Je vždy frustrujúce, keď musíte čakať na odpoveď, či už ide o pracovný pohovor, obchodný návrh alebo si len plánujete s priateľom. Odoslanie následného e-mailu môže byť pri získaní tejto odpovede veľmi účinné, najmä ak svoju požiadavku podáte po primeranom čakaní a napíšete ju jasne, stručne a s rešpektom. Aby ste ešte viac zvýšili svoje šance na úspech, urobte maximum z „práce nôh“, aby ste príjemcovi uľahčili prácu.
Kroky
Metóda 1 z 3: Voľba, kedy a kam posielať follow-upy
Krok 1. Počkajte najmenej 3 pracovné dni, kým odošlete pokračovanie
Neexistuje univerzálne pravidlo, ako dlho by ste mali čakať na odoslanie následného e-mailu. Dobrou zásadou sú tri pracovné dni, pokiaľ kontaktná osoba neuviedla konkrétny dátum, kedy odpovie. V takom prípade počkajte najmenej 1 pracovný deň po tomto dátume.
- Ak napríklad daná osoba uviedla, že odpovie pred alebo v utorok 19., odpovedzte aspoň do stredy 20..
- Na následné pohovory je zvyčajne lepšie počkať aspoň 5 pracovných dní.
- Pri osobnom výkone nie je potrebné počítať iba pracovné dni (tj preskakovanie víkendov a sviatkov).
- Nepredpokladajte to najhoršie-že ste nedostali prácu alebo že ich váš obchodný návrh nezaujíma-len preto, že ste nedostali rýchlu odpoveď. Vaša kontaktná osoba môže byť skutočne zaneprázdnená!
Krok 2. E -mail adresujte priamo svojej kontaktnej osobe
To platí vždy pre osobné e-maily a zvyčajne je to najlepšia stratégia pre následné činnosti. Ak vám daná osoba poskytla svoje kontaktné údaje alebo vás pozvala, aby ste sa s nimi spojili, vždy pošlite správu priamo im (a iba im).
- Ak vám daná osoba neposkytla svoje kontaktné údaje alebo vás pozvala na ďalšie stretnutie, pošlite svoj e-mail adresovanej kontaktnej osobe (napríklad administratívnemu asistentovi alebo koordinátorovi náboru). Do predmetu správy požiadajte, aby bola správa smerovaná osobe, s ktorou ste sa predtým zaoberali.
- Ak ste s osobou mali predchádzajúci kontakt prostredníctvom e -mailu, použite rovnaké e -mailové adresy „komu“a „od“ako predtým.
Krok 3. Odoslať nie viac ako 2 doplňujúce e-maily
Je dosť ťažké vedieť, kedy odoslať pokračovanie, ako je to teda s prijatím následného opatrenia? Ak vaše prvé sledovanie zostane nezodpovedané, počkajte najmenej 1 až 2 pracovné dni na odoslanie druhého následného opatrenia. Ak táto druhá správa zostane bez odpovede, buď prestanete reagovať, alebo sa obrátite na niekoho iného v rámci firmy.
- Aj keď môžete vytvoriť novú následnú správu, je tiež v poriadku odoslať rovnakú správu ako pôvodná správa, ale na začiatok pridajte poznámku: „(Tom: Poslal som túto následnú správu v utorok a teším sa na vašu odpoveď ohľadom obchodnej príležitosti, o ktorej sme hovorili minulý štvrtok. Ďakujem, Jan) “
- Všeobecne platí, že ak máte poslať 1 dodatok, vôbec si nerobte starosti (z toho, že nedostanete prácu atď.). Obávajte sa len trochu, ak musíte poslať 2 následné opatrenia. Začnite sa starať o niečo viac, ak sa neozvete po druhom sledovaní!
Krok 4. Vyvarujte sa potreby následných opatrení ďakovným e-mailom
Je vždy zdvorilé poslať ďakovný e-mail deň po každom pracovnom stretnutí-najmä, ale nielen po pracovnom pohovore-a tiež po mnohých scenároch osobného kontaktu. Ak k tomuto poďakovaniu skombinujete aj následnú zmienku, možno budete môcť povzbudiť k odpovedi bez toho, aby ste o niekoľko dní museli odosielať ďalšie následné opatrenia.
- E-mail s poďakovaním môže používať takmer rovnaký formát a obsah ako nasledujúci e-mail, len s trochou väčšieho priestoru venovaného poďakovaniu danej osobe a o niečo menej vynaloženým na vyžiadanie odpovede.
- To sa však nepovažuje za „oficiálne“sledovanie, takže v prípade potreby môžete napriek tomu poslať až 2 „skutočné“opatrenia!
Metóda 2 z 3: Formátovanie nadväzujúcich e-mailov
Krok 1. V predmetnom riadku sa obráťte priamo na svoj predchádzajúci kontakt
Ak je váš predmet neurčitý alebo irelevantný, vaše následné opatrenia môžu skončiť neprečítané alebo v koši. Slová vyberajte opatrne, aby sa riadok predmetu bezprostredne a výslovne spájal s vašou interakciou s príjemcom.
- Jednou zo stratégií je pridať „RE:“do popisu vašej predchádzajúcej interakcie, aby to vyzeralo ako pokračovanie tejto udalosti: „RE: Rozhovor, piatok 9/23 o 11:00 hod.“
- Ďalšou možnosťou je zadať svoje meno, stručný a priamy deskriptor a dôvod vášho e-mailu: „Terry Regula 9/23 Pohovor.“
- Nikdy nepredpokladajte, že táto osoba rozpozná vašu e -mailovú adresu a správu otvorí. Predmetný riadok použite vo svoj prospech.
Krok 2. Pomenujte príjemcu vo svojom pozdrave a poďakujte mu vo svojom závere
Aj keď môžete byť primerane neformálni pre osobný následný e-mail, sledovanie podnikania by malo vyvážiť rešpektujúcu formálnosť a známosť vytvorenú vašou predchádzajúcou interakciou. Vo väčšine prípadov môžete napríklad osobu pozdraviť krstným menom-pokiaľ sa predstaví ako „Joe Selmon“alebo povie „volajte ma Barb“.
- Váš pozdrav môže zvyčajne vyzerať takto: „Vážený Joe“alebo „Vážená Barb,“pokiaľ necítite, že je vhodné viac formality: „Vážený pán Selmon“alebo „Vážený doktor Bennet.“
- Na záver im ešte naposledy poďakujte a použite svoje krstné meno a priezvisko: „Ďakujem, Steve Caraway.“
Krok 3. Nepoužívajte viac ako 3-4 odseky, z ktorých každý má 2-3 vety
Čo sa týka písania nadväzujúcich opatrení, prejdite k veci a rýchlo sa tam dostanete! To neznamená napísať iba jednu vetu, ale znamená to vytvoriť efektívny e -mail bez nadbytočného obsahu. Vytvorte štíhle a čisté odseky v nasledujúcich riadkoch (alebo podobných):
- S pozdravom
- Odsek 1: ďakujem a jasné vyhlásenie, že sledujete.
- Odsek 2: stručné zhrnutie podrobností o vašom kontakte.
- Odsek 3: Rýchle opätovné potvrdenie vášho záujmu alebo dychtivosti.
- Odsek 4: vyhlásenie, že sa „tešíte“na aktualizáciu alebo že „by ste ju ocenili“.
- Zatváranie
Krok 4. Uveďte všetky relevantné informácie, ktoré príjemca potrebuje
Uistite sa, že druhá osoba musí urobiť čo najmenej, aby vám mohla poskytnúť ďalšie informácie. Jediným dôvodom, prečo sa vám ešte nedostali, je pravdepodobne to, že boli zaneprázdnení. Ak sa teda budú musieť pozrieť späť do svojich poznámok alebo súborov, aby získali informácie o vašej predchádzajúcej interakcii, s väčšou pravdepodobnosťou sa rozhodnú, že nestojí za to, aby sa vám teraz vrátili.
- Ak ste mali pohovor, uveďte konkrétny dátum a čas, názov pozície a buď veľmi rýchlu rekapituláciu rozhovoru, alebo vybranú anekdotu alebo epizódu z neho. Napríklad: „Píšem, aby som nadviazal na náš rozhovor minulý pondelok 23. apríla napoludnie. Pravdepodobne si pamätáte, že som tak dychtivo hovoril o pozícii obchodného manažéra, že som vám takmer vylial kávu na stôl! “
- Uistite sa, že poskytnete jasné informácie o každej forme kontaktu, ktorú chcete, aby mali možnosť použiť: e -mail, telefón/text, poštu atď.
Metóda 3 z 3: Byť jasný, stručný a úctivý
Krok 1. Poďakujte príjemcovi a povedzte, že sledujete hneď na začiatku
Nepochovávajte skutočnosť, že uprostred e-mailu píšete pokračovanie. Namiesto toho dajte osobe ihneď vedieť, prečo sa na ňu obraciate-a ukážte jej ocenenie, kým ste v tom!
Skúste to asi takto: „Ešte raz vám ďakujem, že ste si našli čas na stretnutie so mnou minulý štvrtok. Píšem, aby som nadviazal na toto stretnutie a vaše myšlienky na môj návrh. “
Krok 2. Obmedzte interakciu a rýchlo znova potvrďte svoj záujem
Dajte danej osobe osvieženie vo svojom predchádzajúcom kontakte, najmä v podnikateľskom scenári, keď viete, že druhá osoba vybavovala mnoho rozhovorov, stretnutí a podobne. Uistite sa, že si okamžite zapamätajú, kto ste a o čom ste diskutovali.
Napríklad: „Bolo mi potešením predstaviť môj plán na zefektívnenie vašich fakturačných operácií a dúfam, že zdieľate moje nadšenie zo spolupráce na jeho implementácii.“
Krok 3. Buďte priami a zdvorilí, nie dotieraví, ospravedlňujúci sa alebo pasívne agresívni
Nehanbite sa nadviazať! Je dobré potvrdiť svoj záujem a túžbu vedieť, kde stojíte, pokiaľ to robíte zdvorilo a úctivo. Nezabudnite, že vám nie je dlžná odpoveď na vaše podmienky, ale urobte žiadosť, nie požiadavku.
- Použite nasledujúci tón: „Teším sa na to, ako sa vyjadrím k pozícii dosahu spoločnosti.“
- Nebuďte dotieraví: „Sľúbil si mi odpoveď do včera a ja sa ti musím čo najskôr ozvať.“
- Nebuďte ani pasívne agresívni: „Myslím, že som prácu nedostal, pretože ste sa ku mne nikdy nedostali, ale rád by som to potvrdil.“
Krok 4. Ukážte a povedzte príjemcovi, že si vážite jeho čas
Ak použijete jasný predmet a hneď sa dostanete k bodu svojho e -mailu, bude to znamenať rešpekt voči času druhej osoby. Je tiež dobré raz alebo dvakrát konkrétne uviesť v správe, že si vážite čas, ktorý vám venujú. Preháňať to lichôtkami nie je potrebné ani nápomocné, ale prejavenie určitého rešpektu vždy zvyšuje vaše šance na rýchlu odpoveď.
- Napríklad: „Viem, že si v tomto ročnom období veľmi zaneprázdnený, a vážim si čas, ktorý si strávil interakciou so mnou.“
- Alebo: „Ešte raz ďakujem, že ste si našli čas na odpovede na moje otázky minulý štvrtok. Mám ešte jednu rýchlu požiadavku."
- Ak je ten človek príliš zaneprázdnený na to, aby sa k vám vrátil, ukázať mu a povedať mu, ako si jeho čas vážite, je skvelý spôsob, ako ho presvedčiť, aby odpovedal!
