E-mail nie je zo svojej podstaty taký formálny ako písanie listov. Stále však budete mať časy, keď budete pri písaní e -mailov musieť byť formálnejší. Zamyslite sa nad tým, kto je príjemca, a potom vyberte pozdrav vhodný pre danú situáciu. Keď to pochopíte, môžete pristúpiť k formátovaniu pozdravu a písaniu úvodných viet.
Kroky
Časť 1 z 3: Vzhľadom na príjemcu
Krok 1. Rozhodnite sa, aký formálny musíte byť
Aj keď píšete „formálny“e -mail, jeho formálnosť závisí od osoby, ktorá ho dostala. Napríklad pri písaní profesora by ste nepoužívali rovnakú formálnosť, ako pri uchádzaní sa o prácu.
Keď sa s niekým stretnete prvýkrát, je lepšie byť formálnejší, ako potrebujete, len tak pre istotu
Krok 2. Nájdite meno osoby
Vykonajte malý prieskum a zistite meno osoby, ak ju ešte nepoznáte. Keď poznáte meno osoby, pozdrav sa zdá byť príjemnejší, aj keď pre svoj e -mail používate formálne techniky.
Krok 3. Postupujte podľa vedenia osoby
Ak vám už daný človek poslal e -mail, je dobré skopírovať si jeho štýl pozdravu. Ak napríklad používa „Ahoj“a vaše krstné meno, je prijateľné, aby ste pri adresovaní e -mailu odpovedali rovnakým spôsobom: „Ahoj“a krstné meno osoby.
Časť 2 z 3: Výber pozdravu
Krok 1. Vráťte sa k téme „Vážení
„„ Drahý “(za ktorým nasleduje meno osoby) je z nejakého dôvodu starý pohotovostný režim. Je to formálne bez toho, aby to spôsobilo upchatie, a pretože sa to používa tak často, často sa stáva neviditeľným v pozdravu, čo je dobré. chcete, aby váš pozdrav vydržal, pretože je nevhodný.
Krok 2. Skúste „Zdraviť“, keď nepoznáte meno danej osoby
Pozdravy sú relatívne formálne pozdravy, ktoré môžete použiť v obchodných e -mailoch, najmä ak nepoznáte meno danej osoby. Vždy je však lepšie zistiť meno osoby, ak je to možné.
„Komu to môže vadiť“môžete použiť aj vtedy, ak je e -mail obzvlášť formálny a nepoznáte meno osoby. Tento pozdrav však môže niektorých ľudí odradiť
Krok 3. V trochu menej formálnych e -mailoch zvážte „ahoj“alebo „ahoj“
E -maily majú tendenciu byť menej formálne ako písmená vo všeobecnosti, takže sa v niečom formálnom e -maile môžete zbaviť niečoho ako „Ahoj“. Ak napríklad pošlete e -mail svojmu profesorovi, obzvlášť tomu, s ktorým sa v skutočnosti stretávate, „Ahoj“alebo „Dobrý deň“by malo fungovať v poriadku.
Krok 4. Preskočte „Hej
„V poloformálnom e-maile môže byť prijateľné„ Ahoj “, ale„ hej “pravdepodobne nie. Je to veľmi neformálne pozdravenie, dokonca aj rečové, preto by ste sa mu mali vyhýbať pri každom type formálneho e-mailu. Aj keď poznáte svojho šéfa celkom dobre, napríklad je pravdepodobne najlepšie preskočiť „Hej“pri odosielaní e -mailov.
Krok 5. V prípade potreby použite namiesto mena názov
Niekedy, keď píšete osobe, poznáte iba jej názov v rámci spoločnosti alebo organizácie. V takom prípade môžete namiesto mena osoby uviesť iba meno osoby, napríklad „Vážený vedúci prenájmu“, „Vážený náborový výbor“alebo „Vážený pán profesor“.
Krok 6. Pridajte človeka k honoráru, aby bol formálnejší
Pokiaľ je to možné, pridajte pred meno osoby „pán“, „pani“, „doktor“alebo „profesor“, aby to bolo formálnejšie. Tiež používajte priezvisko alebo úplné meno osoby, aby bolo formálnejšie než iba krstné meno osoby.
Časť 3 z 3: Formátovanie a spustenie e -mailu
Krok 1. Vložte pozdrav do prvého riadku
Horný riadok by mal byť pozdrav, ktorý ste vybrali, a za ním meno osoby. Pokiaľ je to možné, používajte pre osobu názov, napríklad pán, pani alebo Dr., za ktorým nasleduje jeho meno a priezvisko.
Krok 2. Použite čiarku
Po pozdrave spravidla použijete čiarku. Vo formálnych písmenách môžete použiť dvojbodku, ale tá je na e -mail, aj keď formálny, zvyčajne príliš formálna. Vo väčšine prípadov postačí čiarka, ale ak píšete motivačný list v e -maile, môžete použiť dvojbodku.
Krok 3. Prejdite na nasledujúci riadok
Pozdrav prechádza v hornej časti na vlastný riadok, takže akonáhle ho napíšete, stlačením klávesu Enter sa presuniete na nasledujúci riadok. Ak na zarážky používate namiesto zarážok riadky, budete musieť medzi pozdravom a prvým odsekom nechať prázdny riadok.
Krok 4. V prípade potreby sa predstavte v úvodnej vete
Ak niekoho píšete prvýkrát, mali by ste ho predstaviť, aj keď ho poznáte v reálnom živote. Dať tejto osobe stopu, kto ste, ju povzbudzuje, aby pokračovala v čítaní.
- Môžete napríklad napísať: „Volám sa Jessica Hills a som marketingovým riaditeľom spoločnosti XYZ.“Môžete tiež uviesť, ako osobu poznáte: „Volám sa Robert Smith a som vo vašej triede marketingu (Marketing 101, ktorý sa stretáva v utorok a vo štvrtok na poludnie).“
- Ak už danú osobu poznáte a písali ste jej predtým, môžete použiť prvú vetu ako pozdrav. Môžete napríklad povedať: „Ďakujem, že si sa ku mne tak rýchlo vrátil“alebo „Dúfam, že sa máš dobre“.
Krok 5. Prejdite k veci
Väčšina formálnych e -mailov musí rýchlo prísť na vec. To znamená, že vo vašej prvej alebo druhej vete by mal byť uvedený dôvod, prečo píšete príjemcovi. Pri popise svojho účelu buďte čo najstručnejší.
