najlepšie veľmi blízko slova „Faktúra“.
Ak chcete rýchlo vložiť dnešný dátum, kliknite na ikonu VLOŽIŤ kartu v hornej časti programu Word, kliknite na položku Dátum Čas, a potom vyberte formát dátumu. Nezabudnite zrušiť začiarknutie políčka „Aktualizovať automaticky“, aby sa dátum nemenil pri každom otvorení súboru.
Krok 5. Očíslujte faktúru
Každá faktúra by mala obsahovať jedinečné číslo (v poradí) pre vaše záznamy. Sekvencia môže byť globálna (pre všetkých klientov) alebo na klienta. Môžete to pridať do hlavičky, ak si to želáte, ale je to skutočne možné umiestniť kdekoľvek.
Ak bude mať každý klient svoju vlastnú postupnosť číslovania faktúr, možno budete chcieť do čísla zahrnúť aj meno klienta (napr. WikiHow1, wikiHow2, ak je klient wikiHow)
Krok 6. Pridajte adresu alebo kontaktné informácie klienta
Na začiatku tohto slova povedzte „Komu“(alebo niečo podobné), z ktorého je zrejmé, kto je obvinený.
Možno budete chcieť adresovať faktúru priamo konkrétnej osobe v spoločnosti alebo oddeleniu záväzkov
Krok 7. Vytvorte podrobný zoznam predaných produktov alebo poskytnutých služieb
Najlepším spôsobom, ako to urobiť, je vytvoriť tabuľku s niekoľkými riadkami a pomenovanými stĺpcami. Ak chcete začať pracovať s tabuľkami, prečítajte si článok Ako vytvoriť jednoduchú tabuľku v programe Microsoft Word.
Vytvorte stĺpce pre množstvo, názov alebo popis položky/služby, jednotkovú cenu/sadzbu a celkovú cenu za nakúpené množstvo. Nezabudnite tieto stĺpce označiť hlavičkami, aby klient porozumel poplatkom
Krok 8. Zobrazte celkovú sumu faktúry
Malo by sa to zobrazovať hneď pod zoznamom podrobných poplatkov, najlepšie tučným písmom, aby bolo dobre viditeľné.
- Ak účtujete daň z obratu, mali by ste zobraziť medzisúčet rozpisovaných poplatkov s uvedenou daňou, s percentom vľavo od čiastky daňového dolára a potom s upraveným súčtom pod ním.
- Dôkladne skontrolujte svoju matematiku.
Krok 9. Zahrňte platobné podmienky
Platobné podmienky môžete zobraziť buď nad, alebo pod fakturačnými informáciami. Bežné platobné podmienky sú „Splatné pri prijatí“, „Splatné do 14 dní“, „Splatné do 30 dní“alebo „Splatné do 60 dní“.
Môžete tiež chcieť v spodnej časti uviesť poznámku o spôsoboch platby, všeobecných informáciách alebo len poďakovanie klientovi za používanie vašich služieb
Krok 10. Uložte si vyplnenú faktúru
Ak to chcete urobiť, kliknite na ikonu Súbor menu, vyberte Uložiť ako, a potom uložte súbor na požadované miesto v počítači. Po vytvorení faktúry si ju môžete vytlačiť alebo poslať e -mailom svojim klientom.
Tipy
- Keď máte uložený dokument faktúry, môžete ho použiť ako šablónu na vytváranie ďalších faktúr pomocou možnosti „Nové z existujúceho“pri vytváraní novej faktúry. Dokument môžete tiež uložiť ako šablónu.dot alebo.dotx pre budúce použitie šablóny.
- Ďalším spôsobom, ako zobraziť fakturačné a celkové informácie, je nastaviť ich v zošite programu Microsoft Excel a potom na ne vložiť odkaz do faktúry programu Word. Kedykoľvek aktualizujete tabuľku, kliknutím pravým tlačidlom myši na vloženú tabuľku a výberom položky „Aktualizovať odkaz“zobrazíte úpravy.
