E -mail, rovnako ako ostatné formy komunikácie, má svoju vlastnú etiketu a sociálne protokoly. Ak potrebujete napísať e -mail so žiadosťou o spätnú väzbu v práci alebo v škole alebo na písomný rukopis, mali by ste pri vytváraní e -mailu zvážiť jeho formuláciu, načasovanie a štruktúru, aby bol čo najefektívnejší. Ak budete vo svojich e -mailoch zdvorilí, presní a konkrétni, môže vám to pomôcť získať potrebnú spätnú väzbu.
Kroky
Metóda 1 zo 4: Žiadosť o spätnú väzbu v práci
Krok 1. Oslovte osobu, ktorá je najvhodnejšia na vyjadrenie sa k vašej práci
Často to bude manažér bezprostredne nad vami. V každom prípade by ste mali začať s nimi alebo so starším kolegom alebo spolupracovníkom. Budú mať skúsenosti, ktoré vám pomôžu a poskytnú vám potrebnú spätnú väzbu.
Krok 2. Buďte v e -maile zdvorilí a pokorní
Vo svojej kancelárii by ste mali dodržiavať normy pre e -maily. Pokora vyžaduje veľa informácií o spätnej väzbe, ale nebuďte tak pokorní, aby si váš šéf alebo manažér myslel, že o svojej práci nič neviete. Otázky radšej zarámujte spôsobom, ktorý ukazuje váš pokrok v projekte alebo úlohe. Vďaka tomu bude šéf vedieť, že nesedíte len tak na rukách a čakáte na spätnú väzbu. Nezabudnite tiež na nasledujúce rady.
- Môžete povedať: „Pracoval som na prezentácii na zajtra, keď som narazil na zádrhel s formátom-nie som si istý, či dodržujem štandard spoločnosti. Prikladám prezentáciu. Máte nejaké návrhy na formát? Ďakujem vám za pomoc s týmto. “
- Nezabudnite sa im poďakovať v e -maile.
Krok 3. Vo svojej žiadosti o spätnú väzbu buďte konkrétni
To vám môže pomôcť vyhnúť sa príliš širokej spätnej väzbe, ktorá vám vo vašej práci pravdepodobne nepomôže. Vyhnite sa otázkam áno alebo nie, pokiaľ to nie je nevyhnutné. Namiesto toho sa zamerajte na konkrétne časti projektu, ktoré vyžadujú prácu. Pokúste sa ne bombardovať svojho šéfa alebo spolupracovníka všetkými možnými otázkami, ktoré by ste mohli mať o svojej práci naraz.
- Môžete napríklad povedať: „Nebol som si istý, ako postupovať pri súbore Eastman. Klient neodpovedal na moje e-maily, a keďže ide o úlohu s vysokou prioritou, považoval som za najlepšie poslať vám e-mail, aby ste zistili, čo mám urobiť. “
- Ak hľadáte všeobecnejšiu spätnú väzbu vo forme recenzie alebo správy, požiadajte o to konkrétne. Pomôcť vám bude zdvorilý, stručný a čo najkonkrétnejší. Môžete napríklad požiadať o správu o svojej účinnosti alebo kreativite. Ak žiadate o spätnú väzbu od tých, ktorí sa vám hlásia, možno budete musieť vykonať anonymný prieskum.
ODBORNÁ TIP
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
tréner na pracovisku
Ak žiadate o všeobecnú spätnú väzbu, vyskúšajte metódu KISS.
Model KISS je úžasný spôsob, ako pomôcť ľuďom poskytnúť vhodnú a použiteľnú spätnú väzbu. Opýtajte sa osoby,"
držať? Čo by som mal zlepšiť? Čo by som mal začať? A čo by som mal zastaviť sa?"
Krok 4. Po odpovedi pošlite ďakovný e-mail
Ak spätná väzba naznačovala, že potrebujete veľa vylepšení alebo že vaša práca nie je na úrovni, nezabudnite zahrnúť krátke vyhlásenie o tom, ako to opravíte. Pred okamžitou reakciou si dajte čas na spracovanie emócií.
Odpovedzte najneskôr do 1 až 2 dní
Metóda 2 zo 4: Žiadosť o spätnú väzbu v škole
Krok 1. Identifikujte sa
Váš učiteľ môže mať stovky študentov, najmä ak sú vysokoškolskými profesormi. Budete musieť zadať svoje meno (prvé a posledné), svoju triedu a sekciu. Ak ste ešte na strednej škole, môže to znamenať vaše obdobie alebo časový úsek. Tak nebudete strácať čas učiteľa tým, že ho naučíte, kto ste, a budú tráviť viac času potrebnou spätnou väzbou.
Krok 2. Nechajte to formálne
Študenti s tým majú niekedy problém pri prvom odoslaní e -mailu učiteľom. Môžete povedať „Ahoj, Dr. Smith“alebo „Vážená pani Turnerová“. Ak vám váš učiteľ poslal e -mail, nebuďte menej formálni ako oni. Udržujte tón profesionálny. Namiesto toho povedzte: „Hej, čo si myslíš o mojom papieri? Nie je to najlepšie, “hovorí,„ nie som si istý, či zadaniu rozumiem. Mám niekoľko konkrétnych otázok týkajúcich sa novín. “
Krok 3. Buďte struční
Nebojte sa vysvetliť všetok kontext svojich otázok, pokiaľ kontext nie je pre tieto otázky potrebný. Napríklad, ak požadujete spätnú väzbu o možnom rozšírení, váš učiteľ môže potrebovať kontext, ale ak sa len pokúšate položiť otázku o zadaní, nehovorte mu príbeh o tom, ako vás váš pes donútil neskoro bežať a prečo teraz odosielate e -maily (pokiaľ nie je veľmi blízko k času zadania) alebo čokoľvek iné, čo môže byť pre danú úlohu irelevantné.
Krok 4. Nečakajte a požiadajte o spätnú väzbu do noci pred skúškou alebo termínom
Váš učiteľ vám pravdepodobne nielenže poskytne spätnú väzbu, ktorá sa blíži k dátumu splatnosti, ale pravdepodobne bude aj podráždený z toho, že ste na poslednú chvíľu čakali a požiadali ich o spätnú väzbu. Ak musíte posielať otázky na poslednú chvíľu, buďte struční, konkrétni a ospravedlňte sa. Učiteľ bude mať väčšiu pravdepodobnosť odpovede za predpokladu, že e -mail uvidí včas.
Krok 5. Použite formáty súborov, ktoré učiteľ požadoval
Učiteľ vám často na učebných osnovách povie, aké formáty súborov bude akceptovať pri úlohách alebo v e -mailoch. Ak váš učiteľ napríklad určí súbor.doc, neodosielajte súbor.pdf ani.pages. Ak si nie ste istí, môžete poslať súbor.rtf alebo.pdf alebo sa jednoducho opýtať.
Krok 6. Požiadajte o spätnú väzbu k písomke alebo skúške, ktorú ste už odovzdali
Jednoducho musíte profesorovi poslať e -mail a byť zdvorilí. Ak má profesor ordinačné hodiny, môžete ich navštíviť alebo sa dohodnúť. Môžete povedať: „Vážený pán profesor Smith, na skúške som si nevyšiel tak dobre, ako som očakával. Mohli by ste mi pomôcť prepracovať sa s niektorými chybami, ktorých som sa dopustil, aby som mohol pri ďalšej skúške lepšie zvládnuť?“Váš profesor by mal na takúto žiadosť spravidla odpovedať priaznivo.
Metóda 3 zo 4: Žiadosť o spätnú väzbu na rukopis
Krok 1. Najprv pošlite e -mail niekomu známemu
Ak chcete pozornú spätnú väzbu, najlepšie by ste jej to mohli dať niekým, koho poznáte, najlepšie priateľom alebo kolegom. Keď posielate e -maily niekomu známemu, pošlite mu e -mail tak, ako obvykle. Ak im zvyčajne hovoríte, mali by ste to pravdepodobne urobiť namiesto toho. Rukopis neposielajte v prvom e -maile, pokiaľ neviete, že pravdepodobne odpovie áno (niekto, pre koho ste rukopis čítali, alebo niekto, komu sa ponúkne, že si prečítate aj ten váš).
Môžete zahrnúť stručný popis alebo abstrakt, podľa toho, či je osoba, ktorej si posielate e -mail, priateľ alebo kolega
Krok 2. Pošlite e -mail odborníkovi
Ak skutočne potrebujete odbornú radu, pošlite e -mail odborníkovi, ktorého poznáte, a vysvetlite svoj projekt a prečo potrebujete spätnú väzbu. Nebuďte dotieraví, ale láskavo im poďakujte za ohľaduplnosť a povedzte: „Rozumiem, ak mi nenájdete čas na poskytnutie spätnej väzby.“Môžete sa dokonca opýtať, či nepozná niekoho s časom a odbornosťou, kto vám môže pomôcť, ak nemôže.
Krok 3. Nepošlite nikomu e-mail s rukopisom
To pravdepodobne zostane nezodpovedané, pokiaľ im výslovne nepoviete, že za ich pomoc zaplatíte. Ak sú slávnymi autormi, je nepravdepodobné, že by na taký e -mail odpovedali, pretože im príde veľa takýchto e -mailov. Namiesto toho sa najskôr opýtajte svojich priateľov, kolegov, profesorov atď. S väčšou pravdepodobnosťou vám budú môcť pomôcť a pravdepodobne vám budú chcieť pomôcť.
Krok 4. Buďte konkrétni, čo chcete od ich spätnej väzby
Ak chcete iba pozitívnu spätnú väzbu, povedzte im to. Povedzte im, či máte podrobnú alebo miestnu alebo globálnu spätnú väzbu a či chcete estetickú, gramatickú alebo štruktúrnu spätnú väzbu. To môže vášmu čitateľovi pomôcť, aby vedel, čo od neho chcete.
- Pozitívna spätná väzba nemusí byť nekonštruktívna. Ak vysvetlia, prečo sa im páči to, čo sa im páči, môžete sa o svojom rukopise veľa dozvedieť.
- Ak dostanete negatívnu spätnú väzbu, dajte si na odpoveď čas. Ak sú vašim priateľom, pravdepodobne chcú len pomôcť. Ak sú profesormi, bez ohľadu na to, ako sa cítite nahnevaní alebo rozrušení, nemali by ste na to reagovať. Namiesto toho im poďakujte za pomoc a pokračujte ďalej. Po určitom čase môžete prísť na to, že spätná väzba bola užitočná, aj keď spôsob, akým bola doručená, nebol.
Krok 5. Poskytnite svojmu čitateľovi čas na odpoveď
Ak ste požiadali o podrobnú spätnú väzbu na nový rukopis, nečakajte spätnú väzbu do jedného dňa alebo dokonca týždňa. Úprava takého rukopisu vyžaduje určitý čas. Ak máte termín, do ktorého sa chystáte, dajte o tom vedieť svojmu čitateľovi. Môžete sa ich tiež jednoducho opýtať, či môžu nechať vykonať úpravy do určitého dátumu. Nezabudnite, že majú svoj vlastný život a povinnosti.
Krok 6. Poďakujte im za pomoc
Ak je to priateľ, možno by ste im chceli kúpiť darček ako bonboniéru, alebo jednoducho láskavosť včas vrátiť. Ak je to profesor, môžete napísať ďakovný e -mail a oznámiť mu, že si vážite ich prácu a čas. Ak čitateľovi zabudnete poďakovať, môže sa cítiť, že sa bude cítiť použitý alebo nedocenený, a môže viesť k menšej pravdepodobnosti, že vám v budúcnosti pomôže.
Metóda 4 zo 4: Požiadanie zákazníkov o spätnú väzbu
Krok 1. Nepýtajte sa príliš veľa otázok
Zákazníci sú zahltení prieskummi takmer z každej firmy. Ak chcete zaistiť, aby zákazník váš e -mail po prečítaní automaticky odstránil, vyplňte ho množstvom otázok. Ak chcete, aby mal zákazník záujem, položte mu jednu alebo dve otázky a nechajte to tak.
Krok 2. Položte otvorené otázky
Otázky položte radšej áno/nie, položte otázku, ktorá vyvolá úplnejšie odpovede. Namiesto otázky: „Odporučili by ste nás priateľovi?“Položte otázku „Ako by ste nás opísali priateľovi?“Tento druh otázok vám poskytne viac informácií v odpovediach ako jednoduchá otázka áno/nie.
Krok 3. Dajte zákazníkovi vedieť, že sa vám rýchlo ozveme
Vďaka tomu má zákazník pocit, že sa jeho názor nedostane len do nejakej obrovskej schránky, kde sa môže, ale nemusí čítať a zvažovať. Pravdepodobne získate aj úprimnejšiu spätnú väzbu, ak budú vedieť, že odpoviete.
Keď odpoviete, buďte úprimní a profesionálni. V dnešnej virálnej internetovej kultúre môžete zničiť povesť spoločnosti za sekundu, ak budete reagovať niečím iným ako profesionalitou a úprimnosťou
Krok 4. Nezahŕňajte funkcie blesku ani iné funkcie pomalého načítania
Ak má zákazník pomalé pripojenie, pravdepodobne odstráni e -mail, keď uvidí, že sa mu nedarí načítať. Nezabudnite, že spätná väzba je pre vás často dôležitejšia ako oni.
Krok 5. Použite dobre navrhnuté písmo a formát
Chcete, aby váš e -mail vyzeral čisto a profesionálne. E -mail s nekvalitnou grafikou alebo komiksovým písmom na vašich zákazníkov pravdepodobne nezapôsobí. Ak si nie ste istí písmom, použite štandardné písma ako Times New Roman alebo Arial a obmedzte prebytočnú grafiku na minimum.
Krok 6. Uistite sa, že je e-mail vhodný pre zariadenie
Jednosloupcový formát je flexibilnejší ako viacstĺpcový dizajn. Tiež sa chcete uistiť, že vaše písma nie sú príliš malé. Chcete, aby sa e -mail javil ako výhodný na prenosných počítačoch, telefónoch a tabletoch. Keďže toľko ľudí kontroluje svoje e -maily na telefónoch, je nevyhnutné, aby ste ich podľa toho naformátovali.
Pomoc pri písaní e-mailov
Čo je potrebné zahrnúť do e -mailu so žiadosťou o spätnú väzbu
Čomu sa vyhnúť v e -maile so žiadosťou o spätnú väzbu
Komentovaný e -mail so žiadosťou o spätnú väzbu
Video - Používaním tejto služby môžu byť niektoré informácie zdieľané so službou YouTube
Tipy
- Neotravujte ľudí kvôli spätnej väzbe.
- Udržujte správnu e -mailovú etiketu pre danú situáciu.
- Trocha pokory zaberie kus cesty.
